.svg)
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 đã quy định lại thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu, cũng như loại hóa đơn được sử dụng và trách nhiệm của doanh nghiệp khi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Nhiều doanh nghiệp và nhà bán hàng xuất khẩu vẫn chờ nhận tiền từ khách hàng nước ngoài, hoặc đợi đến cuối tháng rồi mới gom giao dịch để xuất hóa đơn. Cách làm này thuận tiện cho việc đối soát trong quá khứ nhưng không còn phù hợp với quy định hiện hành. Từ ngày 01/7/2026, hạn chót lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu được xác định căn cứ vào thời gian hàng hóa được thông quan, không phụ thuộc vào dòng tiền.
Lập hóa đơn muộn hơn mốc này có thể dẫn đến việc kê khai doanh thu sai kỳ và bị xử phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm. Với doanh nghiệp có hàng chục lô hàng hoặc hàng trăm đơn hàng xuất khẩu mỗi tháng, rủi ro này có thể tích lũy rất nhanh.
1. Căn cứ pháp lý của thời điểm lập hóa đơn
Trong Công văn 4831/CT-CS giới thiệu điểm mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, Cục Thuế xếp thời điểm lập hóa đơn vào nhóm nội dung tác động trực tiếp đến người nộp thuế và yêu cầu toàn ngành tập trung phổ biến. Quy định cụ thể được nêu tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nguyên tắc chung đối với bán hàng hóa là hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Hàng hóa xuất khẩu là trường hợp được quy định riêng, với mốc xác định rõ ràng hơn.
2. Loại hóa đơn hàng xuất khẩu
Xác định đúng thời điểm mới chỉ là một phần của yêu cầu, doanh nghiệp còn phải lập đúng loại hóa đơn, vì việc lập sai loại hóa đơn và đã giao cho người mua cũng là hành vi bị xử phạt. Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử áp dụng cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Nếu chưa đáp ứng điều kiện này, người xuất khẩu lựa chọn hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
|
Tiêu chí
|
Hóa đơn thương mại điện tử
|
Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử
|
|
Điều kiện áp dụng
|
Người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế
|
Người xuất khẩu chưa đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu nêu trên
|
|
Phạm vi giao dịch
|
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
|
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
|
|
Số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua
|
Không bắt buộc
|
Chữ ký số của người mua không bắt buộc; thông tin người mua thực hiện theo quy định về nội dung hóa đơn và từng trường hợp cụ thể
|
|
Hạn lập hóa đơn với hàng xuất khẩu
|
Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi hoàn tất thủ tục hải quan
|
Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi hoàn tất thủ tục hải quan
|
* Giữa hóa đơn GTGT điện tử và hóa đơn bán hàng điện tử, loại hóa đơn áp dụng được xác định dựa trên phương pháp tính thuế GTGT của người bán. Cụ thể:
-
Doanh nghiệp kê khai VAT theo phương pháp khấu trừ → dùng hóa đơn GTGT điện tử.
-
Chủ thể nộp VAT theo phương pháp trực tiếp → dùng hóa đơn bán hàng điện tử.
Một số lưu ý về nội dung khi lập hóa đơn cho khách hàng nước ngoài:
-
Ngôn ngữ: chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt; nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, cỡ chữ nhỏ hơn.
-
Loại tiền tệ: giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ được ghi theo ngoại tệ, đồng thời thể hiện tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định của Luật Quản lý thuế, trừ trường hợp pháp luật cho phép nộp thuế bằng ngoại tệ.
-
Chữ ký số: hóa đơn không bắt buộc có chữ ký số của người mua khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
3. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan (customs clearance) theo quy định của pháp luật về hải quan.
Trên thực tế, người bán được chủ động lựa chọn ngày xuất hóa đơn phù hợp với quy trình nội bộ, miễn không muộn hơn ngày làm việc kế tiếp sau ngày hàng hóa hoàn tất thủ tục hải quan. Ví dụ, nếu hoàn tất thủ tục hải quan vào thứ Năm thì hạn chót lập hóa đơn là thứ Sáu, nếu thứ Sáu không phải ngày nghỉ lễ.
Mốc này áp dụng chung cho cả ba loại hóa đơn có thể sử dụng khi xuất khẩu:
-
Hóa đơn thương mại điện tử
-
Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử
-
Hóa đơn bán hàng điện tử
Với nhà bán hàng xuất khẩu qua sàn thương mại điện tử quốc tế, tiền bán hàng thường về tài khoản sau ngày xuất hàng nhiều tuần. Nếu chờ tiền về mới lập hóa đơn, doanh thu sẽ được ghi nhận muộn hơn kỳ thực tế phát sinh.
4. Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ cho tổ chức nước ngoài
Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu đồng thời cung cấp dịch vụ ra nước ngoài như gia công phần mềm, thiết kế, tiếp thị hoặc hỗ trợ vận hành. Dịch vụ không đi qua thủ tục hải quan, nên mốc xác định hạn lập hóa đơn hoàn toàn khác với hàng hóa. Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:
-
Nguyên tắc chung: hóa đơn được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, áp dụng cả với khách hàng là tổ chức, cá nhân nước ngoài, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
-
Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: hóa đơn được lập tại thời điểm thu tiền.
