.svg)
1. Vì sao doanh nghiệp cần dịch vụ kế toán TMĐT?
Nhiều người vẫn cho rằng kế toán TMĐT chỉ là công việc của bộ phận kế toán. Trên thực tế, dữ liệu kế toán là nền tảng để nhiều bộ phận khác trong doanh nghiệp đưa ra quyết định, từ ban lãnh đạo, vận hành, marketing đến mua hàng và phát triển kinh doanh.
Nếu số liệu doanh thu, chi phí hoặc lợi nhuận không chính xác, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của từng kênh bán hàng, tối ưu ngân sách quảng cáo, lập kế hoạch nhập hàng hay dự báo dòng tiền. Những sai lệch nhỏ trong quá trình đối soát cũng có thể dẫn đến quyết định sai về giá bán, tồn kho hoặc chiến lược mở rộng kinh doanh.
Ở giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp TMĐT vẫn quản lý tài chính bằng bảng tính Excel. Doanh thu được lấy từ Amazon, Shopee, TikTok Shop, Etsy hoặc website riêng, trong khi chi phí quảng cáo, vận hành, logistics và thanh toán được tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn khác nhau. Cách làm này có thể đáp ứng khi số lượng đơn hàng còn ít, nhưng sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng sang nhiều kênh bán hàng hoặc triển khai đồng thời nhiều chiến dịch marketing.
| Tiêu chí | Kế toán TMĐT | Kế toán thông thường |
| Nguồn dữ liệu | Dữ liệu từ nhiều nền tảng như Amazon, Shopee, TikTok Shop, Etsy. | Chủ yếu từ hóa đơn, chứng từ nội bộ và giao dịch trực tiếp |
| Ghi nhận doanh thu | Phức tạp, phụ thuộc vào từng sàn (đã giao hàng, đã thanh toán, sau khi trừ phí) | Ghi nhận theo chuẩn kế toán khi phát sinh giao dịch |
| Phí và chi phí | Bao gồm nhiều loại phí như phí sàn, phí quảng cáo, vận chuyển, hoàn hàng | Chủ yếu là chi phí vận hành, nhân sự, nguyên vật liệu |
| Đối soát | Cần đối soát liên tục giữa nhiều hệ thống và báo cáo từ sàn | Đối soát đơn giản hơn, thường dựa trên chứng từ nội bộ |
| Tần suất giao dịch | Số lượng giao dịch lớn, phát sinh liên tục | Ít giao dịch hơn, dễ kiểm soát |
| Quản lý hoàn trả | Phức tạp do có hoàn đơn, hoàn tiền, đổi trả | Ít phát sinh hoặc dễ xử lý hơn |
| Công cụ sử dụng | Cần phần mềm chuyên biệt hoặc tích hợp API từ các nền tảng | Có thể sử dụng phần mềm kế toán truyền thống |
| Mức độ tự động hóa | Cao, cần tự động hóa để xử lý dữ liệu lớn | Thấp hơn, có thể xử lý thủ công |
Nếu không có hệ thống kế toán phù hợp, doanh nghiệp TMĐT rất dễ gặp sai lệch số liệu và khó kiểm soát hiệu quả kinh doanh.
Đó là lý do dịch vụ kế toán TMĐT ngày càng trở thành giải pháp cần thiết cho các nhà bán hàng thương mại điện tử. Không chỉ hỗ trợ ghi nhận và đối soát số liệu, dịch vụ kế toán TMĐT còn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài chính minh bạch, theo dõi hiệu quả kinh doanh theo từng kênh, từng SKU và cung cấp dữ liệu đáng tin cậy để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định tăng trưởng. Với Genbook, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán TMĐT, đồng bộ dữ liệu từ nhiều nền tảng, giảm thiểu sai sót thủ công và tối ưu thời gian xử lý, từ đó tập trung nguồn lực vào việc mở rộng kinh doanh và gia tăng lợi nhuận.
2. Những thách thức phổ biến trong hoạt động kế toán TMĐT
2.1 Đối soát dữ liệu và dòng tiền ngày càng phức tạp
Đối với nhà bán hàng thương mại điện tử, kế toán không chỉ ghi nhận từng giao dịch riêng lẻ mà phải theo dõi toàn bộ vòng đời của một đơn hàng. Một đơn hàng có thể trải qua nhiều trạng thái như đặt hàng, thanh toán, giao hàng, hoàn trả, hoàn tiền và đối soát với sàn. Mỗi sự kiện phát sinh ở một thời điểm khác nhau và được ghi nhận trên những hệ thống khác nhau, khiến seller dễ bị rối dữ liệu và khó kiểm soát toàn bộ hành trình đơn hàng.
