Kế toán tự động là gì? Giải pháp cho kế toán thương mại điện tử xuyên biên giới

Trong bối cảnh doanh nghiệp thương mại điện tử mở rộng hoạt động trên nhiều nền tảng, việc tổng hợp và xử lý dữ liệu kế toán bằng phương pháp truyền thống ngày càng trở nên phức tạp. Dữ liệu phân tán khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để đối chiếu các khoản thu, chi, trong khi khối lượng giao dịch ngày càng lớn làm tăng nguy cơ sai lệch và bỏ sót dữ liệu.

Để kiểm soát hiệu quả các nghiệp vụ này, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kế toán thương mại điện tử nhất quán trước khi từng bước chuyển sang kế toán tự động. Bài viết dưới đây phân tích các bước quan trọng trong quy trình kế toán TMĐT và cách tự động hóa có thể hỗ trợ doanh nghiệp khi kinh doanh trên sàn.

1. Kế toán thương mại điện tử là gì?

Trong bối cảnh kinh doanh trực tuyến, kế toán thương mại điện tử có thể được hiểu là việc áp dụng các yêu cầu và nguyên tắc kế toán vào hoạt động kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử bao gồm thu thập, xử lý, kiểm tra, ghi nhận và cung cấp thông tin kế toán theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13. Về bản chất, các nghiệp vụ vẫn tuân theo nguyên tắc kế toán chung nhưng dữ liệu của doanh nghiệp TMĐT thường phức tạp hơn do được tạo ra từ nhiều nền tảng, kênh bán hàng và loại giao dịch khác nhau đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức và đối chiếu dữ liệu một cách nhất quán.

2. Quy trình kế toán thương mại điện tử gồm những bước nào?

Pháp luật không quy định một quy trình kế toán riêng cho doanh nghiệp thương mại điện tử. Tuy nhiên, dựa trên các yêu cầu chung của công tác kế toán và đặc thù dữ liệu từ các nền tảng bán hàng, doanh nghiệp có thể ưu tiên một số nghiệp vụ từ thu thập dữ liệu, đối soát thanh toán đến phân loại chi phí, xử lý hóa đơn và kiểm tra số liệu. Năm bước dưới đây có thể được sử dụng làm khung tham khảo cho quy trình kế toán thương mại điện tử. 

2.1. Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu bán hàng đa kênh

Bước đầu tiên của quy trình kế toán thương mại điện tử là tập hợp dữ liệu từ các nguồn và chuẩn hóa theo một cấu trúc thống nhất. Các thông tin cơ bản cần quản lý có thể bao gồm:

• Mã đơn hàng, ngày giao dịch và trạng thái đơn hàng.

• Giá trị giao dịch, đơn vị tiền tệ và tỷ giá áp dụng.

• Doanh thu, hoàn tiền, phí sàn, quảng cáo và các khoản điều chỉnh.

• Thông tin nền tảng, gian hàng và tài khoản phát sinh giao dịch.

Dữ liệu sau khi được chuẩn hóa có thể được liên kết với hệ thống tài khoản kế toán theo quy tắc phù hợp với doanh nghiệp. Đây là cơ sở để thực hiện đối soát doanh thu, chi phí và thanh toán ở các bước tiếp theo.

2.2. Đối soát doanh thu và tiền thực nhận

Tổng giá trị bán hàng hiển thị trên báo cáo của sàn không đồng nhất với doanh thu kế toán và cũng không bằng số tiền doanh nghiệp thực nhận. Doanh nghiệp cần đối chiếu riêng giá trị đơn hàng, khoản hoàn trả, phí sàn, thuế do nền tảng thu hoặc khấu trừ, các khoản điều chỉnh, số dư bị giữ lại và tiền thanh toán thực tế. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí cần căn cứ vào bản chất giao dịch, chính sách kế toán áp dụng và chứng từ liên quan, thay vì chỉ dựa trên báo cáo payout của sàn.

