Nhà bán hàng Amazon - Etsy cần xuất hóa đơn tại Việt Nam như thế nào?

Khi bán hàng qua Amazon hoặc Etsy, nhà bán hàng có thể tải về nhiều loại chứng từ liên quan đến đơn hàng, thanh toán, phí dịch vụ và các khoản điều chỉnh. Tuy nhiên, các chứng từ này không mặc nhiên được xem là hóa đơn Amazon - Etsy đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán thuộc trường hợp áp dụng phải lập hóa đơn điện tử. Việc giao dịch được thực hiện qua Amazon, Etsy hoặc nền tảng thương mại điện tử nước ngoài không làm thay đổi nghĩa vụ này.

Vì vậy, khi xuất hóa đơn Amazon - Etsy, nhà bán hàng cần phân biệt chứng từ do sàn cung cấp với hóa đơn được lập cho giao dịch bán hàng, đồng thời xác định đúng loại hóa đơn, thời điểm lập và dữ liệu sử dụng khi xuất hóa đơn TMĐT.

1. Hóa đơn Amazon - Etsy khác gì với hóa đơn của nhà bán hàng?

Trong quá trình kinh doanh trên nền tảng Amazon - Etsy, nhà bán hàng thường phải làm việc với nhiều loại dữ liệu và chứng từ khác nhau, có thể chia thành hai nhóm chính.

• Chứng từ phát sinh giao dịch giữa nền tảng và nhà bán hàng, ví dụ như hóa đơn phí dịch vụ hoặc chứng từ về các khoản phí mà sàn Amazon - Etsy thu từ tài khoản.

• Dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng, bao gồm thông tin đơn hàng, giá bán, thanh toán, hoàn tiền, trạng thái giao hàng và các khoản điều chỉnh. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để nhà bán hàng theo dõi và đối chiếu giao dịch đã phát sinh.

Điểm cần lưu ý là chứng từ tải từ Amazon hoặc Etsy không mặc nhiên trở thành hóa đơn điện tử theo quy định của Việt Nam.

• Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử. Quy định này áp dụng cả với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ; hàng hóa xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

• Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trong đó, những trường hợp có thể liên quan đến hoạt động kinh doanh xuyên biên giới là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Điều 7 còn quy định một số trường hợp khác không phải sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng không trực tiếp liên quan đến phạm vi bán hàng hóa qua Amazon, Etsy và các sàn thương mại điện tử khác tương tự được đề cập trong bài viết này.

Đối với doanh nghiệp bán hàng hóa qua Amazon hoặc Etsy, việc bán hàng ra nước ngoài không mặc nhiên thuộc trường hợp được miễn lập hóa đơn điện tử. Nghĩa vụ lập hóa đơn Amazon - Etsy cần được xác định dựa trên tư cách của người bán và bản chất của giao dịch.

Khi thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử, hóa đơn cũng cần có các nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm thông tin người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch, thuế GTGT nếu có, thời điểm lập hóa đơn và các nội dung bắt buộc khác.

2. Nhà bán hàng Amazon -  Etsy cần phải sử dụng loại hóa đơn nào?

Không có loại hóa đơn riêng dành cho Amazon hay Etsy. Tùy mô hình kinh doanh và cách quản lý hóa đơn, nhà bán hàng có thể sử dụng một trong ba hình thức hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn trước khi gửi cho người mua. Đây là hình thức phổ biến với doanh nghiệp không thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn không có mã.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: doanh nghiệp tự lập và phát hành hóa đơn, đồng thời truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Hình thức này áp dụng khi doanh nghiệp có hệ thống công nghệ, phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ và truyền dữ liệu.

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: áp dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Hình thức này không bắt buộc chữ ký số trên từng hóa đơn và phù hợp với mô hình có số lượng giao dịch lớn.

Đối với nhà bán hàng Amazon - Etsy chủ yếu bán trực tiếp cho người tiêu dùng và có nhiều đơn hàng, hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hai hình thức thường được cân nhắc. Trong đó, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có lợi thế về vận hành do giảm thao tác ký số trên từng hóa đơn và thuận tiện hơn khi xử lý số lượng giao dịch lớn.

Tuy nhiên, loại hóa đơn phù hợp vẫn cần được xác định dựa trên mô hình bán hàng, phương pháp tính thuế và khả năng kết nối dữ liệu của từng doanh nghiệp, thay vì chỉ dựa trên việc doanh nghiệp bán hàng qua Amazon hay Etsy.

4. Thời điểm lập hóa đơn Amazon hay hóa đơn Etsy được xác định như thế nào?

Một đơn hàng có thể phát sinh hôm nay nhưng sàn Amazon hoặc Etsy không chuyển tiền ngay cho nhà bán hàng. Số tiền thực nhận còn có thể bị trừ phí, hoàn tiền hoặc các khoản điều chỉnh trước khi được thanh toán theo kỳ. Vì vậy, khi lập hóa đơn Amazon hay hóa đơn Etsy ngày tiền về tài khoản không nên được mặc định là thời điểm lập hóa đơn.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Riêng đối với xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu, khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. 

Do đó, nhà bán hàng cần xác định thời điểm lập hóa đơn theo giao dịch và hồ sơ xuất khẩu thực tế, thay vì chỉ dựa vào ngày mà nền tảng Amazon hoặc Etsy chuyển tiền.

