Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh bán qua sàn TMĐT năm 2026

Việc sàn thương mại điện tử bắt đầu thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho nhà bán hàng đang đặt ra nhiều vấn đề liên quan đến nghĩa vụ hóa đơn của hộ kinh doanh. Đặc biệt, khi doanh thu bán hàng thay đổi và các quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh được áp dụng theo khung pháp lý mới, người bán cần xác định rõ trường hợp nào phải sử dụng hóa đơn và trách nhiệm của mình khi sàn đã thực hiện nghĩa vụ thuế.

Bài viết dưới đây làm rõ các quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh khi bán hàng qua sàn TMĐT bao gồm đối tượng áp dụng, trường hợp sàn nộp thuế thay, yêu cầu đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế và những mức phạt có thể phát sinh khi không thực hiện đúng quy định.

1. Khung pháp lý về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh năm 2026

Nghĩa vụ sử dụng và lập hóa đơn điện tử hộ kinh doanh năm 2026 được điều chỉnh bởi nhiều văn bản về quản lý thuế, hóa đơn và xử phạt vi phạm. Các quy định có liên quan trực tiếp gồm:

Do các văn bản có thời điểm ban hành và hiệu lực khác nhau, hộ kinh doanh cần xác định đúng quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch để thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn.

2. Các nhóm hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử

Không phải mọi hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều có cùng nghĩa vụ về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh. Việc xác định hình thức và nghĩa vụ sử dụng hóa đơn cần căn cứ vào doanh thu, thời điểm bắt đầu kinh doanh và từng trường hợp giao dịch theo quy định. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, trong khi Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP quy định và điều chỉnh các tiêu chí liên quan đến doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh.

Các trường hợp dưới đây giúp xác định khi nào hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử, hình thức hóa đơn được áp dụng và thời điểm cần đăng ký.

2.1. Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng

Nếu doanh thu năm vượt 1 tỷ đồng, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Quy định này được sửa đổi tại khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, đồng thời được quy định tại điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh, mã số thuế được sử dụng cho tất cả các cửa hàng và phải ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn theo quy định.

2.2. Hộ mới kinh doanh hoặc có doanh thu vượt 1 tỷ đồng

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới hoạt động hoặc có doanh thu năm trước không quá 1 tỷ đồng nhưng phát sinh doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng trong năm tính thuế phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với hai trường hợp này, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ đồng. Quy định này được nêu tại khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, sau khi được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Với hộ kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử, việc doanh thu tăng nhanh trong năm có thể làm phát sinh nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử trước khi kết thúc năm. Do đó, người bán cần theo dõi doanh thu lũy kế theo từng kỳ để xác định thời điểm vượt ngưỡng và thực hiện đăng ký trong thời hạn quy định.

2.3. Hộ kinh doanh dưới ngưỡng và cá nhân kinh doanh chưa đăng ký hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo tiêu chí doanh thu. Tuy nhiên, ngưỡng doanh thu không phải là tiêu chí duy nhất để xác định nghĩa vụ. Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số trường hợp vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hộ, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và các trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Nếu không thuộc các trường hợp bắt buộc, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Đối với cá nhân kinh doanh chưa đăng ký hộ kinh doanh, người bán vẫn thuộc đối tượng được đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

2.4. Hộ kinh doanh có doanh thu được cộng gộp trên mọi kênh bán

Ngưỡng 1 tỷ đồng được xác định trên doanh thu của hoạt động kinh doanh, vì vậy người bán nhiều kênh cần theo dõi tổng doanh thu thay vì xác định riêng theo từng sàn. Hộ kinh doanh bán hàng đồng thời trên mạng xã hội, website riêng hoặc các sàn quốc tế như Amazon và Etsy cần tổng hợp doanh thu từ các kênh để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh, mã số thuế được sử dụng cho tất cả các cửa hàng và phải ghi rõ mã địa điểm kinh doanh trên hóa đơn theo quy định.

Việc theo dõi doanh thu tập trung trên tất cả các kênh giúp người bán xác định đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt khi doanh thu tăng nhanh hoặc được phân bổ trên nhiều sàn và kênh bán hàng.

