.svg)
Từ ngày 01/7/2026, toàn bộ hoạt động lập và quản lý hóa đơn tại Việt Nam được vận hành trên một nền tảng pháp lý mới. Nghị định 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực ngay từ ngày 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Khoảng cách gần như bằng không giữa ngày ký và ngày áp dụng khiến phần lớn doanh nghiệp bước vào nửa cuối năm 2026 mà chưa kịp rà soát lại quy trình lập hóa đơn của mình.
Với nhà bán hàng thương mại điện tử xuyên biên giới, rủi ro hiếm khi đến từ việc bỏ sót một điều khoản. Rủi ro nằm ở chỗ phần mềm hóa đơn, quy trình ghi nhận doanh thu và hồ sơ chi phí đầu vào vẫn vận hành theo chuẩn cũ, trong khi cơ quan thuế đã bắt đầu đối chiếu dữ liệu theo chuẩn mới. Bài viết phân tích những thay đổi trọng yếu về hóa đơn điện tử và các hạng mục doanh nghiệp cần xử lý ngay.
1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế toàn bộ khung pháp lý về hóa đơn cũ
1.1. Hiệu lực và phạm vi thay thế
Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế 2025 (Luật số 108/2025/QH15) về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Văn bản có hiệu lực từ 01/7/2026, đúng thời điểm Luật Quản lý thuế 2025 chính thức được áp dụng, đồng thời thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP. Cùng ngày 30/6/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành.
Ba mốc chuyển tiếp doanh nghiệp cần ghi nhớ:
- Từ 01/7/2026: Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực; hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng và phải được tiêu hủy theo quy định của Bộ Tài chính.
- Đến hết 31/12/2026: biên lai giấy tự in, đặt in theo quy định cũ vẫn được sử dụng.
- Từ 01/01/2027: toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải được tiêu hủy và chuyển sang biên lai điện tử.
Một hệ quả thường bị bỏ qua là các công văn hướng dẫn nghiệp vụ được ban hành trên cơ sở Nghị định 123/2020 không còn mặc nhiên được áp dụng. Kế toán cần đối chiếu lại từng hướng dẫn cũ trước khi áp dụng cho các giao dịch phát sinh từ ngày 01/7/2026.
1.2. Đối tượng áp dụng mở rộng sang nền tảng nước ngoài
Điều 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP sửa đổi cách xác định nhà cung cấp nước ngoài. Đối tượng áp dụng nay bao gồm tổ chức nước ngoài, kể cả chủ quản nền tảng thương mại điện tử và nền tảng số ở nước ngoài, có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử và các dịch vụ khác phát sinh doanh thu tính thuế tại Việt Nam, đồng thời đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định cũ tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP gắn với điều kiện không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nên phạm vi hẹp hơn đáng kể.
Nghị định cũng lược bỏ nhóm đối tượng liên quan đến in, tự in hóa đơn, chứng từ, đồng thời sửa đổi định nghĩa về hóa đơn hợp pháp và hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Danh sách hành vi vi phạm được mở rộng, bao gồm cả việc sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh, lập hóa đơn khống, hóa đơn giả hoặc hóa đơn có chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ.
2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn:
Điều 10 và phần Phụ lục quy định lại các nội dung thể hiện trên hóa đơn. Đây là nhóm thay đổi tác động trực tiếp đến cấu hình phần mềm phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
2.1. Thông tin người bán
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng chung một mã số thuế cho nhiều cửa hàng phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.
- Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải thể hiện mã và địa chỉ của địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp cho từng điểm bán.
- Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải đồng thời thể hiện thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Trường hợp bán đấu giá tài sản để thi hành án, hóa đơn phải thể hiện thông tin của cả cơ quan được giao bán đấu giá và người bán.
2.2. Thông tin người mua và hóa đơn bán cho người tiêu dùng
Khi người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân, hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin này. Với khách nước ngoài, thông tin địa chỉ và số định danh có thể được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch. Nếu người mua không cung cấp thông tin, hóa đơn phải ghi rõ dòng “Bán cho người tiêu dùng”.
Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng không có giá trị để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Với doanh nghiệp thương mại điện tử thường xuyên phát sinh các khoản mua vật tư đóng gói, dịch vụ vận chuyển hoặc chi phí quảng cáo qua các giao dịch nhỏ lẻ, quy định này có thể khiến một phần chi phí đầu vào bị loại khỏi hồ sơ quyết toán nếu khâu thu thập hóa đơn không được siết chặt.
2.3. Tên hàng hóa, dịch vụ và quy định định danh
Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp pháp luật đã có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ, người bán phải ghi tên theo đúng chuẩn định danh đó. Với hoạt động bán ô tô, xe máy, hóa đơn có đầy đủ thông tin người mua, số khung, số máy, nhãn hiệu, năm sản xuất và số giấy chứng nhận chất lượng là căn cứ để cơ quan thuế xác định lệ phí trước bạ.