Bên cạnh đó, dữ liệu đến từ nhiều nền tảng như Amazon, Shopee, TikTok Shop, Etsy website, cổng thanh toán hay đơn vị vận chuyển đều có cấu trúc và định dạng riêng. Việc tổng hợp và đối soát thủ công bằng Excel không chỉ mất nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, dẫn đến nguy cơ lệch số liệu, sai báo cáo và mất kiểm soát tài chính.
Không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định doanh thu thực nhận do dòng tiền từ các sàn thường đã được bù trừ nhiều khoản như phí nền tảng, phí thanh toán, quảng cáo, vận chuyển, hoàn đơn hoặc chênh lệch tỷ giá. Điều này khiến seller không biết chính xác mình đang lãi hay lỗ trên từng đơn hàng hoặc từng kênh bán. Nếu không có quy trình đối soát và dự báo dòng tiền bài bản, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động dù doanh thu vẫn tăng trưởng.
2.2 Khó kiểm soát các khoản chi phí đặc thù của thương mại điện tử
Chi phí trong TMĐT thay đổi liên tục và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ từng nền tảng bán hàng. Ngoài giá vốn, doanh nghiệp còn phải theo dõi nhiều khoản chi như phí sàn, phí quảng cáo, phí lưu kho, phí hoàn hàng, chiết khấu, khuyến mại và nhiều loại phí dịch vụ khác, khiến seller khó nắm rõ tổng chi phí thực tế đang phát sinh mỗi ngày.
Nếu các khoản chi phí này không được phân loại và ghi nhận chính xác, doanh nghiệp sẽ rất khó xác định lợi nhuận thực tế theo từng kênh bán hàng, từng thị trường hoặc từng SKU. Điều này khiến seller không biết kênh nào đang hiệu quả, sản phẩm nào đang tốn nhiều chi phí. Việc tối ưu ngân sách marketing, điều chỉnh giá bán hay đánh giá hiệu quả kinh doanh vì thế trở nên thiếu chính xác và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
2.3 Thiếu dữ liệu quản trị để tối ưu tồn kho và ra quyết định
Đối với doanh nghiệp TMĐT, tồn kho không chỉ là số lượng hàng hóa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và chi phí vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa theo dõi được tồn kho theo thời gian thực hoặc theo từng kho, từng quốc gia và từng kênh bán hàng, dẫn đến tình trạng thiếu hàng khi cần bán hoặc tồn kho quá nhiều gây đọng vốn.
Khi thiếu các báo cáo quản trị về tồn kho, doanh nghiệp khó dự báo nhu cầu nhập hàng, xử lý hàng tồn lâu ngày hoặc tối ưu chi phí lưu kho và logistics theo mùa bán hàng. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng thiếu dữ liệu đáng tin cậy để đưa ra các quyết định đầu tư, mở rộng hoặc phân bổ nguồn lực, khiến quyết định kinh doanh mang tính cảm tính thay vì dựa trên dữ liệu thực tế.
Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ kế toán TMĐT thay vì chỉ sử dụng kế toán truyền thống. Một hệ thống kế toán được thiết kế riêng cho thương mại điện tử không chỉ giúp ghi nhận số liệu chính xác mà còn hỗ trợ đối soát dữ liệu, quản trị dòng tiền, kiểm soát chi phí và cung cấp các báo cáo tài chính phục vụ việc ra quyết định kinh doanh.
3. Doanh nghiệp ở giai đoạn nào nên sử dụng dịch vụ kế toán TMĐT?
Không có một quy mô doanh nghiệp cố định mới cần đến dịch vụ kế toán TMĐT. Trên thực tế, ở mỗi giai đoạn phát triển, doanh nghiệp đều có những bài toán tài chính khác nhau. Điều quan trọng không phải là có hay không có kế toán, mà là xây dựng được hệ thống kế toán phù hợp với quy mô hiện tại và sẵn sàng đáp ứng khi doanh nghiệp tăng trưởng.
3.1 Giai đoạn khởi nghiệp: Chuẩn hóa ngay từ đầu
Khi mới bắt đầu bán hàng, doanh nghiệp thường có ít giao dịch và chưa cần xây dựng đội ngũ kế toán riêng. Tuy nhiên, đây lại là thời điểm quan trọng để chuẩn hóa cách ghi nhận doanh thu, chi phí, dòng tiền và đối soát dữ liệu từ các nền tảng bán hàng.
