.svg)
Phần lớn nhà bán hàng thương mại điện tử làm việc với hóa đơn bản PDF nhận được từ phần mềm hoặc đơn vị dịch vụ. Tuy nhiên, bản PDF chỉ là bản hiển thị để người dùng xem và lưu trữ, trong khi đó, hồ sơ có giá trị pháp lý khi cơ quan thuế đối chiếu là file XML đi kèm chữ ký số.
Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC và quy định lại toàn bộ quy chuẩn hóa đơn điện tử hiện hành. Nhà bán hàng không cần tự viết XML, nhưng cần hiểu đủ để kiểm tra nhà cung cấp dịch vụ thực hiện đúng, phát hiện sai sót trước khi dữ liệu được gửi đến cơ quan thuế và xác định chính xác những gì cần lưu trữ.
1. Định dạng hóa đơn điện tử
Theo Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và độ dài dữ liệu của từng trường thông tin, phục vụ ba mục đích: truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn. Chuẩn này sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language - XML), được tạo ra để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin khác nhau.
Việc quy định định dạng không chỉ mang tính hình thức mà còn giúp chuẩn hóa cách dữ liệu hóa đơn được lưu trữ, truyền nhận và đối chiếu. Khi mọi hóa đơn trên thị trường cùng tuân theo một chuẩn hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể đọc toàn bộ dữ liệu bằng máy và đối chiếu doanh thu kê khai với dữ liệu hóa đơn thực tế mà không cần thao tác thủ công. Với nhà bán hàng, điều này đồng nghĩa với việc các sai lệch về doanh thu và số liệu hóa đơn có thể được phát hiện sớm và nhanh chóng hơn so với trước đây.
1.1 Hai thành phần bắt buộc trong định dạng hóa đơn điện tử
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, file có thêm thành phần thứ ba chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế. Cấu trúc này là phần cốt lõi của chuẩn hóa đơn điện tử.
Cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ cùng phương thức truyền nhận, đồng thời cung cấp công cụ hiển thị nội dung hóa đơn. Trong đó, thành phần chữ ký số được thực hiện theo pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp không được tự định nghĩa cấu trúc riêng: mọi phần mềm hóa đơn đều phải tuân theo cấu trúc do Cục Thuế công bố để áp dụng thống nhất.
1.2 Bản thể hiện không thay thế file XML gốc
Thông tư yêu cầu hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung và dễ hiểu, để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử. Bản PDF hay bản in chỉ là bản thể hiện của dữ liệu XML, không phải bản thân hóa đơn.
Trên thực tế, khi lưu trữ chứng từ phục vụ quyết toán hoặc giải trình, file XML mới là bản gốc cần được lưu giữ, không phải file PDF. Nhiều nhà bán hàng chỉ tải PDF về ổ lưu trữ đám mây mà bỏ qua XML; đến khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu, họ phải quay lại xin nhà cung cấp dịch vụ, trong khi thời hạn giải trình theo Thông tư thường chỉ là 03 ngày làm việc.
2. Ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử
Chuẩn hóa đơn điện tử gán cho mỗi hóa đơn một mã nhận dạng gồm ký hiệu mẫu (một ký tự) và ký hiệu hóa đơn (sáu ký tự). Đọc được bảy ký tự này là cách nhanh nhất để kiểm tra một hóa đơn có đúng loại, đúng năm và đúng cơ chế cấp mã hay không.
2.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
|
Số 1
|
Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
|
|
Số 2
|
Hóa đơn điện tử bán hàng
|
|
Số 3
|
Hóa đơn điện tử bán tài sản công
|
|
Số 4
|
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
|
|
Số 5
|
Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và chứng từ điện tử khác có nội dung của hóa đơn
|
|
Số 6
|
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
|
|
Số 7
|
Hóa đơn thương mại điện tử
|
|
Số 8
|
Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
|
|
Số 9
|
Hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
|
Đặc biệt, doanh nghiệp xuất khẩu cần xác nhận với đơn vị cung cấp dịch vụ xem nghiệp vụ của mình thuộc mẫu số nào trước khi phát hành. Chọn sai ký hiệu mẫu đồng nghĩa với việc toàn bộ lô hóa đơn phải xử lý lại.