2.3. Phân loại phí sàn 

Khi bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Amazon và Etsy, doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản phí từ nhiều nguồn khác nhau dễ gây nhầm lẫn. Để có thể theo dõi chi phí đầy đủ và dễ dàng hơn, doanh nghiệp nên phân loại các khoản phí theo mục đích thay vì chỉ căn cứ vào số tiền thực nhận từ sàn, từ đó, doanh nghiệp theo dõi cơ cấu chi phí một cách rõ ràng hơn. 

2.4. Lập và theo dõi hóa đơn điện tử

Sau khi dữ liệu đơn hàng được tập hợp và kiểm tra, doanh nghiệp cần sử dụng thông tin giao dịch để lập và theo dõi các loại hóa đơn điện tử theo quy định. Đây là bước giúp liên kết dữ liệu bán hàng với chứng từ kế toán và bảo đảm các giao dịch phát sinh được ghi nhận đầy đủ.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và các thông tin cần thể hiện trên hóa đơn theo từng giao dịch. Vì vậy, quy trình thường bắt đầu từ việc kiểm tra dữ liệu đơn hàng, xác định thông tin cần lập hóa đơn, phát hành hóa đơn và theo dõi trạng thái sau khi phát hành.

2.5. Đối chiếu số liệu kế toán và lưu trữ chứng từ

Sau khi dữ liệu bán hàng, doanh thu, chi phí và thanh toán được ghi nhận, doanh nghiệp cần đối chiếu lại số liệu trước khi khóa sổ và lập báo cáo. Mục tiêu của bước này là xác định các giao dịch chưa khớp, kiểm tra nguyên nhân chênh lệch và bảo đảm số liệu kế toán có đầy đủ chứng từ làm căn cứ ghi nhận.

Quá trình đối chiếu thường tập trung vào việc kiểm tra các giao dịch chưa khớp, rà soát những khoản điều chỉnh và truy xuất lại nguồn dữ liệu khi phát sinh chênh lệch. Sau khi hoàn tất kiểm tra, các chứng từ và dữ liệu liên quan cần được lưu trữ theo từng kỳ kế toán để có thể tra cứu khi cần.

Bên cạnh đó, đơn vị kế toán có trách nhiệm trong việc lưu trữ tài liệu kế toán theo Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13. Khi các loại hóa đơn, chứng từ được lưu trữ một cách có hệ thống, kế toán có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu giao dịch, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan khi cần kiểm tra hoặc lập báo cáo. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng lên, việc đối chiếu và lưu trữ thủ công trên nhiều nguồn dữ liệu có thể trở thành một điểm nghẽn trong quy trình kế toán.

Đọc thêm: Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử: Thời Hạn Và Yêu Cầu

3. Kế toán tự động là gì?

Kế toán tự động là việc ứng dụng phần mềm tự động hóa kế toán để thu thập, phân loại, đối chiếu và ghi nhận dữ liệu. Đối với doanh nghiệp TMĐT, kế toán tự động đặc biệt phù hợp với những nghiệp vụ có dữ liệu lớn và lặp lại thường xuyên, chẳng hạn như đồng bộ dữ liệu bán hàng, phân loại phí sàn, đối soát doanh thu với tiền thực nhận hoặc theo dõi hóa đơn điện tử.

Lộ trình kế toán tự động theo từng giai đoạn

Doanh nghiệp không nhất thiết phải ứng dụng kế toán tự động toàn bộ quy trình ngay từ đầu. Việc triển khai có thể được chia thành từng giai đoạn dựa trên khối lượng giao dịch, chất lượng dữ liệu và hệ thống kế toán hiện có.

Thứ tự trên ảnh mang tính tham khảo, vì vậy, doanh nghiệp nên xác định tiêu chí kiểm tra và nghiệm thu của từng giai đoạn trước khi chuyển sang bước tiếp theo thay vì triển khai ứng dụng kế toán tự động đồng thời trên toàn bộ quy trình.

