.svg)
Với nhà bán hàng thương mại điện tử, khi số lượng đơn hàng tăng từ vài đơn lên hàng trăm đơn mỗi ngày, khối lượng công việc liên quan đến xuất hóa đơn điện tử cũng tăng theo. Kế toán phải lấy dữ liệu từ sàn, nhập lại thông tin vào phần mềm hóa đơn điện tử, kiểm tra dữ liệu người mua và giao dịch trước khi có thể lập và phát hành hóa đơn. Nếu toàn bộ quy trình vẫn được thực hiện thủ công, thời gian xử lý sẽ tăng đáng kể khi quy mô bán hàng mở rộng, đồng thời tạo thêm áp lực kiểm tra và đối chiếu dữ liệu.
Vì vậy, vấn đề không chỉ nằm ở việc lập hóa đơn điện tử, mà còn ở khả năng xử lý một lượng lớn giao dịch mà không phải tăng tương ứng khối lượng công việc thủ công. GenInvoice được phát triển để giải quyết bài toán này thông qua quy trình xuất hóa đơn tự động, kết nối dữ liệu bán hàng với quá trình lập và phát hành hóa đơn, giúp nhà bán hàng TMĐT xử lý hiệu quả hơn khi số lượng đơn hàng tăng.
1. GenInvoice là gì?
GenInvoice là giải pháp xuất hóa đơn điện tử tự động dành cho nhà bán hàng thương mại điện tử, hiện hỗ trợ xử lý dữ liệu bán hàng từ Amazon và Etsy. Thay vì tải dữ liệu từ sàn, xử lý qua bảng tính rồi nhập lại vào phần mềm hóa đơn điện tử, GenInvoice kết nối dữ liệu đơn hàng trực tiếp với quy trình lập và phát hành hóa đơn.
Dữ liệu bán hàng sau khi được đồng bộ sẽ được chuẩn hóa và xử lý trước khi chuyển sang bước lập hóa đơn. Hóa đơn được tạo dựa trên dữ liệu của từng giao dịch, đồng thời duy trì liên kết với đơn hàng gốc để doanh nghiệp có thể kiểm tra và đối chiếu khi cần. Cách xử lý này giúp giảm các bước nhập liệu lặp lại và hạn chế tình trạng dữ liệu đơn hàng, hóa đơn điện tử và số liệu kế toán được quản lý riêng biệt trên nhiều hệ thống.
GenInvoice vận hành trên nền tảng Genbook, hệ thống hỗ trợ xử lý và quản lý dữ liệu tài chính cho doanh nghiệp thương mại điện tử xuyên biên giới. Việc kết nối quy trình xuất hóa đơn điện tử với cùng nguồn dữ liệu bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý nhất quán hơn giữa giao dịch, hóa đơn và dữ liệu phục vụ kế toán, thay vì phải đối chiếu lại nhiều nguồn sau khi hóa đơn đã được phát hành.
Đối với nhà bán hàng có số lượng giao dịch lớn, GenInvoice hướng đến việc chuyển quy trình lập hóa đơn từ xử lý từng giao dịch thủ công sang một quy trình tập trung hơn, trong đó dữ liệu được đồng bộ, xử lý và sử dụng xuyên suốt từ đơn hàng đến hóa đơn.
2. 4 hạn chế trong quy trình xuất hóa đơn thủ công GenInvoice có thể giải quyết
2.1 Khối lượng giao dịch lớn
Khi số lượng đơn hàng tăng lên hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, việc lập hóa đơn riêng lẻ cho từng đơn không chỉ tiêu tốn thời gian và nhân sự mà còn dễ gây quá tải, tạo điểm nghẽn trong quy trình xuất hóa đơn điện tử, đặc biệt vào những giai đoạn bán hàng cao điểm.
2.2 Nhập liệu thủ công qua nhiều bước
Với quy trình thủ công, dữ liệu bán hàng thường được tải từ sàn, xử lý trên bảng tính rồi tiếp tục nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử. Việc dữ liệu phải đi qua nhiều bước làm tăng nguy cơ sai lệch về giá trị giao dịch, tỷ giá hoặc thông tin người mua, đặc biệt khi doanh nghiệp xử lý số lượng đơn hàng lớn.
