.svg)
Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Cùng ngày, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC để hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hai văn bản cùng có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Với doanh nghiệp, điểm cần lưu ý không chỉ là những quy định mới về hóa đơn điện tử, mà còn là cách đăng ký, lập, xử lý và truyền dữ liệu hóa đơn trong thực tế. Trong đó, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đưa ra các quy định về đối tượng, thời điểm và nội dung hóa đơn, còn Thông tư 91/2026/TT-BTC tập trung hướng dẫn cách triển khai và xử lý các nghiệp vụ liên quan.
Dưới đây là 7 nội dung doanh nghiệp nên rà soát khi áp dụng quy định mới.
1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi áp dụng các hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần xác định mình thuộc nhóm nào theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và sử dụng loại hóa đơn nào.
-
Theo điểm b khoản 1 điều 6 nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, thương mại điện tử, bảo hiểm, y tế, vận tải và các lĩnh vực đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin ĐƯỢC sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
-
Theo điểm c khoản 1 điều 6 nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
-
Theo điểm d khoản 1 điều 6 nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đối với tổ chức nước ngoài, khoản 1 Điều 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng bao gồm chủ quản nền tảng thương mại điện tử và nền tảng số ở nước ngoài có hoạt động kinh doanh trên nền tảng và phát sinh doanh thu tính thuế tại Việt Nam, thuộc trường hợp đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định .
2. Khi nào doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử thì phải lập hóa đơn theo quy định, trừ các trường hợp được loại trừ. Nghị định cũng bổ sung quy định mới về một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, chẳng hạn một số hoạt động của hộ, cá nhân kinh doanh, các khoản thu từ tái bảo hiểm, hoạt động tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ, góp vốn bằng tài sản hoặc điều chuyển tài sản nội bộ.
Điều này đặc biệt đáng lưu ý với doanh nghiệp có nhiều loại giao dịch hoặc bán hàng qua nhiều kênh. Không nên mặc định rằng mọi khoản thu đều được xử lý hóa đơn theo cùng một cách.
Thông tư 91/2026/TT-BTC không thay thế các quy định này mà hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đăng ký, sử dụng và xử lý hóa đơn theo phạm vi được Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định.
Doanh nghiệp cần rà soát: các loại giao dịch đang phát sinh, trường hợp nào phải lập hóa đơn, trường hợp nào thuộc diện không phải lập và quy trình nội bộ có đang xử lý thống nhất hay không.
3. Thời điểm lập hóa đơn có gì thay đổi?
Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đăng ký khi có thay đổi liên quan đến hình thức sử dụng hóa đơn điện tử, chẳng hạn chuyển đổi giữa hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế. Trường hợp người nộp thuế thuộc diện phải chuyển đổi sang hóa đơn có mã do được xác định có rủi ro cao về thuế, việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn cũng được thực hiện theo Điều 6.
Doanh nghiệp cần làm gì?
-
Kiểm tra hình thức hóa đơn điện tử đang đăng ký.
-
Rà soát thông tin đăng ký trên hệ thống thuế.
-
Thực hiện thay đổi thông tin nếu có thay đổi về hình thức sử dụng hóa đơn.
-
Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu khi cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi hình thức hóa đơn.
4. Các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể phải ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp.
Một số trường hợp đáng chú ý gồm:
-
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký theo điểm a, b khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
-
Tạm ngừng kinh doanh theo điểm c khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
-
Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm d khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
-
Có hành vi vi phạm liên quan đến việc lập, sử dụng hóa đơn điện tử hoặc thuộc trường hợp có rủi ro theo quy định tại điểm đ, e, g và các điểm liên quan của khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đối với trường hợp người nộp thuế ủy nhiệm cho bên khác lập hóa đơn, cơ quan thuế cũng thông báo cho bên nhận ủy nhiệm khi người nộp thuế thuộc trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm đ khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Doanh nghiệp cần làm gì?
Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát tình trạng đăng ký thuế, địa chỉ hoạt động và tình trạng sử dụng hóa đơn để kịp thời xử lý nếu thuộc trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
5. Xử lý hóa đơn sai sót
Quy định mới tại điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC tiếp tục làm rõ cách xử lý hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử đã lập nhưng có sai sót. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải:
-
Thông báo hóa đơn có sai sót.