Việc sử dụng dịch vụ kế toán TMĐT ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác và tránh những sai lệch khó khắc phục khi quy mô kinh doanh tăng lên.
3.2 Giai đoạn tăng trưởng: Hỗ trợ đội ngũ kế toán nâng cao hiệu quả
Khi doanh nghiệp mở rộng sang nhiều kênh bán hàng, số lượng đơn hàng và giao dịch tăng nhanh, một hoặc nhiều kế toán nội bộ thường được bổ sung. Tuy nhiên, khối lượng dữ liệu lớn khiến việc xử lý thủ công bằng Excel hoặc phần mềm kế toán truyền thống trở nên kém hiệu quả.
Ở giai đoạn này, dịch vụ kế toán TMĐT không thay thế kế toán nội bộ mà đóng vai trò hỗ trợ. Hệ thống giúp tự động thu thập dữ liệu từ nhiều nền tảng, đối soát doanh thu và dòng tiền, chuẩn hóa số liệu, giảm thao tác thủ công và giúp đội ngũ kế toán tập trung vào các công việc mang tính phân tích và kiểm soát thay vì nhập liệu.
3.3 Giai đoạn mở rộng quy mô: Xây dựng hệ thống tài chính phục vụ quản trị
Khi doanh nghiệp đạt quy mô lớn hơn, bán hàng đa quốc gia hoặc vận hành nhiều thương hiệu cùng lúc, kế toán không còn chỉ phục vụ mục đích ghi sổ hay lập báo cáo thuế. Ban lãnh đạo cần những báo cáo quản trị theo thời gian thực để theo dõi lợi nhuận theo từng SKU, từng thị trường, từng kênh bán và dự báo dòng tiền nhằm đưa ra quyết định đầu tư.
Đây là lúc doanh nghiệp cần một hệ thống kế toán TMĐT có khả năng quản trị dữ liệu, kiểm soát quy trình đối soát và cung cấp các báo cáo tài chính đáng tin cậy cho hoạt động vận hành, kiểm toán và gọi vốn.
4. Dịch vụ kế toán TMĐT của Sliner giải quyết bài toán này như thế nào?
Thay vì chỉ thực hiện các nghiệp vụ kế toán thông thường, Sliner xây dựng dịch vụ kế toán TMĐT với mục tiêu giúp doanh nghiệp biến dữ liệu vận hành thành dữ liệu tài chính có giá trị quản trị.
Quá trình bắt đầu từ việc tập trung dữ liệu từ các sàn thương mại điện tử và các nền tảng liên quan về một hệ thống thống nhất. Dữ liệu sau đó được chuẩn hóa theo nguyên tắc kế toán để loại bỏ sự khác biệt giữa các nguồn thông tin. Điều này giúp doanh nghiệp có một nguồn dữ liệu duy nhất để theo dõi hoạt động kinh doanh thay vì phải đối chiếu giữa nhiều file Excel khác nhau.
Sau khi dữ liệu được chuẩn hóa, đội ngũ Sliner hỗ trợ đối soát doanh thu, chi phí và các khoản thanh toán từ nền tảng. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ dòng tiền thực tế đang vận hành như thế nào. Thay vì chỉ nhìn vào doanh thu, doanh nghiệp có thể đánh giá đầy đủ biên lợi nhuận, hiệu quả quảng cáo và hiệu quả của từng danh mục sản phẩm.
Một trong những điểm khác biệt lớn của dịch vụ kế toán TMĐT tại Sliner là khả năng kết hợp giữa nghiệp vụ kế toán và phân tích dữ liệu. Thông qua nền tảng Genbook, doanh nghiệp có thể theo dõi lợi nhuận theo SKU, theo từng kênh bán hàng hoặc theo từng giai đoạn kinh doanh. Điều này giúp đội ngũ vận hành và lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
5. Kết luận
Trong môi trường thương mại điện tử ngày càng cạnh tranh, dữ liệu tài chính không chỉ phục vụ mục đích ghi nhận mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp ra quyết định. Một hệ thống kế toán TMĐT bài bản sẽ giúp nhà bán hàng hiểu rõ doanh thu, chi phí và lợi nhuận của mình, từ đó xây dựng chiến lược phát triển bền vững hơn.
Với kinh nghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp thương mại điện tử và nhà bán hàng xuyên biên giới
![[Recap event] Kế toán Thương mại điện tử trong kỷ nguyên AI: Thách thức và Cơ hội](https://cms.sliner.sg/storage/uploads/blogs/zuAeNuEfSN5p1O77K6lcH0r6KA8W5XAV3Ju28Vqd.png)