2.3 Khó kiểm tra, đối chiếu
Dữ liệu đơn hàng được quản lý trên sàn như Amazon, Etsy hoặc Shopee, trong khi hóa đơn điện tử được lưu trên một hệ thống khác, khiến việc đối chiếu giữa hai nguồn mất nhiều thời gian. Doanh nghiệp cần kiểm tra để xác định giao dịch nào chưa được lập hóa đơn, hóa đơn nào có thông tin sai lệch hoặc các trường hợp hoàn, hủy cần được xử lý.
2.4 Yêu cầu tuân thủ ngày càng chặt chẽ
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu về thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc, xử lý hóa đơn sai sót và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Đối với nhà bán hàng Amazon và Etsy có khối lượng giao dịch lớn, việc xử lý thủ công làm tăng nguy cơ lập hóa đơn chậm, bỏ sót giao dịch hoặc ghi nhận thông tin không chính xác. Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức xử phạt hành chính theo quy định, đặc biệt khi vi phạm xảy ra trên số lượng lớn hóa đơn.
3. Quy trình xuất hóa đơn điện tử của GenInvoice
GenInvoice kết nối dữ liệu bán hàng với quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử trên cùng một hệ thống. Từ khi đơn hàng được đồng bộ đến khi hóa đơn được phát hành, dữ liệu được xử lý xuyên suốt theo một quy trình thống nhất, giúp giảm các bước tải file, nhập lại và đối chiếu thủ công.
3.1 Đồng bộ và quản lý dữ liệu bán hàng tập trung
Dữ liệu đơn hàng từ Amazon hoặc Etsy được đồng bộ về GenInvoice và quản lý tập trung theo từng pháp nhân, cửa hàng và khoảng thời gian. Thay vì truy cập từng tài khoản bán hàng để tải và tổng hợp báo cáo, doanh nghiệp có thể theo dõi dữ liệu cần xử lý tại một nơi trước khi chuyển sang bước lập hóa đơn.
3.2 Xử lý dữ liệu và tự động lập hóa đơn
Từ dữ liệu đã đồng bộ, GenInvoice xử lý thông tin của từng giao dịch như trạng thái đơn hàng, giá trị bán và thông tin người mua để tự động lập hóa đơn. Hóa đơn được tạo ở trạng thái nháp để doanh nghiệp kiểm tra thông tin và phê duyệt trước khi phát hành, qua đó vừa giảm thao tác nhập liệu vừa duy trì bước kiểm soát cần thiết.
3.3 Phát hành hóa đơn theo lô
Sau khi được phê duyệt, nhiều hóa đơn có thể được phát hành theo lô thay vì phải xử lý lần lượt từng giao dịch. Dữ liệu sau đó được chuyển đến đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để thực hiện các bước phát hành và truyền dữ liệu theo quy trình áp dụng.
3.4 Theo dõi và đối chiếu trạng thái hóa đơn
Sau khi phát hành, doanh nghiệp có thể theo dõi tập trung số lượng hóa đơn nháp, hóa đơn đã phát hành, các trường hợp phát hành lỗi và tổng giá trị hóa đơn. Trạng thái của từng hóa đơn được lưu cùng dữ liệu giao dịch tương ứng, giúp việc kiểm tra và đối chiếu với đơn hàng thuận tiện hơn khi phát sinh chênh lệch.
4. GenInvoice giúp tối ưu quy trình xuất hóa đơn như thế nào?
Khác biệt của GenInvoice không chỉ nằm ở việc xuất hóa đơn tự động, mà ở cách dữ liệu bán hàng được kết nối xuyên suốt với quá trình lập, phát hành và đối chiếu hóa đơn. Điều này giúp giảm đáng kể các bước xử lý thủ công khi số lượng giao dịch tăng.