Riêng đối với dịch vụ vận tải đường bộ trong nước, quy định về việc ghi biển kiểm soát được sửa đổi: dịch vụ vận tải thuê theo tuyến cố định không cần thể hiện biển số phương tiện trên hóa đơn.
2.4. Chữ ký điện tử và các sửa đổi khác
Nghị định bổ sung quy định về chữ ký của người bán và người mua, trong đó nhà cung cấp ở nước ngoài sử dụng chữ ký điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử. Với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, cơ quan quản lý khuyến khích thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử định dạng XML gửi cơ quan thuế và hiển thị thông tin này trên bản thể hiện hóa đơn.
3. Thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Điều 9 xác định lại thời điểm lập hóa đơn cho từng nhóm giao dịch. Đây là nội dung dễ tạo ra chênh lệch giữa sổ sách kế toán và dữ liệu cơ quan thuế nắm giữ, đặc biệt với doanh nghiệp có doanh thu xuất khẩu.
|
Trường hợp |
Thời điểm lập hóa đơn từ 01/7/2026 |
|
Bán hàng hóa |
Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. |
|
Xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu |
Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. |
|
Cung cấp dịch vụ |
Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. |
|
Thu tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ |
Không phải lập hóa đơn nếu khoản đặt cọc được thực hiện theo quy định của Bộ luật Dân sự. |
|
Giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm, người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động |
Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. |
Với nhà bán hàng trên Amazon, Etsy hoặc các sàn quốc tế, mốc ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan đòi hỏi dữ liệu hải quan và dữ liệu bán hàng phải được kết nối gần như theo thời gian thực. Quy trình lập hóa đơn theo lô vào cuối tháng, vốn phổ biến trước đây, không còn đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế 2025.
4. Hóa đơn thương mại điện tử cho hoạt động xuất khẩu
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đưa hóa đơn thương mại điện tử trở thành một loại hóa đơn độc lập, áp dụng cho người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện này có thể lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử thay thế.
Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp được sử dụng phần mềm riêng để lập, ký số và gửi trực tiếp cho người mua, nhưng vẫn phải chuyển dữ liệu về cơ quan thuế đúng thời hạn và đúng định dạng chuẩn. Điều này khiến hạ tầng công nghệ thông tin trở thành yếu tố quyết định doanh nghiệp được áp dụng hình thức nào.
Một điểm có lợi cho người bán là Điều 17 ghi nhận quyền yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử cung cấp thông tin người mua để lập hóa đơn. Đây là cơ sở pháp lý để nhà bán hàng yêu cầu dữ liệu giao dịch từ sàn, thay vì phải tự suy đoán thông tin khách hàng khi phát hành hóa đơn.
5. Năm hạng mục doanh nghiệp cần rà soát ngay
- Cấu hình phần mềm phát hành hóa đơn. Đối chiếu các trường dữ liệu bắt buộc theo chuẩn hóa đơn điện tử 2026, gồm số định danh cá nhân của người mua, mã địa điểm kinh doanh và thông tin nhóm ngành nghề trên tệp XML.
- Quy trình ghi nhận doanh thu xuất khẩu. Gắn thời điểm lập hóa đơn với ngày thông quan thay vì ngày nhận thanh toán từ sàn hoặc cổng thanh toán.
- Chất lượng hóa đơn đầu vào. Loại khỏi hồ sơ chi phí các hóa đơn không có thông tin người mua hoặc mang dòng “Bán cho người tiêu dùng”.
- Kho biên lai và hóa đơn giấy tồn. Lên kế hoạch sử dụng hết trước 31/12/2026 và tiêu hủy đúng trình tự từ 01/01/2027.
- Bộ hướng dẫn nội bộ. Cập nhật quy trình kế toán và chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay cho các hướng dẫn cũ dựa trên Nghị định 123/2020.
6. Xuất hóa đơn tự động: Giải pháp của Sliner
Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ thay đổi biểu mẫu hóa đơn mà còn thay đổi cách cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu của doanh nghiệp theo thời gian gần thực.
Sliner hỗ trợ nhà bán tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử từ dữ liệu đơn hàng: đồng bộ dữ liệu từ các sàn, xác định đơn đủ điều kiện xuất hóa đơn, xử lý thông tin người mua và đối soát dữ liệu hóa đơn với doanh thu thực tế. Quy trình được thiết kế để phù hợp với nhà bán có số lượng đơn lớn kinh doanh trên nhiều nền tảng và các sàn TMĐT Shopee, TikTok Shop, Amazon và Etsy.
Tìm hiểu thêm về dịch vụ Tự động hóa kế toán để chuẩn hóa và đối soát dữ liệu hóa đơn, doanh thu; hoặc liên hệ Sliner để được trao đổi và tư vấn về quy trình phù hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp.
