.svg)
Kỳ quyết toán thuế hàng năm là lúc nhiều nhà bán hàng Amazon mới nhận ra một lỗ hổng trong hồ sơ kế toán: doanh thu và dòng tiền đều có thật, nhưng bộ chứng từ dùng để chứng minh các con số đó với cơ quan thuế lại rời rạc, thiếu sót hoặc không khớp với nhau.
Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, đặt ra quy định riêng về hóa đơn thương mại điện tử đối với hoạt động xuất khẩu. Với nhà bán hàng Amazon, chứng từ quyết toán thuế nay không còn là bộ giấy tờ chỉ được tập hợp vào cuối năm mà cần được chuẩn bị đầy đủ ngay từ từng giao dịch. Checklist dưới đây hệ thống hóa bốn nhóm chứng từ nhà bán hàng cần có và cách tổ chức hồ sơ để sẵn sàng giải trình.
1. Vì sao chứng từ quyết toán thuế là điểm yếu của nhà bán hàng Amazon
Khác với hoạt động bán hàng trong nước, một giao dịch trên Amazon thường đi qua nhiều bên trung gian trước khi tiền về tài khoản doanh nghiệp. Không những vậy, Amazon ghi nhận đơn hàng bằng ngoại tệ, khấu trừ phí bán hàng, phí FBA, phí quảng cáo rồi chuyển số tiền thuần theo chu kỳ thanh toán định kỳ. Sau đó, khoản tiền này tiếp tục đi qua ví thanh toán trung gian trước khi về tài khoản nhà bán hàng tại ngân hàng Việt Nam.
Điều này khiến doanh thu theo đơn hàng, số tiền Amazon chuyển và số tiền ngân hàng thực nhận có thể không trùng khớp với nhau. Trong khi đó, thời điểm lập hóa đơn theo quy định gắn với thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc thông quan, không phụ thuộc vào thời điểm sàn thanh toán. Do đó, nếu nhà bán hàng chỉ căn cứ vào dòng tiền về tài khoản, hóa đơn và tờ khai có thể bị lệch kỳ, lệch giá trị.
Nếu không chứng minh được nguồn gốc doanh thu và tính hợp lệ của chứng từ, nhà bán hàng có thể đối mặt với ba rủi ro trực tiếp: không được áp thuế suất thuế giá trị gia tăng 0% cho hàng xuất khẩu, chi phí bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, và bị truy thu thuế kèm tiền chậm nộp, tiền phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.
2. Nhóm 1: Hóa đơn đầu ra và chứng từ doanh thu
Hóa đơn đầu ra là yếu tố quan trọng hàng đầu bởi đây là điểm khởi đầu của bộ chứng từ quyết toán thuế, mọi số liệu doanh thu kê khai đều cần được đối chiếu với các hóa đơn tương ứng.
2.1 Chọn đúng loại hóa đơn cho mô hình kinh doanh
Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử (Electronic Commercial Invoice)được áp dụng cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Nếu chưa đáp ứng điều kiện này, người xuất khẩu lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
Hướng dẫn chi tiết về thời điểm và nội dung hóa đơn khi bán hàng qua sàn được Thư Viện Pháp Luật tổng hợp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nhà bán hàng nên xác định chính xác loại hóa đơn ngay từ đầu kỳ, vì lựa chọn này ảnh hưởng trực tiếp đến cách kê khai và đối chiếu vào cuối kỳ.
2.2 Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn
Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với các loại hàng hóa. Đối với hàng hóa nói chung, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Còn với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Với mô hình FBA, hàng thường được xuất theo lô để gửi vào kho trước khi phát sinh đơn bán cho người mua cuối cùng, vì vậy, mốc thông quan và mốc bán hàng có thể cách nhau nhiều tuần. Cách xác định thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp này cần được thống nhất với chuyên gia thuế ngay từ đầu để tránh sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Tuy nhiên dù áp dụng cách nào, bộ hồ sơ vẫn cần lưu đầy đủ cả hai mốc: số tờ khai hải quan kèm mã lô hàng gửi kho (Shipment ID) và dữ liệu đơn hàng bán ra.
2.3 Kiểm tra nội dung bắt buộc trên hóa đơn
-
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán phải khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo mã số thuế.
-
Giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ được ghi theo nguyên tệ, đồng thời thể hiện tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định.
-
Tên hàng hóa được ghi bằng tiếng Việt, chi tiết theo từng chủng loại; nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì đặt trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt.
-
Với hóa đơn thương mại điện tử, không bắt buộc phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.
2.4 Xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua hoặc số tiền bằng chữ nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa, người bán thông báo cho người mua và gửi Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn. Nhưng đối với hóa đơn sai sót liên quan đến giá trị hoặc thuế phải được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Đặc biệt, mọi thông báo sai sót cần được lưu cùng hóa đơn gốc để hồ sơ được liền mạch khi quyết toán.
