.svg)
Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Nghị định có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, tức chỉ một ngày sau khi ký ban hành.
Bài viết dưới đây tổng hợp những thay đổi đáng chú ý của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý để đáp ứng đúng quy định hóa đơn điện tử mới.
1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế những văn bản nào
Nghị định 254/2026/NĐ-CP gồm 5 chương, 45 điều và một Phụ lục hướng dẫn nội dung hóa đơn điện tử, tập trung vào hai nhóm vấn đề chính: hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Kể từ ngày 1/7/2026, ba văn bản sau chính thức hết hiệu lực: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP.
Dưới đây là những thay đổi quan trọng của Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thể tác động trực tiếp đến hoạt động kế toán và quy trình quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp:
|
Nội dung
|
Trước 1/7/2026
|
Từ 1/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
|
|
Căn cứ pháp lý
|
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi
|
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP
|
|
Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế
|
Vẫn được sử dụng trong một số trường hợp
|
Không còn giá trị sử dụng, phải tiêu hủ
|
|
Khi người mua không cung cấp thông tin
|
Chưa có quy định thống nhất
|
Ghi “Bán cho người tiêu dùng” trên hóa đơn
|
|
Tiền đặt cọc khi cung cấp dịch vụ
|
Chỉ một số ngành được miễn lập hóa đơn
|
Quy định miễn lập hóa đơn được mở rộng cho hoạt động cung cấp dịch vụ nói chung
|
|
Các trường hợp không phải lập hóa đơn
|
Quy định tại nhiều văn bản khác nhau
|
Được tập trung quy định tại Điều 7
|
2. Ai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2026
2.1. Đối tượng bắt buộc và ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng
Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được phân loại theo từng hình thức hóa đơn. Các nhóm phổ biến gồm tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; một số doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
Theo điểm d khoản 1 Điều 6, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Ngưỡng này trùng với ngưỡng doanh thu chịu thuế đang áp dụng cho năm 2026, nên nhà bán hàng vượt mốc 1 tỷ đồng phát sinh đồng thời hai nghĩa vụ: kê khai thuế theo quý và phát hành hóa đơn điện tử.
Ngược lại, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu này không thuộc nhóm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, vẫn có thể đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu, chẳng hạn khi khách hàng là doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn để ghi nhận chi phí.
2.2. Tám trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể tại Điều 7 các trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử, bao gồm:
(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện từ, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.
(4) Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối tháng đơn vị thực hiện lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
(5) Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh doanh.
(6) Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
(7) Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.
(8) Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, bao gồm:
-
Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh;
-
Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);
-
Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chỉ hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.
Nguồn: Thư viện pháp luật
3. Nội dung hóa đơn điện tử và những tiêu thức dễ sai
Từ ngày 1/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về nội dung và các tiêu thức trên hóa đơn điện tử tại Điều 10 và Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định. Doanh nghiệp cần rà soát lại mẫu hóa đơn và hệ thống lập hóa đơn để đảm bảo đáp ứng đúng quy định hóa đơn điện tử mới.
3.1. Các tiêu thức bắt buộc
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử cần thể hiện đầy đủ các nhóm thông tin chính sau:
-
Thông tin hóa đơn: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn. Số hóa đơn tối đa 8 chữ số, được lập liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng ký hiệu và mỗi số chỉ được sử dụng một lần.
-
Thông tin người bán và người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; thông tin người mua theo từng trường hợp, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân.
-
Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế theo từng mức, tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
-
Thông tin xác thực: chữ ký số của người bán, thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu, bộ tiêu thức gọn hơn: thông tin người bán, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, giá thanh toán, thời điểm lập và mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu. Người bán nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải thể hiện thêm giá chưa thuế, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng.
3.2. Khi nào phải ghi “Bán cho người tiêu dùng”?
Một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP là trường hợp người mua không cung cấp thông tin. Nếu người mua là người tiêu dùng và không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, người bán không được để trống thông tin mà phải ghi “Bán cho người tiêu dùng” trên hóa đơn điện tử.
Trường hợp người mua là người nước ngoài, số định danh cá nhân có thể được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch theo quy định.
Đối với doanh nghiệp, đây cũng là điểm cần kiểm soát ngay từ khâu mua hàng. Khi mua vật tư, sử dụng dịch vụ vận chuyển, quảng cáo hoặc các dịch vụ khác, nhân sự cần cung cấp đúng thông tin doanh nghiệp cho bên bán ngay tại thời điểm giao dịch. Việc để sai thông tin trên hóa đơn điện tử rồi mới yêu cầu điều chỉnh hoặc xuất lại sau có thể làm phát sinh rủi ro về hạch toán và hồ sơ chi phí.
3.3. Quy định về ngôn ngữ, viết tắt và ngoại tệ
Theo quy định hóa đơn điện tử mới, hóa đơn được lập bằng tiếng Việt. Nội dung bằng tiếng nước ngoài có thể được đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt và sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn. Khi tên hoặc địa chỉ người mua quá dài, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép sử dụng một số từ viết tắt thông dụng như Phường thành P, Thành phố thành TP, Việt Nam thành VN, Cổ phần thành CP hoặc Trách nhiệm hữu hạn thành TNHH, với điều kiện thông tin vẫn phải xác định chính xác người mua.
Đối với giao dịch bằng ngoại tệ, đồng tiền ghi trên hóa đơn điện tử về nguyên tắc là đồng Việt Nam. Trường hợp pháp luật cho phép thu ngoại tệ, doanh nghiệp có thể thể hiện đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán bằng nguyên tệ theo mã ký hiệu quốc tế, đồng thời ghi rõ tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam.