3. Sàn nộp thuế thay có miễn hóa đơn điện tử hộ kinh doanh không?

Tháng 3/2026, dự thảo Nghị định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính từng đề xuất miễn lập hóa đơn cho hộ kinh doanh bán hàng trên sàn có chức năng thanh toán và đã được sàn khấu trừ, nộp thuế thay. Theo đề xuất này, khi người mua có nhu cầu sử dụng hóa đơn, sàn sẽ thực hiện lập hóa đơn.

Tuy nhiên, tại thời điểm trả lời kiến nghị ngày 26/09/2026, Cục Thuế xác nhận pháp luật hiện hành vẫn yêu cầu hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng áp dụng hóa đơn điện tử, đồng thời cơ quan thuế đang nghiên cứu giải pháp để trình cấp có thẩm quyền. Do đó, khi chưa có văn bản sửa đổi có hiệu lực, nhà bán hàng cần thực hiện theo quy định hiện hành và không mặc định rằng việc sàn khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay đồng nghĩa với việc được miễn lập hóa đơn.

3.1. Nộp thuế và lập hóa đơn là hai nghĩa vụ độc lập

Việc sàn thương mại điện tử khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay không thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử hộ kinh doanh của người bán khi thuộc đối tượng áp dụng. Theo Tạp chí Thuế và Hải quan, Bộ Tài chính, đại diện Ban Chính sách, Thuế quốc tế khẳng định hai nghĩa vụ này được thực hiện độc lập: 

Như vậy, việc sàn đã khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay không đồng nghĩa người bán được miễn hóa đơn điện tử hộ kinh doanh. Dữ liệu hóa đơn điện tử và dữ liệu khấu trừ, kê khai, nộp thay của sàn được quản lý theo các quy định khác nhau.

3.2. Người bán có thể ủy nhiệm sàn lập hóa đơn

Thông tư 91/2026/TT-BTC cho phép người bán ủy nhiệm cho bên thứ ba đủ điều kiện, trong đó có thể bao gồm sàn thương mại điện tử, lập hóa đơn điện tử thay cho mình. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản và thông báo cho cơ quan thuế theo quy định và nghĩa  dưới đây: 

Như vậy, đối với nhà bán hàng trên sàn TMĐT, cơ chế này có thể giúp giảm khối lượng thao tác lập hóa đơn nhưng người bán vẫn cần xác nhận với từng sàn về khả năng tiếp nhận ủy nhiệm và phạm vi dịch vụ được cung cấp trước khi áp dụng.

4. Mức phạt khi không lập hóa đơn

Hành vi không lập hóa đơn bị xử phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026. Theo quy định, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh áp dụng mức phạt bằng một nửa mức phạt đối với tổ chức. Mức phạt áp dụng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được thể hiện cụ thể dưới đây:

Nhà bán hàng trên sàn có thể phát sinh hàng chục đơn mỗi ngày nên nếu chỉ vài ngày chậm đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh, điều này có thể đưa hộ kinh doanh vào khung xử phạt cao nhất. Vì vậy, việc tuân thủ cần được thiết kế thành quy trình, không xử lý thủ công theo từng đơn.

Đọc thêm: Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Sót Theo Quy Định Mới 2026

Tuân thủ hóa đơn điện tử hộ kinh doanh bắt đầu từ dữ liệu doanh thu

Nghĩa vụ về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh được xác định dựa trên doanh thu và trường hợp áp dụng. Vì vậy, việc quản lý và đối soát doanh thu từ các kênh bán hàng là cơ sở để người bán xác định đúng nghĩa vụ và xây dựng quy trình lập hóa đơn phù hợp.

Sliner hỗ trợ nhà bán hàng Amazon và Etsy rà soát dữ liệu doanh thu đa kênh và chuẩn hóa quy trình kế toán, hóa đơn theo đặc thù hoạt động kinh doanh. Kết hợp với Genbook, nền tảng kế toán đối tác của Sliner, doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu bán hàng, đối soát doanh thu với tiền thực nhận và theo dõi các khoản phí phát sinh. GenInvoice hỗ trợ đồng bộ dữ liệu đơn hàng, lập và phát hành hóa đơn điện tử theo lô, giúp kết nối dữ liệu giao dịch với quy trình xử lý hóa đơn.

Tìm hiểu giải pháp Tự động hoá kế toán hoặc liên hệ Sliner để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh.