[Ra mắt tính năng GenInvoice] Cập nhật quy định mới về xuất hóa đơn điện tử

Ngày 01/10/2026, Sliner đã tổ chức buổi chia sẻ với chủ đề “Cập nhật quy định mới về xuất hóa đơn điện tử” cũng như ra mắt phần mềm xuất hóa đơn tự động  GenInvoice, thu hút đông đảo khách hàng tham dự. Sự kiện cho thấy sự quan tâm sâu sắc của nhà bán hàng Amazon/Etsy đến những thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. 

1. Những điểm cần lưu ý từ quy định mới về xuất hóa đơn điện tử

Nội dung chương trình tập trung vào 5 nhóm vấn đề chính, giúp người tham dự có cái nhìn tổng quan về những thay đổi cần cập nhật trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

1.1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định mới phân loại các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nhấn mạnh, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. 

1.2. Thời điểm lập hóa đơn cần được xác định đúng

Đối với hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua. Đối với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trước theo trường hợp quy định. Với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng công đoạn dịch vụ, hóa đơn được lập tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao. 

1.3. Hàng trả lại và giảm giá cần có cách xử lý phù hợp

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn điều chỉnh. Trong trường hợp có thỏa thuận giảm giá giữa người bán và người mua, quy trình có thể áp dụng hóa đơn thay thế theo nội dung được trình bày tại chương trình. 

1.4. Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đầy đủ

Các nội dung được lưu ý bao gồm tên và ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, thông tin hàng hóa/dịch vụ, thuế suất và tiền thuế, chữ ký, thời điểm ký số cũng như chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. 

1.5. Vi phạm hóa đơn có thể phát sinh mức phạt đáng kể

Nội dung chương trình cũng lưu ý về các mức xử phạt đối với hành vi không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm. Theo các quy định được trình bày tại chương trình, mức phạt được xác định dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm; trong đó, hành vi không lập hóa đơn có thể bị xử phạt theo Nghị định 291/2026/NĐ-CP. 

Bên cạnh mức phạt tiền, Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập hóa đơn theo quy định. Đáng chú ý, Khoản 4(c) Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025 quy định trường hợp không lập hóa đơn và không kê khai có thể được xác định là hành vi trốn thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát đúng thời điểm lập hóa đơn và bảo đảm các giao dịch phát sinh được ghi nhận, kê khai đầy đủ. 

2. Từ quy định trên văn bản đến những bài toán trong thực tế

Một điểm đáng chú ý từ các trao đổi tại chương trình là việc hiểu quy định chỉ là bước đầu. Khi đưa vào vận hành, doanh nghiệp còn phải trả lời được những câu hỏi rất thực tế: Khi nào cần lập hóa đơn? Dữ liệu nào được sử dụng để lập hóa đơn? Nếu đơn hàng bị trả lại thì xử lý thế nào? Làm sao kiểm soát để thông tin trên hóa đơn không bị sai lệch?

Đặc biệt với những doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn hoặc kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử, dữ liệu đơn hàng có thể liên tục thay đổi theo trạng thái giao hàng, hoàn trả hoặc điều chỉnh. Vì vậy, quy trình hóa đơn cần có sự liên kết giữa giao dịch thực tế, dữ liệu đơn hàng và hóa đơn, thay vì chỉ xử lý ở bước cuối cùng.

Đây cũng là lý do việc chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng quy trình xử lý hóa đơn phù hợp với mô hình vận hành ngày càng trở nên quan trọng.

3. Tuân thủ hóa đơn bắt đầu từ dữ liệu và quy trình

Qua những nội dung được chia sẻ, có thể thấy việc tuân thủ hóa đơn điện tử không chỉ dừng lại ở bước lập và phát hành hóa đơn. Để hạn chế sai sót và bảo đảm dữ liệu được ghi nhận đúng, doanh nghiệp cần kiểm soát xuyên suốt từ giao dịch phát sinh, thời điểm lập hóa đơn đến quá trình xử lý và lưu trữ. Nói cách khác, tuân thủ hóa đơn điện tử cần bắt đầu từ một quy trình được xây dựng và kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu.

Một trong những khó khăn khi vận hành hóa đơn điện tử là phải xuất hóa đơn hằng ngày hoặc tổng hợp vào cuối ngày, trong khi dữ liệu từ các sàn vẫn cần được thu thập, làm sạch và kiểm tra trước khi xử lý. Điều này khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian cho các bước chuẩn bị và đối chiếu dữ liệu. Khi đó, tự động hóa có thể giúp giảm bớt thao tác lặp lại, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi dữ liệu và hóa đơn xuyên suốt quy trình.

4. Kết nối cộng đồng qua những câu chuyện thực tế

Không chỉ tập trung vào nội dung chuyên môn, buổi chia sẻ còn là dịp để các doanh nghiệp cùng trao đổi về những vấn đề thường gặp trong quá trình sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử. Những câu hỏi và tình huống thực tế được đưa ra tại chương trình giúp nội dung trở nên gần hơn với công việc hằng ngày, đồng thời mở ra thêm nhiều góc nhìn từ các mô hình kinh doanh khác nhau.

Với các doanh nghiệp đang tìm cách chuẩn hóa dữ liệu bán hàng và đơn giản hóa quy trình hóa đơn điện tử, GenInvoice hỗ trợ kết nối dữ liệu đơn hàng với quy trình lập và phát hành hóa đơn tự động, giúp giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả đối soát. Liên hệ đội ngũ Sliner để tìm hiểu cách GenInvoice có thể được triển khai phù hợp với mô hình và khối lượng giao dịch của doanh nghiệp.