.svg)
Thông tư 91/2026/TT-BTC: Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử
Kể từ ngày 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực và trở thành văn bản hướng dẫn chi tiết nhất về đăng ký, định dạng, xử lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Đây không chỉ là vấn đề của bộ phận kế toán nội bộ: với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang bán hàng trên Amazon, Shopify hay TikTok Shop, việc không nắm đúng quy định mới có thể dẫn tới hóa đơn bị từ chối cấp mã, thậm chí bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử giữa mùa cao điểm bán hàng.
Thông tư này do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026, quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Bài viết này hệ thống hóa các nội dung cốt lõi mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp thương mại điện tử xuyên biên giới cần nắm để tránh gián đoạn hoạt động bán hàng.
1. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định gì và ai bắt buộc phải tuân thủ
Phạm vi điều chỉnh của thông tư này bao trùm gần như toàn bộ vòng đời của một hóa đơn điện tử: đăng ký sử dụng, định dạng, ủy nhiệm lập hóa đơn, xử lý hóa đơn đã lập sai, ký hiệu mẫu số, các trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng, cùng với biện pháp khuyến khích người mua lấy hóa đơn khi giao dịch.
Đối tượng áp dụng được quy định rõ tại Điều 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, và đặc biệt là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, nhóm đối tượng chiếm phần lớn trong cộng đồng bán hàng xuyên biên giới tại Việt Nam. Nói cách khác, một nhà bán hàng cá nhân kinh doanh trên Amazon dưới hình thức hộ kinh doanh vẫn nằm trong phạm vi điều chỉnh của thông tư này như bất kỳ doanh nghiệp nào, không có ngoại lệ vì quy mô nhỏ hay hoạt động online.
Với các tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế, thông tư này còn quy định cụ thể yêu cầu kỹ thuật: kết nối qua kênh thuê riêng hoặc MPLS VPN Layer 3 với băng thông tối thiểu 5 Mbps, sử dụng Web Service hoặc Message Queue có mã hóa, và giao thức SOAP để truyền nhận dữ liệu. Đây là rào cản kỹ thuật đáng kể nếu doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống thay vì dùng qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
2. Định dạng và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
2.1 Định dạng dữ liệu XML và các thành phần bắt buộc
Hóa đơn điện tử theo thông tư này bắt buộc sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML để đảm bảo khả năng chia sẻ dữ liệu thống nhất giữa các hệ thống công nghệ thông tin. Mỗi hóa đơn gồm hai thành phần chính: dữ liệu nghiệp vụ (thông tin người bán, người mua, hàng hóa, thuế suất...) và dữ liệu chữ ký số; riêng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thêm thành phần chứa mã xác thực.
Nội dung hóa đơn phải hiển thị đầy đủ, chính xác, không dẫn tới cách hiểu sai lệch, để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử: một yêu cầu tưởng đơn giản nhưng lại là nguyên nhân phổ biến khiến hóa đơn bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh nếu phần mềm xuất hóa đơn hiển thị thiếu trường thông tin.
2.2 Ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử
Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định ký hiệu mẫu hóa đơn là một chữ số tự nhiên (1-9) phản ánh loại hóa đơn, ví dụ số 1 cho hóa đơn giá trị gia tăng, số 2 cho hóa đơn bán hàng. Ký hiệu hóa đơn gồm sáu ký tự gồm cả chữ và số, thể hiện hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử sử dụng.
Với các nhà bán hàng ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn (mô hình phổ biến khi bán qua sàn thương mại điện tử hoặc thuê dịch vụ kế toán ngoài), tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm cũng phải thể hiện đầy đủ trên hóa đơn theo đúng quy định tại Thông tư này.
3. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế. Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký theo quy định mới diễn ra nhanh nhưng chặt chẽ:
-
Trong vòng 1 ngày làm việc, hệ thống tự động đối chiếu thông tin người đại diện (bao gồm dữ liệu sinh trắc học) với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
-
Nếu thông tin khớp đúng, hệ thống gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký; người nộp thuế phải phản hồi ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
-
Nếu thông tin không khớp, hoặc quá hạn không xác nhận, hệ thống tự động gửi thông báo không chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử.
-
Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao (ví dụ chủ sở hữu có liên quan đến hành vi gian lận hóa đơn, đăng ký địa chỉ không cụ thể, mã số thuế ở trạng thái không hoạt động...), cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin trong 3 ngày làm việc trước khi chấp nhận đăng ký.