-
Lập hóa đơn điều chỉnh.
-
Lập hóa đơn thay thế.
-
Thực hiện xử lý theo quy định riêng đối với từng loại hóa đơn.
Doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai sót trước khi lựa chọn phương án xử lý. Việc tiếp tục áp dụng một quy trình cũ cho tất cả trường hợp có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu hoặc không phù hợp với quy định mới.
6. Truyền dữ liệu tới cơ quan thuế
Một điểm doanh nghiệp cần rà soát là khả năng truyền dữ liệu hóa đơn và giao dịch tới cơ quan thuế theo đúng yêu cầu.
Đối với một số trường hợp, doanh nghiệp không chỉ quản lý thông tin trên hóa đơn mà còn phải cung cấp dữ liệu giao dịch chi tiết theo quy định.
Với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng hoặc bán hàng trên nhiều nền tảng, đây là vấn đề đáng lưu ý. Dữ liệu từ hệ thống bán hàng, cổng thanh toán và phần mềm kế toán cần được đối chiếu để hạn chế chênh lệch trước khi sử dụng cho kê khai và báo cáo.
7. Doanh nghiệp nên rà soát gì dựa trên thông tư 91/2026/TT-BTC :
Thay vì chỉ cập nhật phần mềm xuất hóa đơn, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ quy trình:
-
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: kiểm tra thông tin đăng ký và hình thức hóa đơn đang áp dụng theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
-
Thời điểm lập hóa đơn: đối chiếu lại các mốc lập hóa đơn theo Nghị định 254.
-
Nội dung hóa đơn: kiểm tra các trường thông tin và nguồn dữ liệu đầu vào.
-
Xử lý sai sót: xây dựng quy trình điều chỉnh, thay thế và thông báo sai sót theo quy định mới.
-
Truyền dữ liệu: kiểm tra khả năng kết nối và đồng bộ giữa hệ thống bán hàng, kế toán và hóa đơn điện tử.
-
Đối soát: bảo đảm doanh thu, đơn hàng, thanh toán và dữ liệu hóa đơn có thể kiểm tra chéo.
Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại điện tử, việc cập nhật quy định nên đi cùng với việc kiểm tra toàn bộ luồng dữ liệu. Khi thông tin bán hàng và thanh toán nằm trên nhiều hệ thống, chỉ cần một điểm lệch cũng có thể ảnh hưởng đến số liệu kế toán và báo cáo thuế.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì?
Thông tư 91/2026/TT-BTC không chỉ đặt ra yêu cầu về thủ tục mà cũng cho thấy nhu cầu lớn hơn về khả năng quản lý dữ liệu hóa đơn một cách có hệ thống. Doanh nghiệp nên ưu tiên:
-
Rà soát lại quy trình lập và xử lý hóa đơn.
-
Chuẩn hóa dữ liệu từ các kênh bán hàng trước khi lập hóa đơn.
-
Thiết lập quy trình đối chiếu giữa doanh thu, đơn hàng, thanh toán và hóa đơn.
-
Tự động hóa các bước lặp lại để giảm nhập liệu và hạn chế sai sót.
Giải pháp tự động hóa hóa đơn điện tử cho nhà bán hàng sàn TMĐT
Với nhà bán hàng đa sàn, xuất hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn là bài toán vận hành khi số lượng đơn hàng tăng cao. Khi dữ liệu đơn hàng, doanh thu và hóa đơn nằm trên nhiều hệ thống, việc tổng hợp và đối soát thủ công dễ phát sinh sai lệch và mất nhiều thời gian xử lý.
Sliner tư vấn và triển khai giải pháp tự động hóa quy trình kế toán và hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu từ các kênh bán hàng, chuẩn hóa thông tin, đối soát doanh thu và hóa đơn, đồng thời giảm các bước xử lý thủ công. Trong đó, GenInvoice hỗ trợ tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử cho nhà bán hàng trên Amazon và Etsy, từ đồng bộ dữ liệu đơn hàng, lập và phát hành hóa đơn theo lô đến đối chiếu số đơn hàng với số hóa đơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý khối lượng giao dịch lớn và quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung hơn.
Tham khảo GenInvoice hoặc liên hệ đội ngũ Sliner để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy trình kế toán và hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
