.svg)
Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các doanh nghiệp đang tăng trưởng là: Khi nào nên tuyển kế toán?
Thực tế, không có một cột mốc cố định áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Nhu cầu xây dựng đội ngũ kế toán phụ thuộc vào quy mô doanh thu, số lượng giao dịch, độ phức tạp trong vận hành và yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp.
Ở giai đoạn đầu, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự kiểm soát tài chính kết hợp với dịch vụ kế toán thuê ngoài. Tuy nhiên, khi doanh thu tăng trưởng, dữ liệu phát sinh ngày càng nhiều và yêu cầu ra quyết định trở nên nhanh hơn, doanh nghiệp cần từng bước xây dựng một hệ thống tài chính chuyên nghiệp hơn. Xem thêm bài viết Kế toán là gì tại ĐÂY.
Dưới đây là lộ trình phát triển đội ngũ kế toán thường gặp tại các doanh nghiệp thương mại điện tử và doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1. Giai đoạn 1: Doanh thu nhỏ - chủ doanh nghiệp tự kiểm soát tài chính kết hợp dịch vụ kế toán thuê ngoài
Trong giai đoạn khởi đầu, hoạt động kinh doanh thường tập trung trên một hoặc hai kênh bán hàng, số lượng giao dịch còn thấp và cấu trúc chi phí tương đối đơn giản.
Ở thời điểm này, mô hình phù hợp nhất là chủ doanh nghiệp trực tiếp theo dõi dòng tiền, doanh thu và chi phí, trong khi dịch vụ kế toán thuê ngoài đảm nhận các công việc liên quan đến kê khai thuế và tuân thủ pháp lý.
Mục tiêu của giai đoạn này không phải là xây dựng một bộ máy tài chính hoàn chỉnh, mà là duy trì tính kỷ luật trong quản lý tiền mặt và đảm bảo doanh nghiệp luôn đáp ứng các nghĩa vụ thuế cơ bản.
Mô hình này giúp tối ưu chi phí trong giai đoạn đầu, nhưng chỉ phù hợp khi quy mô giao dịch còn nhỏ. Khi số lượng đơn hàng, nhà cung cấp và các khoản thanh toán bắt đầu gia tăng, việc kiểm soát hoàn toàn bằng phương pháp thủ công sẽ dần trở nên khó khăn hơn.
Đó cũng là lúc doanh nghiệp bước sang giai đoạn tiếp theo.
2. Giai đoạn 2: Doanh thu tăng trưởng - kết hợp kế toán dịch vụ và kế toán bán thời gian
Khi doanh thu bắt đầu tăng, khối lượng giao dịch phát sinh mỗi ngày lớn hơn đáng kể. Chủ doanh nghiệp không còn đủ thời gian để vừa vận hành kinh doanh vừa xử lý các công việc liên quan đến dữ liệu tài chính. Lúc này, việc bổ sung một kế toán bán thời gian là giải pháp phù hợp.
Kế toán bán thời gian sẽ đảm nhận các công việc vận hành hàng ngày như:
-
Thu thập và nhập liệu hóa đơn, chứng từ
-
Đối chiếu sao kê ngân hàng
-
Theo dõi doanh thu và chi phí
-
Lập báo cáo định kỳ
Trong khi đó, đơn vị kế toán dịch vụ tiếp tục phụ trách các vấn đề liên quan đến tuân thủ và kê khai thuế.
Sự phân tách này giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác của dữ liệu mà vẫn tối ưu chi phí nhân sự. Tuy nhiên, khi dữ liệu bắt đầu được sử dụng cho mục đích quản trị thay vì chỉ ghi nhận, mô hình này cũng dần bộc lộ những hạn chế. Các báo cáo thường được tổng hợp theo tuần hoặc theo tháng, khiến doanh nghiệp khó theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực.
Bên cạnh đó, công nợ nhà cung cấp, tồn kho và nhu cầu làm việc với ngân hàng hoặc đối tác ngày càng gia tăng, đòi hỏi một nguồn lực chuyên trách hơn.
3. Giai đoạn 3: Doanh thu từ 1 đến 5 tỷ đồng mỗi tháng - thiết lập kế toán nội bộ toàn thời gian
Khi doanh nghiệp đạt doanh thu từ 1 đến 5 tỷ đồng mỗi tháng, bộ phận kế toán không còn đơn thuần thực hiện nhiệm vụ ghi nhận số liệu.
Ở quy mô này, doanh nghiệp thường vận hành trên nhiều nền tảng bán hàng, làm việc với nhiều nhà cung cấp, quản lý nhiều dòng sản phẩm và sở hữu đội ngũ nhân sự ngày càng lớn hơn. Việc tuyển dụng kế toán nội bộ toàn thời gian trở thành một nhu cầu tất yếu.