5. Thiếu thông tin từ người mua có ảnh hưởng đến hóa đơn Amazon - Etsy ?

Đây là vấn đề khá phổ biến đối với nhà bán hàng Amazon - Etsy. Trong nhiều trường hợp, nhà bán hàng có thông tin về đơn hàng nhưng không nhận được đầy đủ thông tin cá nhân của người mua như trong một giao dịch trực tiếp. Tuy nhiên, quy định về hóa đơn đã có hướng xử lý đối với trường hợp người mua không cung cấp đầy đủ thông tin.

• Theo điểm b khoản 4 Phụ lục về nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thông tin thể hiện trên hóa đơn được xác định theo thông tin mà người mua cung cấp. Nếu người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân, thì hóa đơn sẽ thể hiện các thông tin tương ứng. Trường hợp người mua là người nước ngoài, thông tin về địa chỉ và số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.

• Nếu người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ hay số định danh cá nhân, thì hóa đơn sẽ được ghi là “Bán cho người tiêu dùng”, theo điểm b khoản 4 Phụ lục về nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Đối với chữ ký của người mua, điểm a khoản 9 Phụ lục về nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, bao gồm cả trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn do người bán lập, hóa đơn sẽ có chữ ký của cả người bán và người mua theo thỏa thuận.

6. Chứng từ được cung cấp từ nền tảng Amazon - Etsy được sử dụng như thế ?

Việc hóa đơn Amazon và hóa đơn Etsy không thay thế hóa đơn điện tử tại Việt Nam không có nghĩa những chứng từ này không quan trọng. Ngược lại, đây là nguồn dữ liệu cần thiết để nhà bán hàng kiểm tra toàn bộ quá trình từ bán hàng đến ghi nhận doanh thu. Dữ liệu trên sàn có thể được sử dụng để:

• Xác định các giao dịch bán hàng đã phát sinh.

• Đối chiếu đơn hàng với hóa đơn đã lập.

• Theo dõi đơn hủy, hoàn tiền và các khoản điều chỉnh.

• Đối chiếu doanh thu, phí sàn và số tiền thực nhận.

• Kiểm tra chênh lệch giữa dữ liệu bán hàng, hóa đơn và sổ kế toán.

Ví dụ, doanh thu bán hàng trên Amazon trong một kỳ có thể không bằng số tiền Amazon thực tế chuyển về tài khoản do có phí sàn, hoàn tiền, khoản tạm giữ hoặc các điều chỉnh khác. Nếu chỉ căn cứ vào số tiền nhận được để lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu, số liệu có thể không phản ánh đầy đủ các giao dịch đã phát sinh.

Vì vậy, quá trình đối soát hóa đơn Amazon và hóa đơn Etsy nhà bán hàng cần quản lý dữ liệu theo từng lớp: đơn hàng, hóa đơn, các khoản điều chỉnh, thanh toán và dữ liệu kế toán. Khi các nguồn dữ liệu này có thể đối chiếu với nhau, việc phát hiện giao dịch thiếu hóa đơn hoặc số liệu chưa khớp cũng trở nên rõ ràng hơn.

7. Khi số lượng đơn hàng tăng, xuất hóa đơn Amazon - Etsy thủ công có còn phù hợp?

Với vài chục đơn hàng mỗi tháng, việc tải dữ liệu từ sàn và lập hóa đơn thủ công có thể vẫn kiểm soát được. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn, vấn đề không còn nằm ở thao tác lập từng hóa đơn. Nhà bán hàng cần kiểm soát được đơn hàng nào đã lập hóa đơn, đơn hàng nào chưa lập, hóa đơn nào liên quan đến giao dịch hoàn tiền hoặc điều chỉnh và liệu số lượng đơn hàng có khớp với số lượng hóa đơn đã phát hành hay không. Nếu dữ liệu từ Amazon - Etsy và dữ liệu hóa đơn được xử lý riêng biệt, quá trình kiểm tra thường phải dựa vào bảng tính hoặc đối chiếu thủ công. Khối lượng giao dịch càng lớn, thời gian dành cho việc tổng hợp và rà soát dữ liệu càng tăng. Do đó, việc xuất hóa đơn tự động cho Amazon - Etsy trong trường hợp này không chỉ nhằm rút ngắn thời gian lập hóa đơn mà còn giúp kết nối dữ liệu bán hàng với dữ liệu hóa đơn để kiểm soát toàn bộ giao dịch.

Xuất hóa đơn Amazon - Etsy nhanh chuẩn quy định với GenInvoice 

Với nhà bán hàng Amazon - Etsy, hiệu quả của quy trình hóa đơn không chỉ nằm ở tốc độ phát hành mà còn ở khả năng kiểm soát dữ liệu từ đơn hàng đến hóa đơn.

GenInvoice, giải pháp xuất hóa đơn tự động của Genbook, hỗ trợ đồng bộ dữ liệu đơn hàng, tự động lập và phát hành hóa đơn theo lô, đồng thời tập trung dữ liệu hóa đơn để thuận tiện kiểm tra và đối chiếu. Nhờ đó, bộ phận kế toán có thể giảm khối lượng nhập liệu thủ công và chủ động hơn trong việc kiểm soát hóa đơn khi số lượng giao dịch tăng.

Liên hệ Sliner để được tư vấn tối ưu quy trình xuất hóa đơn Amazon - Etsy cho hoạt động bán hàng xuyên biên giới.