.svg)
Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử được điều chỉnh theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong bối cảnh các quy định mới được ban hành để hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 và thay thế Nghị định 123/2020 về hóa đơn, chứng từ.
Với nhà bán hàng TMĐT, vấn đề không chỉ nằm ở việc có phải xuất hóa đơn điện tử hay không. Quan trọng hơn là xác định đúng đối tượng áp dụng, thời điểm xuất hóa đơn điện tử, dữ liệu cần lấy từ sàn và cách xử lý khi hóa đơn đã xuất có sai sót.
Bài viết dưới đây hướng dẫn nhà bán hàng TMĐT cách xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử, thời điểm xuất hóa đơn cho từng giao dịch, dữ liệu cần đối chiếu từ sàn và cách xử lý khi hóa đơn đã xuất có sai sót.
1. Quy định về đối tượng xuất hóa đơn điện tử 2026
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2026, nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử được xác định dựa trên loại hình kinh doanh và mức doanh thu của người bán. Cụ thể:
-
Doanh nghiệp: Phải xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào mức doanh thu.
-
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm: Thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trường hợp bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng cũng thuộc diện áp dụng.
-
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu không quá 01 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng có thể đăng ký sử dụng khi có nhu cầu.
Lưu ý: Ngưỡng 01 tỷ đồng được xác định trên tổng doanh thu của cùng một chủ thể kinh doanh, không tính riêng từng gian hàng. Nếu bán hàng đồng thời trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, website riêng hoặc các sàn TMĐT quốc tế như Amazon, Etsy, người bán cần tổng hợp doanh thu từ các kênh để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử. Việc bán hàng qua sàn TMĐT quốc tế không đồng nghĩa với việc được miễn nghĩa vụ về hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
2. Mốc xuất hóa đơn điện tử trong vòng đời một đơn hàng
Với đơn hàng TMĐT, thời điểm xuất hóa đơn điện tử không được xác định theo lúc khách đặt hàng hay lúc sàn chuyển tiền về tài khoản. Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa về nguyên tắc gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.
Do đó, nhà bán hàng cần phân biệt rõ các mốc trong quá trình xử lý đơn hàng:
|
Mốc thời gian
|
Nghĩa vụ lập hóa đơn
|
|
Khách đặt hàng, sàn ghi nhận đơn
|
Chưa phát sinh. Quyền sở hữu hàng hóa chưa chuyển giao.
|
|
Người bán bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển
|
Tùy điều khoản giao hàng. Nếu quyền sở hữu chuyển giao ngay tại thời điểm bàn giao thì phải lập hóa đơn, còn lại chờ mốc giao thành công.
|
|
Khách nhận hàng thành công
|
Lập hóa đơn. Đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
|
|
Đơn giao nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục
|
Mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng.
|
|
Sàn đối soát và giải ngân tiền về tài khoản người bán
|
Không phải mốc lập hóa đơn. Đây chỉ là dòng tiền, không phải sự kiện chuyển giao hàng hóa.
|
|
Đơn xuất khẩu đã được thông quan
|
Lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
|
|
Dịch vụ có thu tiền trước, ví dụ gói dịch vụ trả trước
|
Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc bảo đảm hợp đồng theo Bộ luật Dân sự.
|
Thời điểm ký số được phép khác thời điểm lập hóa đơn, nhưng việc ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã, hoặc chuyển dữ liệu với hóa đơn không có mã, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập. Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, không theo ngày sàn giải ngân. Vì vậy, nhà bán hàng cần quản lý riêng thời điểm xuất hóa đơn, thời điểm ký và gửi hóa đơn và thời điểm sàn giải ngân. Đồng bộ sai các mốc này có thể khiến doanh thu và thuế bị ghi nhận không đúng kỳ.
3. Cần chuẩn bị những dữ liệu gì để xuất hóa đơn điện tử?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung quyền của người bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số: yêu cầu chủ quản nền tảng cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để làm căn cứ lập hóa đơn. Đây là cơ sở để yêu cầu dữ liệu ở mức từng đơn, thay vì chỉ nhận báo cáo thanh toán tổng hợp cuối kỳ.
Tối thiểu, mỗi đơn cần có đủ các trường thông tin sau trước khi đưa vào hệ thống xuất hóa đơn điện tử:
-
Mã đơn hàng và thời điểm giao hàng thành công, dùng để xác định ngày lập hóa đơn.
-
Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế nếu người mua là cơ sở kinh doanh; số định danh cá nhân nếu khách hàng chủ động cung cấp.
-
Tên hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, thể hiện bằng tiếng Việt.
-
Giá trị từng dòng hàng trước chiết khấu, cùng khoản chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại áp dụng, vì các khoản này phải được thể hiện rõ trên hóa đơn.
-
Trạng thái cuối của đơn: hoàn tất, hủy, hoàn hàng, để không lập hóa đơn cho đơn đã hủy trước khi giao.
Đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, cho, biếu, tặng theo quy định của pháp luật thương mại, người bán có thể xuất hóa đơn điện tử tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng, đồng thời lưu danh sách chi tiết các giao dịch.
Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch, người bán vẫn phải thực hiện theo yêu cầu.
4. Những lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử và cách xử lý
Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, nhà bán hàng TMĐT dễ sai ở thời điểm xuất, dữ liệu hàng hóa và cách xử lý hóa đơn có sai sót. Dưới đây là 4 trường hợp thường gặp:
4.1. Lập hóa đơn dựa theo ngày sàn chuyển tiền
Ngày sàn đối soát và chuyển tiền không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm cần xuất hóa đơn điện tử. Ví dụ, đơn hàng giao thành công vào cuối tháng nhưng sàn chỉ giải ngân vào tháng sau. Nếu lấy ngày nhận tiền làm căn cứ, doanh thu và thuế có thể bị ghi nhận lệch kỳ. Để hạn chế sai sót, nhà bán hàng nên sử dụng dữ liệu thời điểm giao hàng thành công làm căn cứ xác định thời điểm xuất hóa đơn điện tử. Báo cáo đối soát của sàn nên được sử dụng để theo dõi dòng tiền, phí sàn và các khoản điều chỉnh.
4.2. Gộp nhiều lần giao hàng vào một hóa đơn
Với đơn hàng được giao thành nhiều đợt hoặc tách thành nhiều lần bàn giao, việc chờ đến cuối kỳ rồi gộp thành một hóa đơn có thể khiến thời điểm xuất hóa đơn điện tử không đúng quy định. Nhà bán hàng cần theo dõi từng lần giao hàng và xuất hóa đơn điện tử tương ứng với hàng hóa đã được chuyển giao theo quy định.
4.3. Tên hàng hóa trên hóa đơn không đủ chi tiết
Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cần được thể hiện bằng tiếng Việt và đủ chi tiết để xác định chủng loại hàng hóa. Việc giữ nguyên tên tiếng Anh từ danh sách của sàn hoặc sử dụng tên quá chung có thể gây khó khăn khi đối chiếu. Nếu cần thể hiện tên tiếng nước ngoài theo danh sách, nhà bán hàng có thể đặt tên tiếng nước ngoài trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc dưới tên tiếng Việt theo quy định. Đồng bộ danh mục sản phẩm giữa sàn và hệ thống xuất hóa đơn điện tử sẽ giúp hạn chế việc chỉnh sửa thủ công.
4.4. Lập hóa đơn thay thế cho sai sót không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn chỉ sai tên người mua, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa, thì người bán thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn, và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế. Ngược lại, sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
5. Xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng xuyên biên giới
Với nhà bán hàng trên Amazon, Etsy hoặc website tự vận hành, đơn hàng xuất khẩu cần được xử lý theo quy định riêng về hóa đơn điện tử. Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế, người bán có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử.
Nếu chưa đáp ứng điều kiện để sử dụng hóa đơn thương mại điện tử, người bán thực hiện xuất hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định.
Khi thiết lập quy trình xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng xuyên biên giới, cần đặc biệt lưu ý 3 nội dung:
-
Xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn: Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm xuất hóa đơn điện tử được gắn với ngày thông quan. Vì vậy, dữ liệu tờ khai hải quan cần được liên kết với dữ liệu đơn hàng để hạn chế xử lý thủ công và sai lệch thời điểm.
-
Thể hiện đúng giao dịch bằng ngoại tệ: Hóa đơn có thể ghi đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ, đồng thời thể hiện tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định. Trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ thu bằng ngoại tệ và nộp thuế bằng ngoại tệ thì thực hiện theo quy định về trường hợp không phải quy đổi.
-
Thông tin và chữ ký của người mua: Việc sử dụng chữ ký số của người mua được thực hiện theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, thay vì bắt buộc trong mọi trường hợp. Với hóa đơn thương mại điện tử, thông tin định danh cá nhân của người mua cũng được thể hiện tùy theo từng giao dịch và yêu cầu áp dụng.
Đối với nhà bán hàng trên Amazon và Etsy, việc lập hóa đơn điện tử không chỉ dựa trên dữ liệu đơn hàng từ sàn mà còn cần đối chiếu với hồ sơ xuất khẩu và thông tin hải quan liên quan để bảo đảm tính đầy đủ, nhất quán của chứng từ.
6. GenInvoice - Giải pháp xuất hoá đơn điện tử tự động cho nhà bán hàng sàn TMĐT
Việc xuất hóa đơn điện tử chính xác không chỉ phụ thuộc vào phần mềm mà còn đòi hỏi dữ liệu đơn hàng phải được chuẩn hóa và đồng bộ. Khi các thông tin về thời điểm giao hàng, người mua, giá trị giao dịch và thông quan được xử lý nhất quán, nhà bán hàng có thể giảm đáng kể thao tác thủ công và hạn chế sai sót. Với nhà bán hàng trên Amazon và Etsy, phần mềm GenInvoice hỗ trợ tự động xử lý dữ liệu đơn hàng, đẩy nhanh quá trình xuất hóa đơn và quản lý dữ liệu tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Liên hệ Sliner để được đội ngũ nghiệp vụ tư vấn chi tiết.