Khác với mô hình trước đó, kế toán nội bộ có khả năng theo dõi dữ liệu liên tục và chủ động phát hiện các vấn đề phát sinh trong vận hành như:
-
Chi phí quảng cáo tăng bất thường
-
Tồn kho vượt mức tối ưu
-
Công nợ kéo dài
-
Sai lệch trong chi phí mua hàng
-
Các khoản thất thoát tài chính tiềm ẩn
Trong nhiều trường hợp, giá trị mà kế toán nội bộ tạo ra có thể lớn hơn đáng kể so với chi phí nhân sự.
Ví dụ, chỉ riêng việc phát hiện sai lệch trong chi phí vận chuyển hoặc chi phí nhà cung cấp cũng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm.
Từ đây, kế toán không còn là bộ phận ghi nhận số liệu, mà bắt đầu trở thành một công cụ hỗ trợ kiểm soát và tối ưu hiệu quả kinh doanh.
4. Giai đoạn 4: Xây dựng hệ thống tài chính phục vụ tăng trưởng
Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng mạnh, thách thức lớn nhất không còn nằm ở việc ghi nhận dữ liệu.
Doanh nghiệp lúc này cần trả lời những câu hỏi quan trọng hơn:
-
Kênh bán hàng nào đang tạo ra lợi nhuận tốt nhất?
-
Dòng tiền sẽ biến động như thế nào trong ba tháng tới?
-
Có nên mở rộng sang thị trường mới?
-
Ngân sách marketing nên được phân bổ ra sao?
-
Tỷ suất lợi nhuận thực tế của từng nhóm sản phẩm là bao nhiêu?
Để trả lời những câu hỏi này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống tài chính có khả năng phân tích, dự báo và hỗ trợ ra quyết định.
Các dashboard quản trị, hệ thống báo cáo theo thời gian thực và quy trình đối soát dữ liệu tự động trở thành nền tảng quan trọng trong vận hành.
Đây cũng là giai đoạn nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng mô hình Fractional CFO (Giám đốc tài chính bán thời gian) để tiếp cận năng lực hoạch định tài chính cấp cao mà không phải duy trì chi phí của một vị trí CFO toàn thời gian.
Tài chính lúc này không còn là bộ phận hỗ trợ phía sau, mà trở thành một chức năng chiến lược giúp doanh nghiệp định hướng tăng trưởng và quản trị rủi ro.
5. Đội ngũ kế toán cần phát triển cùng tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp
Không có một mô hình kế toán phù hợp cho mọi giai đoạn phát triển.
Nhu cầu về hệ thống tài chính không cố định mà thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Nếu ở giai đoạn đầu, các quy trình đơn giản có thể đáp ứng nhu cầu vận hành, thì khi doanh thu đạt đến quy mô lớn hơn, doanh nghiệp cần một hệ thống kiểm soát và quản trị tài chính bài bản để duy trì hiệu quả tăng trưởng.
Khi doanh nghiệp tăng trưởng, hệ thống tài chính cũng cần được nâng cấp tương ứng. Quá trình đó thường bắt đầu từ việc tự kiểm soát tài chính, chuyển sang kế toán bán thời gian, xây dựng đội ngũ kế toán nội bộ và cuối cùng là hình thành một hệ thống tài chính có khả năng phân tích, dự báo và hỗ trợ chiến lược.
Doanh nghiệp càng phát triển, giá trị của bộ phận kế toán càng không nằm ở việc ghi nhận số liệu, mà nằm ở khả năng biến dữ liệu thành những quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
6. Sliner Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Trong Mọi Giai Đoạn Xây Dựng Đội Ngũ Kế Toán
Mỗi giai đoạn phát triển của doanh nghiệp đều đặt ra những yêu cầu khác nhau đối với hệ thống tài chính và đội ngũ kế toán. Tuy nhiên, thách thức chung mà nhiều doanh nghiệp gặp phải không nằm ở việc thiếu dữ liệu, mà là dữ liệu phân tán trên nhiều nền tảng, khó đối soát và thiếu tính nhất quán để phục vụ quản trị.
Tại Sliner, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp Thương mại điện tử xây dựng nền tảng tài chính phù hợp với từng giai đoạn tăng trưởng, từ việc chuẩn hóa dữ liệu kế toán, thiết lập quy trình kiểm soát, đến xây dựng hệ thống báo cáo quản trị phục vụ ra quyết định. Xem thêm bài viết về: Xây Dựng Đội Ngũ Kế Toán TMĐT: Khi Nào Là Thời Điểm Vàng?
Bên cạnh đó, sử dụng những nền tảng như GenBook – Hệ thống Vận hành Kế toán & Tài chính Thương mại Điện tử, giúp doanh nghiệp kết nối liền mạch giữa dữ liệu kế toán, tài chính và hoạt động kinh doanh. GenBook là nền tảng Accounting & Finance Operating System dành cho doanh nghiệp thương mại điện tử. Thông qua khả năng tự động đối soát và dashboard tài chính theo thời gian thực, GenBook giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công, nâng cao khả năng kiểm soát và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác hơn.