Đây là lý do các nhà bán hàng xuyên biên giới nên chuẩn hóa thông tin đăng ký kinh doanh, số điện thoại và địa chỉ trước khi làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, tránh bị từ chối do sai lệch dữ liệu: một lỗi phổ biến với hộ kinh doanh mới chuyển đổi mô hình hoặc thay đổi người đại diện.
4. Xử lý hóa đơn điện tử lập sai và các trường hợp bị ngừng, tạm ngừng sử dụng
Thông tư này phân loại rõ hai hướng xử lý khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai. Nếu sai sót không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn. Ngược lại, nếu sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán buộc phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập, kèm dòng chữ ghi rõ số hóa đơn gốc được điều chỉnh hoặc thay thế.
Song song đó, người bán cần đặc biệt lưu ý các trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, bao gồm: chấm dứt hiệu lực mã số thuế, cơ quan thuế xác minh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, tạm ngừng kinh doanh, bị cưỡng chế nợ thuế, hoặc thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn. Với hộ kinh doanh thương mại điện tử có nhiều địa điểm kinh doanh hoặc thường xuyên thay đổi thông tin đăng ký, rủi ro bị hệ thống đánh dấu sai lệch dữ liệu và tạm ngừng cấp mã hóa đơn là hoàn toàn có thật nếu không rà soát dữ liệu định kỳ.
5. Thông tư 91/2026/TT-BTC tác động thế nào đến nhà bán hàng xuyên biên giới trên Amazon, Shopify, TikTok Shop
Với mô hình bán hàng đa sàn, mỗi nền tảng như Amazon, Shopify, TikTok Shop có luồng dữ liệu doanh thu, phí, hoàn tiền riêng biệt, trong khi Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu dữ liệu hóa đơn điện tử phải được chuyển đến cơ quan thuế theo đúng mẫu biểu quy định (Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, Bảng tổng hợp doanh thu). Nếu số liệu trên hóa đơn không khớp với doanh thu thực tế ghi nhận trên từng sàn, người bán dễ rơi vào tình huống phải giải trình hoặc điều chỉnh hóa đơn liên tục.
Đây chính là điểm nghẽn phổ biến nhất mà Sliner quan sát được ở các nhà bán hàng xuyên biên giới: dữ liệu bán hàng nằm rải rác ở nhiều sàn, nhiều đơn vị tiền tệ, trong khi nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới lại đòi hỏi tính chính xác gần như tuyệt đối tại thời điểm phát sinh giao dịch. Việc đối soát thủ công giữa báo cáo sàn và hệ thống hóa đơn điện tử không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
6. Sliner đồng hành cùng hộ kinh doanh tuân thủ Thông tư 91/2026/TT-BTC
Tuân thủ đúng Thông tư 91/2026/TT-BTC không phải là việc làm một lần, mà là quy trình vận hành liên tục: từ đăng ký, xuất hóa đơn đến đối soát dữ liệu với từng sàn thương mại điện tử. Với nhà bán hàng xuyên biên giới, sai sót nhỏ trong khâu dữ liệu có thể kéo theo hệ quả lớn hơn nhiều so với chi phí đầu tư vào một hệ thống vận hành đúng chuẩn ngay từ đầu.
Sliner hỗ trợ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp thương mại điện tử xuyên biên giới tự động hóa việc đối soát doanh thu đa sàn (Amazon, Shopify, TikTok Shop) với dữ liệu hóa đơn điện tử, thông qua nền tảng Genbook, giảm thiểu rủi ro sai lệch số liệu khi kê khai và xuất hóa đơn theo đúng quy định hiện hành. Với các trường hợp cần tái cấu trúc mô hình kinh doanh hoặc hoạch định lại nghĩa vụ thuế dài hạn, đội ngũ chuyên gia của Sliner cũng đồng hành tư vấn để đảm bảo doanh nghiệp vừa tuân thủ, vừa tối ưu chi phí vận hành.
Tìm hiểu dịch vụ Tự động hoá kế toán của Sliner, hoặc tham khảo thêm dịch vụ Cấu trúc & hoạch định thuế doanh nghiệp nếu doanh nghiệp cần một chiến lược thuế toàn diện hơn.
Nguồn tham khảo: Thông tư 91/2026/TT-BTC, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