-
Tiền đặt cọc: khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không phải lập hóa đơn.
-
Bàn giao theo giai đoạn: mỗi lần bàn giao hạng mục, công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị tương ứng.
Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thêm một ngoại lệ đáng chú ý: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoại lệ này được quy định cho hộ và cá nhân kinh doanh, nên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tương tự vẫn cần đối chiếu nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định chung.
Với hợp đồng dịch vụ kéo dài, cách làm an toàn là gắn nghĩa vụ lập hóa đơn với từng biên bản nghiệm thu hoặc từng mốc thanh toán trước được ghi trong hợp đồng, thay vì lập một hóa đơn tổng khi kết thúc.
5. Rủi ro và xử phạt khi lập hóa đơn không đúng thời điểm
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn. Vì vậy, hóa đơn lập muộn kéo theo doanh thu bị kê khai sai kỳ và có thể phát sinh tiền chậm nộp nếu nghĩa vụ thuế bị trì hoãn. Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập, việc ký số và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế phải hoàn tất chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Về xử phạt, Văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đặt mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo số lượng hóa đơn vi phạm:
|
Số hóa đơn lập sai thời điểm
|
Mức phạt tiền
|
|
01 hóa đơn
|
Từ 500.000 đến 1.500.000 đồng
|
|
Từ 02 đến dưới 10 hóa đơn
|
Từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng
|
|
Từ 10 đến dưới 20 hóa đơn
|
Từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng
|
|
Từ 20 đến dưới 50 hóa đơn
|
Từ 15.000.000 đến 30.000.000 đồng
|
|
Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn
|
Từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng
|
|
Từ 100 hóa đơn trở lên
|
Từ 50.000.000 đến 70.000.000 đồng
|
Các mức phạt trên áp dụng đối với tổ chức; với cùng hành vi, mức phạt đối với cá nhân bằng một nửa. Trường hợp không lập hóa đơn, mức phạt còn cao hơn, lên tới từ 60.000.000 đến 80.000.000 đồng khi vi phạm từ 50 số hóa đơn trở lên, kèm biện pháp buộc lập hóa đơn theo quy định.
Với doanh nghiệp xuất khẩu nhiều lô hàng mỗi tháng, chỉ một quy trình lập hóa đơn chậm có tính hệ thống cũng đủ khiến số hóa đơn vi phạm tăng lên các khung phạt cao nhất.
6. Quy trình kiểm soát hóa đơn cho doanh nghiệp xuất khẩu
Để lập hóa đơn đúng hạn mà không làm tăng khối lượng công việc thủ công, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình theo bốn bước.
6.1. Lấy ngày hàng hóa được thông quan làm dữ liệu gốc
Ngày thông quan trên tờ khai cần được cập nhật vào hệ thống kế toán ngay khi có kết quả, thay vì chờ đủ bộ chứng từ xuất khẩu. Đây là dữ liệu đầu vào quyết định hạn chót lập hóa đơn của từng lô hàng.
6.2. Thiết lập cảnh báo hạn lập hóa đơn
Hệ thống cần tự tính hạn chót là ngày làm việc tiếp theo, đồng thời cảnh báo các lô hàng sắp đến hạn nhưng chưa có hóa đơn.
6.3. Tách luồng hàng hóa và dịch vụ
Hàng hóa xuất khẩu dùng mốc hải quan, còn dịch vụ cho khách hàng nước ngoài dùng mốc hoàn thành hoặc mốc thu tiền trước. Gộp chung hai luồng là nguyên nhân phổ biến khiến hóa đơn dịch vụ bị lập muộn.
6.4. Đối soát ba chiều và xử lý sai sót
Định kỳ đối chiếu tờ khai hải quan, hóa đơn đã lập và tiền thực nhận để phát hiện các lô hàng chưa có hóa đơn. Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua hoặc số tiền bằng chữ, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phải lập lại hóa đơn. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Sliner cùng Genbook hỗ trợ nhà bán hàng tuân thủ quy định xuất hóa đơn xuất khẩu
Với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần lập hóa đơn đúng thời điểm tính từ ngày hoàn tất thủ tục hải quan, không phải ngày nhận tiền, bởi việc lập sai thời điểm có thể dẫn đến kê khai sai kỳ và bị xử phạt hành chính theo số lượng hóa đơn vi phạm.
Sliner cùng đối tác Genbook hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu và nhà bán hàng trong việc tuân thủ quy định lập hóa đơn hàng hoá xuất khẩu. Bên cạnh đó, Genbook - đối tác phần mềm chuẩn hóa dữ liệu bán hàng, đã có tính năng GenInvoice tự động phân tích dữ liệu bán hàng, lập và phát hành hóa đơn nháp theo lô, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế sai sót.
Tìm hiểu tính năng tự động hóa hóa đơn điện tử GenInvoice của Genbook hoặc liên hệ đội ngũ Sliner để được hỗ trợ giải pháp phù hợp với mô hình xuất khẩu của doanh nghiệp.
![[Ra mắt tính năng GenInvoice] Cập nhật quy định mới về xuất hóa đơn điện tử](https://cms.sliner.sg/storage/uploads/blogs/BPdTY6KEjymG8r4XhGVB08Ya0UWJW3fvU9M3FJyt.jpg)