4. Kế toán tự động giúp tối ưu quy trình kế toán thương mại điện tử như thế nào?

Giá trị của kế toán tự động không nằm ở việc thay thế toàn bộ công việc kế toán, mà ở khả năng kết nối các bước xử lý thành một quy trình dữ liệu thống nhất. Khi áp dụng kế toán tự động vào hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử, doanh nghiệp có thể giảm các thao tác lặp lại, chuẩn hóa dữ liệu và dành nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra và xử lý những giao dịch cần lưu ý.

Trên thực tế, các phần mềm kế toán tự động như Genbook có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình làm kế toán bao gồm:

• Giảm thao tác nhập liệu và tổng hợp dữ liệu: Dữ liệu từ nhiều nền tảng có thể được kết nối hoặc nhập vào hệ thống theo cấu trúc thống nhất, hạn chế việc tải báo cáo, sao chép và nhập lại nhiều lần. Điều này đặc biệt hữu ích ở bước thu thập và chuẩn hóa dữ liệu bán hàng đa kênh.

• Chuẩn hóa và hỗ trợ đối soát dữ liệu: Khi các giao dịch được xử lý theo quy tắc thống nhất, doanh nghiệp có thể đối chiếu doanh thu, tiền thực nhận và các khoản phí trên cùng một hệ thống. Những khoản chưa khớp có thể được xác định để kế toán tập trung kiểm tra nguyên nhân thay vì rà soát thủ công từng giao dịch.

• Kiểm soát chi phí và kết quả kinh doanh: Việc phân loại phí sàn, chi phí quảng cáo, hoàn tiền và các khoản điều chỉnh theo cùng một cấu trúc giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí đầy đủ hơn. Khi kết hợp với giá vốn và các chi phí liên quan, doanh nghiệp có thêm cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh theo sản phẩm hoặc kênh bán.

• Hỗ trợ xử lý hóa đơn và chứng từ: Khi dữ liệu đơn hàng đã được chuẩn hóa và kiểm tra, hệ thống kế toán tự động có thể hỗ trợ tạo dữ liệu hóa đơn, phát hành theo lô và theo dõi trạng thái xử lý. Đồng thời, các báo cáo giao dịch, chứng từ thanh toán và lịch sử điều chỉnh có thể được lưu trữ có cấu trúc để thuận tiện cho việc đối chiếu.

Như vậy, kế toán tự động có thể được triển khai theo từng nghiệp vụ thay vì thay đổi toàn bộ quy trình cùng một lúc. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những công việc có khối lượng giao dịch lớn và tính lặp lại cao, sau đó mở rộng sang đối soát, kiểm soát chi phí, hóa đơn và báo cáo theo nhu cầu thực tế.

Lựa chọn giải pháp kế toán tự động phù hợp với doanh nghiệp TMĐT

Xác định được những quy trình có thể tự động hóa là bước đầu để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp. Việc triển khai cần dựa trên chất lượng dữ liệu hiện có, mức độ ưu tiên của từng nghiệp vụ và khả năng tích hợp với hệ thống kế toán. Đây là cơ sở để xây dựng lộ trình tự động hóa đáp ứng nhu cầu vận hành và nguồn lực của doanh nghiệp.

Sliner Consulting hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng trên các sàn thương mại điện tử xuyên biên giới rà soát quy trình kế toán, xác định những nghiệp vụ cần ưu tiên và xây dựng phương án triển khai phù hợp. Kết hợp với hệ thống vận hành kế toán tài chính TMĐT Genbook, doanh nghiệp có thể ứng dụng tự động hóa trong ghi nhận, đối soát doanh thu và chi phí. Bên cạnh đó, tính năng GenInvoice hỗ trợ đồng bộ dữ liệu đơn hàng, lập và phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định Việt Nam hiện hành.

Tìm hiểu dịch vụ Tự động hóa kế toán hoặc liên hệ Sliner để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh và nhu cầu triển khai.