4.1 Giảm thao tác nhập liệu từ dữ liệu bán hàng
Thay vì tải báo cáo từ Amazon hoặc Etsy, tổng hợp trên bảng tính rồi nhập lại vào phần mềm hóa đơn điện tử, dữ liệu đơn hàng được đồng bộ và sử dụng trực tiếp để lập hóa đơn. Doanh nghiệp nhờ đó giảm các thao tác nhập lại thông tin và hạn chế sai lệch giữa dữ liệu trên sàn với dữ liệu hóa đơn.
4.2 Xử lý số lượng lớn hóa đơn trong cùng một quy trình
GenInvoice tự động lập hóa đơn từ dữ liệu giao dịch và cho phép phát hành nhiều hóa đơn theo lô sau khi được kiểm tra, phê duyệt. Khi số lượng đơn hàng tăng, doanh nghiệp không phải xử lý lần lượt từng hóa đơn như trong quy trình thủ công, qua đó giảm thời gian dành cho các công việc lặp lại.
4.3 Đối chiếu đơn hàng và hóa đơn trên cùng một hệ thống
Dữ liệu giao dịch và hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp kiểm tra số giao dịch đã xử lý, số hóa đơn đã phát hành và trạng thái của từng hóa đơn. Việc duy trì liên kết giữa hóa đơn và đơn hàng gốc cũng giúp quá trình kiểm tra chênh lệch hoặc truy xuất lại giao dịch thuận tiện hơn.
4.4 Duy trì quy trình khi số lượng giao dịch tăng
Với cách xử lý thủ công, khối lượng nhập liệu và đối chiếu thường tăng cùng số lượng đơn hàng. GenInvoice tự động hóa các bước lặp lại trong quy trình xuất hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng giao dịch lớn hơn mà không phải tăng tương ứng khối lượng công việc thủ công.
5. Chi phí sử dụng GenInvoice
GenInvoice cung cấp các gói sử dụng linh hoạt theo nhu cầu phát hành hóa đơn của doanh nghiệp. Gói bản quyền ban đầu đã bao gồm chi phí sử dụng phần mềm, chữ ký số và ưu đãi hóa đơn cho khách hàng mới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói hóa đơn bổ sung theo số lượng giao dịch thực tế, phù hợp với quy mô vận hành và nhu cầu mở rộng.
|
Hạng mục
|
Số hóa đơn
|
Giá (VNĐ)
|
|
Bản quyền + Chữ ký số
|
Tặng 10.000 hóa đơn cho lần mua đầu tiên
|
5.540.000 (Đã gồm VAT)
|
|
Gói 1.000 hóa đơn bổ sung
|
1.000
|
600.000
|
|
Gói 3.000 hóa đơn bổ sung
|
3.000
|
1.560.000
|
|
Gói 5.000 hóa đơn bổ sung
|
5.000
|
2.150.000
|
|
Gói 10.000 hóa đơn bổ sung
|
10.000
|
3.300.000
|
Hiện tại, GenInvoice đang có các chương trình ưu đãi dành cho khách hàng mới, bao gồm ưu đãi hóa đơn và các quyền lợi đi kèm khi đăng ký sử dụng. Liên hệ Sliner để cập nhật chương trình áp dụng và lựa chọn gói GenInvoice phù hợp với quy mô giao dịch của doanh nghiệp.
6. Tự động hóa quy trình xuất hóa đơn với GenInvoice
Khi số lượng giao dịch trên Amazon hoặc Etsy tăng, xuất hóa đơn điện tử thủ công sẽ kéo theo nhiều thời gian hơn cho nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu.
Với GenInvoice, quy trình xuất hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với dữ liệu bán hàng thay vì vận hành như một bước xử lý riêng biệt sau mỗi giao dịch. Điều này giúp nhà bán hàng TMĐT như Amazon hoặc Etsy giảm phụ thuộc vào nhập liệu thủ công, đồng thời duy trì dữ liệu hóa đơn nhất quán khi số lượng giao dịch và quy mô kinh doanh tăng. Liên hệ Sliner để tìm hiểu thêm và được tư vấn chi tiết.
