.svg)
Từ ngày 27/7/2026, quy định về Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh có một số thay đổi theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Cá nhân, hộ gia đình khi đăng ký hộ kinh doanh cần lưu ý các quy định mới về điều kiện đăng ký hộ kinh doanh, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và thủ tục đăng ký hộ kinh doanh.
Bài viết tổng hợp những điểm cần biết khi đăng ký hộ kinh doanh, từ điều kiện, hồ sơ, cách nộp đến việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo quy định hiện hành.
1. Hóa đơn điện tử TMĐT là gì và khác gì các loại hóa đơn điện tử khác
Hóa đơn điện tử TMĐT là hóa đơn được lập, ký số, gửi và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử cho giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên nền tảng thương mại điện tử. Với hộ kinh doanh thực hiện đăng ký hộ kinh doanh và bán hàng trên sàn, việc xác định đúng loại hóa đơn là một phần quan trọng trong quá trình vận hành và kê khai thuế.
Về nội dung bắt buộc, hóa đơn điện tử TMĐT không khác hóa đơn điện tử thông thường. Điểm khác biệt nằm ở nguồn dữ liệu: hóa đơn phụ thuộc vào thông tin đơn hàng và trạng thái giao hàng do sàn xác nhận, thay vì do người bán tự ghi nhận.
Ba khái niệm dưới đây thường bị dùng lẫn với nhau, dẫn tới đăng ký sai loại hóa đơn với cơ quan thuế và phải làm lại toàn bộ hồ sơ:
|
Loại hóa đơn
|
Phạm vi áp dụng
|
Nguồn dữ liệu chính
|
|
Bán hàng qua sàn, nền tảng số trong nước
|
Dữ liệu đơn hàng và trạng thái giao hàng do sàn cung cấp
|
|
|
Bán trực tiếp tại điểm bán, cửa hàng vật lý
|
Máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
|
|
|
Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài
|
Chứng từ xuất khẩu, thông quan hải quan
|
Một hộ kinh doanh vừa bán tại cửa hàng vừa bán trên sàn có thể phải áp dụng song song hai loại hóa đơn đầu tiên, tùy theo kênh bán phát sinh giao dịch. Do đó, người bán cũng cần xác định đúng loại hóa đơn ngay từ khi bắt đầu hoạt động.
2. Ai bắt buộc xuất hóa đơn điện tử TMĐT theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực từ 1/7/2026. Nghị định quy định chi tiết một số nội dung của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, đồng thời thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Đây là cơ sở pháp lý mới cho các quy định về đối tượng sử dụng, nội dung, thời điểm lập và quản lý hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn phát sinh từ hoạt động thương mại điện tử.
2.1. Doanh nghiệp bán hàng qua sàn
Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử TMĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nghĩa vụ này không phụ thuộc vào ngưỡng doanh thu. Điều này áp dụng cả với giao dịch bán trực tiếp và giao dịch phát sinh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada và cả các sàn quốc tế như Amazon và Etsy.
2.2. Ngưỡng 1 tỷ đồng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Đối với hộ kinh doanh, doanh thu là yếu tố quan trọng để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn. Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Hộ kinh doanh chưa vượt ngưỡng 1 tỷ đồng không bắt buộc, nhưng vẫn được đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu. Trên thực tế, nhà bán hàng đa sàn thường vượt ngưỡng sớm hơn dự tính vì doanh thu được cộng gộp từ nhiều gian hàng, nên việc theo dõi doanh thu lũy kế theo năm quan trọng hơn việc ước lượng theo tháng.
2.3. Sàn nộp thuế thay không thay thế nghĩa vụ xuất hóa đơn
Việc sàn khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay không đồng nghĩa với việc người bán được miễn lập hóa đơn điện tử TMĐT. Đây là hai nghĩa vụ độc lập: người bán thực hiện nghĩa vụ về xuất hóa đơn, còn sàn thực hiện trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế theo quy định.
Do đó, bên cạnh điều kiện đăng ký hộ kinh doanh, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người bán cũng cần xác định nghĩa vụ hóa đơn ngay khi bắt đầu kinh doanh.
3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Đối với bán hàng qua sàn, thời điểm này được xác định khi giao hàng thành công, không phải lúc khách đặt hàng hay khi sàn đối soát và chuyển tiền cho người bán.
Do đó, người bán cần căn cứ vào trạng thái giao hàng để lập hóa đơn điện tử TMĐT, tránh ghi nhận theo ngày tiền về hoặc ngay khi đơn được tạo. Hai cách này có thể khiến doanh thu lệch kỳ hoặc phát sinh việc điều chỉnh hóa đơn khi đơn hàng bị hủy, hoàn.
4. Xử lý khi sàn che thông tin người mua
Sàn TMĐT có thể ẩn một phần thông tin người mua để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nhưng thiếu thông tin trên giao diện người bán không đồng nghĩa người bán được miễn lập hóa đơn. Vấn đề nằm ở việc người bán lấy thông tin cần thiết từ đâu và xử lý thế nào khi khách không cung cấp.