3. Nhóm 2: Sao kê giao dịch và chứng từ thanh toán
Khi có giao dịch trên sàn, hóa đơn chỉ chứng minh nhà bán hàng đã bán được hàng; để chứng minh dòng tiền tương ứng đã thực sự được chuyển về tài khoản, người bán cần thêm chứng từ thanh toán. Với nhà bán hàng trên Amazon, đây là chuỗi ba lớp chứng từ cần đối chiếu và khớp với nhau:
-
Báo cáo thanh toán của Amazon (Settlement Report): thể hiện doanh thu theo từng đơn, các khoản phí, hoàn tiền và số tiền thuần được chuyển trong mỗi kỳ.
-
Bảng kê của ví trung gian thanh toán: thể hiện số tiền nhận từ Amazon, phí rút tiền và tỷ giá quy đổi khi chuyển tiền về Việt Nam.
-
Sổ phụ ngân hàng (Bank Statement): thể hiện số tiền ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam thực nhận vào tài khoản doanh nghiệp.
Chuỗi chứng từ này đặc biệt quan trọng vì chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một trong các điều kiện bắt buộc để áp thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu. Phần chênh lệch giữa ba lớp, gồm phí sàn, phí chuyển tiền và chênh lệch tỷ giá, cần được giải thích bằng số liệu cụ thể, thay vì để thành một khoản không rõ nguồn gốc trong sổ kế toán.
Trên thực tế, đây thường là phần nhà bán hàng tốn nhiều thời gian nhất khi chuẩn bị chứng từ quyết toán thuế, bởi mỗi kỳ thanh toán có thể có hàng trăm đến hàng nghìn dòng giao dịch cần đối chiếu thủ công nếu không có công cụ hỗ trợ.
4. Nhóm 3: Hồ sơ chứng minh xuất khẩu đối với mô hình FBA và FBM
Đối với hàng hóa xuất khẩu qua Amazon hoặc sàn thương mại điện tử nước ngoài, ngoài các điều kiện chung về thuế giá trị gia tăng (Value Added Tax - VAT), doanh nghiệp cần đáp ứng bộ hồ sơ đặc thù tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt, chỉ có tờ khai hải quan chứng minh hàng đã rời Việt Nam là chưa đủ, doanh nghiệp còn phải có tài liệu chứng minh hàng đã được xuất bán và giao cho người mua ở nước ngoài.
Với mô hình Amazon hoàn tất đơn hàng (Fulfillment by Amazon - FBA), thời điểm hàng rời Việt Nam và thời điểm hàng thực tế được người mua cuối đặt mua có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần theo dõi riêng hai nhóm mốc:
-
Mốc xuất kho đi nước ngoài: thời điểm hàng được thông quan và vận chuyển sang kho Amazon.
-
Mốc bán hàng: thời điểm người mua cuối đặt hàng và hàng được giao từ kho Amazon.
Thời hạn lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu thực hiện theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đồng thời, để chứng minh điều kiện thuế đối với hàng xuất khẩu qua sàn thương mại điện tử nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu hồ sơ chứng minh hàng đã được xuất bán và giao cho người mua ở nước ngoài theo khoản 1 Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Tờ khai hải quan khi gửi hàng sang kho không tự thân thay thế các chứng từ chứng minh giao dịch bán hàng sau đó.
Với mô hình người bán tự hoàn tất đơn hàng (Fulfillment by Merchant - FBM), hàng thường được gửi từ Việt Nam sau khi người mua đã đặt hàng, nên mốc xuất khẩu và mốc bán hàng gần nhau hơn. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần lưu, đồng thời, chứng từ xuất khẩu và dữ liệu đơn hàng, giao hàng tương ứng cho từng giao dịch.
Để thuận tiện khi đối chiếu, người bán nên lưu thêm vận đơn, phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), xác nhận nhập kho từ Amazon (với FBA), cùng báo cáo đơn hàng và báo cáo thanh toán xuất từ Seller Central.
5. Nhóm 4: Chứng từ chi phí
Các khoản chi cho hoạt động kinh doanh, như tiền mua hàng, phí Amazon hay cước vận chuyển, chỉ được trừ khi tính thuế thu nhập nếu có chứng từ hợp lệ, do đó, chứng từ chi phí là phần không thể thiếu trong bộ chứng từ quyết toán thuế. Với nhà bán hàng trên Amazon, chứng từ chi phí phát sinh từ hai phía: nhà cung cấp trong nước và các nền tảng nước ngoài.
-
Hóa đơn đầu vào trong nước: hàng hóa, nguyên vật liệu, bao bì, vận chuyển nội địa và dịch vụ hậu cần.