2.2 Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký tự 1 (1 chữ cái)
-
C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
-
K là hóa đơn điện tử không có mã.
Ký tự 2 và 3 (2 chữ số)
Là hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn theo dương lịch. Ví dụ, hóa đơn lập năm 2026 thể hiện là 26.
Ký tự 4 (1 chữ cái)
Một chữ cái trong nhóm T, D, L, M, N, B, G, H, X, F thể hiện loại hóa đơn được sử dụng
-
T là hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng
-
L là hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
-
M là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
-
X là hóa đơn thương mại điện tử
-
F là hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.
Ký tự 5 và 6 (2 chữ cái)
Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu không cần phân biệt nhiều mẫu trong cùng một loại hóa đơn thì ghi YY.
Ví dụ theo Phụ lục I của Thông tư: 1C26TAA là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2026, do doanh nghiệp đăng ký sử dụng; 7K26XAB là hóa đơn thương mại điện tử loại không có mã, lập năm 2026. Trên hóa đơn, ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn nằm ở phía trên bên phải hoặc tại vị trí dễ nhận biết.
3. Các đường truyền dữ liệu hóa đơn gửi cơ quan thuế
Dữ liệu hóa đơn gửi cơ quan thuế đi theo một trong hai đường: gửi trực tiếp từ hệ thống của doanh nghiệp hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Chuẩn hóa đơn điện tử đặt ra các điều kiện kỹ thuật khác nhau cho từng phương thức.
3.1 Gửi trực tiếp
-
Kết nối với Cục Thuế qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm một kênh truyền chính và một kênh truyền dự phòng, mỗi kênh có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
-
Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc hàng đợi tin nhắn (Message Queue - MQ) có mã hóa làm phương thức kết nối.
-
Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
Sau khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp có 05 ngày làm việc để thông báo với Cục Thuế để phối hợp kết nối; quá trình kiểm thử kéo dài 10 ngày làm việc kể từ ngày Cục Thuế nhận được đề nghị. Nếu kiểm thử không thành công, doanh nghiệp phải thay đổi đăng ký và chuyển dữ liệu qua tổ chức trung gian.
3.2 Gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Phần lớn nhà bán hàng lựa chọn phương thức thứ hai, nghĩa là chất lượng tuân thủ phụ thuộc vào nhà cung cấp. Thông tư 91/2026/TT-BTC đặt ra các yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử:
-
Về chủ thể: thành lập theo pháp luật Việt Nam, có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin; thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.
-
Về tài chính: ký quỹ tại một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc có giấy bảo lãnh của ngân hàng với giá trị không dưới 05 tỷ đồng để giải quyết rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
-
Về nhân sự: có tối thiểu 20 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin.
-
Về kỹ thuật: vận hành trên trung tâm dữ liệu chính và trung tâm dữ liệu dự phòng cách nhau tối thiểu 20 km; có khả năng phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn truy cập không hợp pháp và các hình thức tấn công trên môi trường mạng; có hệ thống sao lưu, khôi phục dữ liệu; kết nối với Cục Thuế qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 hoặc tương đương, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng, mỗi kênh có băng thông tối thiểu 20 Mbps.
Danh sách các tổ chức đáp ứng điều kiện được Cục Thuế công khai trên trang thông tin điện tử. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên đối chiếu tên nhà cung cấp với những yêu cầu trên thay vì chỉ dựa vào tài liệu bán hàng.
3.3 Bảng tổng hợp và bảng thông tin chi tiết giao dịch
Không phải trường hợp nào cũng phải gửi từng hóa đơn. Một số nhóm người nộp thuế chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT), Bảng thông tin chi tiết giao dịch (Mẫu số 01/TTGD), Bảng tổng hợp doanh thu (Mẫu số 01/TH-DT) và Bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử (Mẫu số 01/TH-BLĐT).
Nếu dữ liệu trên bảng tổng hợp đã gửi bị thiếu hoặc sai, người bán gửi bảng tổng hợp bổ sung thay vì sử dụng thông báo sai sót thông thường. Đây là điểm doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn trên sàn dễ xử lý sai, khi dữ liệu được tổng hợp theo kỳ thay vì theo từng đơn hàng.
4. Ủy nhiệm lập hóa đơn và tổ chức nước ngoài bán qua nền tảng số
Mô hình bán hàng qua sàn thường dẫn đến việc bên thứ ba lập hóa đơn thay người bán. Thông tư 91/2026/TT-BTC cho phép ủy nhiệm, nhưng kèm theo ba điều kiện:
-
Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận), ghi rõ loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
-
Phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, vì việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
-
Hai bên phải niêm yết trên website của mình, trên giao diện gian hàng hoặc hệ thống của nền tảng để người mua biết về việc ủy nhiệm; khi hết thời hạn ủy nhiệm thì hủy niêm yết.
Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, đồng thời phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm.
Với tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ thông qua nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác, Thông tư 91/2026/TT-BTC cho phép đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế. Các nhóm bán hàng xuyên biên giới đang vận hành pháp nhân nước ngoài nên rà soát để kịp thời đáp ứng yêu cầu pháp lý mới nhất.
5. Xử lý hóa đơn sai
File XML đã được ký số và gửi đi thì không thể sửa trực tiếp. Do đó, người bán phát hành một chứng từ mới thay vì chỉnh sửa chứng từ cũ, đồng thời chia các tình huống thành hai nhóm.
5.1 Sai nội dung không trọng yếu
Nếu sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.
5.2 Sai nội dung trọng yếu
Nếu sai mã số thuế, tên hàng, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán lựa chọn một trong hai cách: lập hóa đơn điều chỉnh, kèm dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”, hoặc lập hóa đơn mới thay thế, kèm dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Ba nguyên tắc cần chú ý khi xử lý hóa đơn sai:
-
Khi đã xử lý một hóa đơn theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, các lần xử lý tiếp theo của chính hóa đơn đó phải theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
-
Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh bắt buộc ghi số dương khi điều chỉnh tăng và ghi số âm khi điều chỉnh giảm, đúng với thực tế điều chỉnh.
-
Trong cùng một tháng, nếu nhiều hóa đơn cùng sai về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Riêng đối với hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử và nền tảng số khác, người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế. Đây là điểm giúp giảm đáng kể khối lượng xử lý cho nhà bán hàng có hàng nghìn đơn mỗi tháng. Về kê khai, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
6. GenInvoice - giải pháp xuất hóa đơn điện tử tự động
Định dạng đơn điện tử là chuẩn đầu ra, không phải chuẩn đầu vào. Với nhà bán hàng thương mại điện tử, dữ liệu hóa đơn đến từ nhiều sàn, nhiều loại phí, nhiều đồng tiền và nhiều chu kỳ thanh toán. Sliner hỗ trợ nhà bán tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử từ chính dữ liệu đơn hàng thông qua việc đồng bộ trực tiếp với các sàn thương mại điện tử như Amazon và Etsy, xác định đơn đủ điều kiện và đúng thời điểm phải lập hóa đơn, xử lý thông tin người mua theo các chỉ tiêu bắt buộc, và đối soát dữ liệu hóa đơn với doanh thu thực tế ghi nhận trên sổ.
Tìm hiểu phần mềm chuẩn hóa dữ liệu bán hàng Genbook, cùng với GenInvoice - tính năng phân tích dữ liệu bán hàng, tự động lập và phát hành hóa đơn theo lô; hoặc liên hệ Sliner để đội ngũ nghiệp vụ rà soát quy trình phát hành hóa đơn hiện tại của gian hàng.