4.1. Người bán có quyền yêu cầu sàn cung cấp thông tin
Theo Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng. Khoản 2 Điều 19 xác định đây là trách nhiệm bắt buộc của sàn, không phải dịch vụ hỗ trợ tùy chọn. Như vậy, việc sàn che thông tin trên giao diện không phải căn cứ để người bán bỏ qua nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử TMĐT. Nội dung này được phân tích chi tiết trong hướng dẫn về quy định xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.
4.2. Trường hợp người mua không cung cấp thông tin
Nếu người mua cung cấp tên, địa chỉ hoặc số định danh cá nhân, người bán sử dụng các thông tin này để lập hóa đơn. Trường hợp người mua không cung cấp, hóa đơn được thể hiện theo quy định đối với người tiêu dùng.
Điểm cần lưu ý là hóa đơn không có đầy đủ thông tin người mua sẽ không đáp ứng điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp sử dụng làm căn cứ hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Vì vậy, shop có nhiều khách hàng doanh nghiệp nên xác định nhu cầu xuất hóa đơn ngay từ khi đăng ký hộ kinh doanh và thoả thuận.
Tìm hiểu thêm cách xuất hoá đơn cho trường hợp này tại ĐÂY.
4.3. Không được gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn
Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho từng người mua khi bán hàng hóa. Cơ quan thuế đã trả lời trực tiếp tình huống một hộ kinh doanh phát sinh 700 đến 800 đơn giá trị thấp mỗi ngày: vẫn phải lập hóa đơn cho từng người mua, không được gộp chung theo ngày. Nghị định có bổ sung một số trường hợp đặc thù được lập hóa đơn tổng cuối ngày, nhưng bán hàng qua sàn không nằm trong nhóm này. Với shop hàng trăm đơn mỗi ngày, lập hóa đơn thủ công từng đơn là bất khả thi về mặt vận hành, không chỉ là bất tiện.
5. Rủi ro từ chênh lệch giữa doanh thu sàn và hóa đơn đã xuất
Cơ chế quản lý mới cho phép cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu giao dịch do sàn cung cấp với dữ liệu hóa đơn điện tử TMĐT do người bán phát hành. Vì vậy, chênh lệch giữa doanh thu trên sàn và doanh thu đã xuất hóa đơn có thể được nhận diện ngay trong quá trình đối chiếu dữ liệu.
Nếu phát sinh chênh lệch không được giải trình hoặc xác định là doanh thu chưa xuất hóa đơn, người bán có thể phải truy thu thuế và tiền chậm nộp. Ở chiều ngược lại, bên mua cũng có thể gặp rủi ro khi hóa đơn không hợp lệ không đủ điều kiện để hạch toán chi phí hoặc kê khai thuế.
Do đó, thay vì chỉ kiểm tra khi đến kỳ kê khai, nhà bán hàng nên đối soát doanh thu sàn và hóa đơn theo từng kỳ, đồng thời xác định nguyên nhân của mọi khoản chênh lệch ngay khi phát sinh.
6. Quy trình vận hành hóa đơn điện tử TMĐT cho shop đa sàn
Với shop có hàng trăm đơn mỗi ngày, việc quản lý hóa đơn điện tử TMĐT cần được xây dựng thành một quy trình thống nhất:
-
Tập trung dữ liệu: Kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn, phân tách theo gian hàng và pháp nhân.
-
Xác định đơn đủ điều kiện xuất hóa đơn: Lọc theo trạng thái giao hàng thành công, loại trừ đơn hủy và hoàn.
-
Lập hóa đơn: Tự động sử dụng thông tin người mua do sàn cung cấp hoặc ghi nhận theo quy định khi không có thông tin.
-
Đối soát ba chiều: Đối chiếu doanh thu từ sàn, hóa đơn đã phát hành và số tiền thực nhận.
Trong đó, đối soát là bước quan trọng giúp phát hiện sớm các đơn hàng chưa được xuất hóa đơn, chênh lệch doanh thu và sai lệch giữa dữ liệu từ sàn với dữ liệu kế toán.
7. Sliner giúp nhà bán xuất hoá đơn điện tử tự động
Với nhà bán hàng đa sàn, xuất hóa đơn điện tử TMĐT không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn là bài toán vận hành khi số lượng đơn hàng tăng cao. Nếu dữ liệu đơn hàng, hóa đơn và doanh thu không được kết nối, sai lệch có thể tích lũy và khó xử lý khi đối soát.
Sliner hỗ trợ nhà bán tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử từ dữ liệu đơn hàng: đồng bộ dữ liệu từ các sàn, xác định đơn đủ điều kiện xuất hóa đơn, xử lý thông tin người mua và đối soát dữ liệu hóa đơn với doanh thu thực tế. Quy trình được thiết kế để phù hợp với nhà bán có số lượng đơn lớn kinh doanh trên nhiều nền tảng và các sàn TMĐT Shopee, Tiktokshop, Amazon và Etsy.
Tham khảo dịch vụ Tự động hóa kế toán của Sliner hoặc Liên hệ đội ngũ Sliner để được tư vấn giải pháp xuất hóa đơn điện tử tự động.