Với doanh nghiệp có giao dịch với nhiều thị trường, việc chuẩn hóa nguồn tỷ giá và cách quy đổi ngay trên hệ thống hóa đơn điện tử sẽ giúp hạn chế sai sót và giảm phụ thuộc vào việc nhập liệu thủ công.
4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử và thời điểm ký số
Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về thời điểm lập hóa đơn điện tử, trong đó có một số thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình bán hàng, đối soát và kê khai thuế của doanh nghiệp.
4.1. Một số trường hợp đáng chú ý
-
Tiền đặt cọc: Khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự không phải lập hóa đơn điện tử tại thời điểm nhận tiền. Quy định này trước đây chỉ áp dụng cho một số lĩnh vực như kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế, thiết kế kỹ thuật; Nghị định 254/2026/NĐ-CP mở rộng phạm vi áp dụng cho hoạt động cung cấp dịch vụ nói chung.
-
Dịch vụ cần đối soát: Với một số dịch vụ phát sinh theo kỳ và cần đối soát, hóa đơn điện tử được lập chậm nhất 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát. Danh mục này được mở rộng thêm nhiều lĩnh vực như dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin, trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông, dịch vụ tài sản mã hóa, quảng cáo trên báo điện tử và dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
-
Giao dịch ban đêm: Trường hợp giao dịch phát sinh trong thời gian làm việc ban đêm và người bán không có phần mềm lập hóa đơn điện tử tự động, hóa đơn có thể được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
-
Thời điểm ký số: Nếu thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn điện tử, việc ký số và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn phải hoàn tất chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
4.2. Lưu ý về thời điểm kê khai thuế
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt thời điểm lập hóa đơn điện tử và thời điểm nhận hóa đơn. Theo quy định hóa đơn điện tử, người bán kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, trong khi người mua kê khai theo thời điểm nhận được hóa đơn hợp lệ về hình thức và nội dung.
Vì vậy, nếu hai bên ghi nhận hóa đơn ở các thời điểm khác nhau, số liệu kê khai có thể không khớp trong cùng một kỳ. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp phát sinh chênh lệch khi đối chiếu doanh thu, thuế và hóa đơn điện tử giữa bên bán và bên mua.
5. Checklist rà soát trước kỳ đóng sổ tiếp theo
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung cơ chế khen thưởng người tiêu dùng phản ánh hành vi không lập hoặc không giao hóa đơn điện tử, với mức thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt và không quá 10 triệu đồng cho mỗi vụ việc. Điều này khiến doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra việc tuân thủ quy định hóa đơn điện tử, thay vì chỉ xử lý sai sót khi đã phát sinh.
Trước kỳ đóng sổ tiếp theo, doanh nghiệp nên hoàn tất các bước rà soát sau:
-
Kiểm tra ngưỡng doanh thu: Đối chiếu doanh thu trong năm với mốc 1 tỷ đồng để xác định doanh nghiệp có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và hình thức hóa đơn nào cần áp dụng.
-
Cập nhật hệ thống và mẫu hóa đơn: Rà soát các trường thông tin theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đặc biệt là dòng “Bán cho người tiêu dùng”, số định danh cá nhân, tên và địa chỉ từng địa điểm kinh doanh, cũng như thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm nếu có.
-
Xử lý hóa đơn đặt in còn tồn: Kiểm tra và thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế còn tồn theo đúng quy định.
-
Rà soát kỳ đối soát: Kiểm tra thời điểm chốt dữ liệu với các nền tảng và nhà cung cấp dịch vụ số để đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đúng thời hạn, đặc biệt với các trường hợp áp dụng mốc tối đa 7 ngày sau khi kết thúc kỳ đối soát.
-
Kiểm soát hóa đơn đầu vào: Kiểm tra thông tin người mua ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch và yêu cầu điều chỉnh kịp thời nếu hóa đơn điện tử có thông tin không chính xác, thay vì chờ đến kỳ quyết toán mới phát hiện.
Với doanh nghiệp bán hàng đa kênh, số lượng giao dịch và hóa đơn điện tử phát sinh mỗi tháng có thể khiến việc kiểm tra thủ công trở nên khó kiểm soát. Khi đó, việc tập trung dữ liệu từ các nền tảng về một hệ thống như Genbook giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu doanh thu, hóa đơn và số liệu kế toán hơn.
6. Chuẩn hóa quy trình hóa đơn trước khi bị kiểm tra
Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ thay đổi các tiêu thức trên hóa đơn điện tử, mà còn tác động trực tiếp đến thời điểm lập hóa đơn và cách doanh nghiệp quản lý dữ liệu giao dịch. Với nhà bán hàng thương mại điện tử, số lượng đơn hàng lớn và dữ liệu phân tán trên nhiều nền tảng khiến việc xuất hóa đơn điện tử thủ công dễ phát sinh sai sót, chậm thời điểm lập hóa đơn hoặc thiếu thông tin người mua.
Thay vì xử lý từng hóa đơn riêng lẻ, nhà bán hàng có thể chuẩn hóa và tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử ngay từ dữ liệu đơn hàng. Sliner hỗ trợ doanh nghiệp thương mại điện tử rà soát giao dịch, chuẩn hóa thông tin hóa đơn và đồng bộ dữ liệu để xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót khi đối soát, kê khai thuế.
Liên hệ Sliner để được tư vấn giải pháp xuất hóa đơn điện tử cho nhà bán hàng TMĐT.