-
Hóa đơn và báo cáo phí từ Amazon: phí bán hàng (Referral Fee), phí FBA, phí lưu kho, phí quảng cáo; số liệu cần đối chiếu được với báo cáo thanh toán.
-
Chứng từ dịch vụ nước ngoài khác: phần mềm, công cụ nghiên cứu từ khóa, dịch vụ thiết kế thuê ngoài, kèm chứng từ thanh toán tương ứng.
Cần lưu ý: theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi “Bán cho người tiêu dùng” không có giá trị để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Nhà bán hàng cần yêu cầu nhà cung cấp ghi đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp ngay khi mua hàng, thay vì chờ đến cuối năm mới rà soát.
6. Lưu trữ chứng từ và hồ sơ thuế cho nhà bán hàng
Ngoài việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ, người bán cũng cần tổ chức hồ sơ để có thể truy xuất khi cần. Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải được lưu tối thiểu 10 năm. Vì cơ quan thuế có thể kiểm tra nhiều kỳ cùng lúc, nên chứng từ quyết toán thuế của các năm trước cũng quan trọng không kém năm hiện tại.
6.1 Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ
-
Tổ chức theo kỳ và theo kênh: mỗi tháng hoặc mỗi quý một thư mục, tách riêng từng thị trường Amazon (Mỹ, châu Âu, Nhật Bản...) và từng tài khoản nhận tiền.
-
Liên kết chéo: mỗi lô hàng cần được liên kết với tờ khai hải quan, hóa đơn, báo cáo thanh toán và giao dịch ngân hàng tương ứng.
-
Lưu bản điện tử gốc: hóa đơn điện tử nên được lưu ở định dạng dữ liệu gốc (XML), không chỉ lưu bản PDF hiển thị.
-
Tải báo cáo định kỳ: báo cáo trên Seller Central và ví trung gian nên được tải về hằng tháng, thay vì phụ thuộc vào thời hạn hiển thị của nền tảng.
6.2 Bảng checklist tổng hợp
|
Nhóm chứng từ
|
Chứng từ cần có
|
Căn cứ, mục đích
|
|
Hóa đơn đầu ra
|
Hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn giá trị gia tăng điện tử; thông báo sai sót Mẫu số 04/SS-HĐĐT
|
|
|
Thanh toán
|
Báo cáo thanh toán Amazon, bảng kê ví trung gian, sổ phụ ngân hàng
|
Điều kiện thuế suất 0%, đối chiếu doanh thu
|
|
Xuất khẩu
|
Hợp đồng với Amazon hoặc đơn vị quản lý sàn; tờ khai hải quan; vận đơn; phiếu đóng gói (Packing List); xác nhận nhập kho từ Amazon (với FBA); bằng chứng đơn hàng và doanh số trực tuyến; hóa đơn; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; điều khoản hoặc bản ghi về việc Amazon thu hộ; bằng chứng giao hàng cho người mua ở nước ngoài.
|
Điều 18 Nghị định 181/2025/NĐ-CP
|
|
Chi phí
|
Hóa đơn đầu vào, báo cáo phí Amazon, chứng từ dịch vụ nước ngoài
|
Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập
|
|
Lưu trữ
|
Bản điện tử gốc, liên kết chéo theo lô hàng và theo kỳ
|
Luật Kế toán 2015, tối thiểu 10 năm
|
Bảng trên có thể được sử dụng như danh mục rà soát hồ sơ thuế người bán trước mỗi kỳ quyết toán: nhóm nào còn thiếu chứng từ thì nhóm đó là điểm rủi ro cần được xử lý trước.
Sliner giúp chuẩn hóa chứng từ quyết toán thuế cho nhà bán hàng TMĐT
Sliner tư vấn cho nhà bán hàng xuyên biên giới xác định bộ chứng từ cần có theo mô hình kinh doanh thực tế, từ cách xử lý hàng gửi kho FBA đến điều kiện áp thuế suất 0%. Ở khâu vận hành, Genbook - đối tác của Sliner, là nền tảng kế toán và đối soát dành cho nhà bán hàng thương mại điện tử xuyên biên giới - tự động đối chiếu báo cáo thanh toán Amazon, giao dịch ví trung gian và sổ phụ ngân hàng, giúp doanh nghiệp duy trì bộ chứng từ quyết toán thuế nhất quán cho từng kỳ.
Tìm hiểu phần mềm kế toán Genbook, giải pháp Tự động hoá kế toán hoặc liên hệ Sliner để được tư vấn rà soát hồ sơ trước kỳ quyết toán.
![[Ra mắt tính năng GenInvoice] Cập nhật quy định mới về xuất hóa đơn điện tử](https://cms.sliner.sg/storage/uploads/blogs/BPdTY6KEjymG8r4XhGVB08Ya0UWJW3fvU9M3FJyt.jpg)
