.svg)
Hiện nay, những thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử đang mở rộng nghĩa vụ lập và xuất hóa đơn đối với nhiều nhóm kinh doanh, trong đó, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn. Điều này kéo theo nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử ngày càng tăng để hỗ trợ quá trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn đúng quy định.
Dưới đây là 5 phần mềm xuất hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường hiện nay, được tổng hợp theo tính năng và đối tượng sử dụng để doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh có thể lựa chọn giải pháp phù hợp.
-
Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hướng dẫn và các văn bản liên quan được công bố trên Cổng thông tin điện tử Cục Thuế.
Một phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp có thể mang lại 4 lợi ích cho nhà bán hàng:
-
Tiết kiệm chi phí và thời gian: không cần in ấn, vận chuyển hay lưu kho hóa đơn giấy bởi hóa đơn điện tử có thể được gửi đến người mua qua các nền tảng trực tuyến, email hoặc đường dẫn tra cứu.
-
Tuân thủ quy định: dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế theo đúng định dạng, giúp giảm rủi ro bị xử phạt do lập sai hoặc lập hóa đơn sai thời điểm.
-
Quản lý tập trung: hóa đơn được tra cứu, thống kê và lưu trữ trên một hệ thống thay vì phân tán trong nhiều tệp, giúp dễ dàng quản lý.
-
Kết nối dữ liệu: khi phần mềm lấy dữ liệu trực tiếp từ hệ thống bán hàng, doanh nghiệp có thể giảm quá trình nhập dữ liệu thủ công và hạn chế sai lệch giữa doanh thu và hóa đơn.
Với nhà bán hàng TMĐT, việc xuất hóa đơn điện tử thủ công có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành doanh nghiệp khi số lượng đơn hàng tăng. Nếu kế toán vẫn phải lấy dữ liệu từ sàn, kiểm tra từng giao dịch rồi nhập lại thông tin vào phần mềm hóa đơn, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian xử lý, dễ phát sinh sai sót khi nhập liệu. Không những vậy, quá trình này khiến doanh nghiệp phải mất thêm nguồn lực đáng kể cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa đơn hàng, doanh thu và hóa đơn đã phát hành.
-
Top 5 phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay
Bảng dưới đây so sánh các phần mềm hóa đơn điện tử theo đơn vị phát triển, tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với mình.
|
Phần mềm
|
Đơn vị phát triển
|
Tính năng nổi bật
|
Phù hợp với
|
|
|
Genbook
|
Đọc trực tiếp báo cáo Amazon, Etsy; tự lập hóa đơn nháp; quy đổi tỷ giá; phát hành theo lô; đối chiếu đơn hàng với hóa đơn
|
Nhà bán hàng TMĐT xuyên biên giới trên Amazon, Etsy
|
|
Công ty Cổ phần MISA
|
Kết nối hệ sinh thái kế toán MISA và nhiều phần mềm bán hàng; tự lấy thông tin người mua theo mã số thuế hoặc CCCD khách hàng cung cấp.
|
Doanh nghiệp đang dùng phần mềm kế toán MISA
|
|
|
Tập đoàn Viettel
|
Hỗ trợ nhiều loại hóa đơn cho nhiều ngành; tích hợp ERP, phần mềm kế toán; bảo mật nhiều lớp
|
Doanh nghiệp vừa và lớn cần tích hợp hệ thống
|
|
|
Tập đoàn VNPT
|
Phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn; tích hợp với phần mềm kế toán, quản trị
|
Doanh nghiệp cần mạng lưới hỗ trợ tại địa phương
|
|
|
Công ty Cổ phần Công nghệ SoftDreams
|
Tạo và quản lý hóa đơn nhanh; hỗ trợ thủ tục đăng ký phát hành
|
Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần triển khai nhanh
|
2.1. GenInvoice: Xuất hóa đơn điện tử cho nhà bán hàng Amazon, Etsy
GenInvoice là tính năng xuất hóa đơn điện tử thuộc phần mềm chuẩn hóa dữ liệu bán hàng Genbook, được xây dựng riêng cho doanh nghiệp bán hàng trên Amazon và Etsy. Thay vì bắt đầu từ một mẫu hóa đơn trống, GenInvoice sử dụng trực tiếp báo cáo bán hàng của sàn: mỗi dòng đơn hàng thành công được chuyển thành một hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) nháp, sau đó được phát hành qua hạ tầng hóa đơn điện tử bảo mật và được cấp phép.
Tính năng nổi bật
-
Đọc trực tiếp báo cáo gốc của sàn: GenInvoice tiếp nhận 4 loại báo cáo tải về từ Amazon Seller Central và Etsy, giữ nguyên cấu trúc mặc định và không yêu cầu chỉnh sửa trước khi tải lên.
-
Quy đổi tỷ giá theo ngày: hóa đơn khi xuất sẽ thể hiện loại tiền thanh toán gốc kèm giá trị quy đổi sang Việt Nam đồng, doanh nghiệp có thể xem lại, điều chỉnh và xác nhận trước khi tạo bản nháp.
-
Kiểm tra trước khi phát hành: doanh nghiệp có thể xem trước và chỉnh sửa từng hóa đơn nháp, cũng như các tên sản phẩm tiếng Anh trên sàn sẽ được chuyển thành tên hàng hóa trên hóa đơn.
-
Phát hành theo lô: hàng trăm hóa đơn có thể được phát hành trong một thao tác, do đó hệ thống sẽ giúp nhà bán hàng xử lý tuần tự và cập nhật kết quả cho từng hóa đơn.
-
Theo dõi hai lớp trạng thái: theo dõi trạng thái xử lý từ và từ cơ quan thuế (Nháp, Đã phát hành, Phát hành lỗi, Chờ duyệt, Đã duyệt, Bị từ chối).
-
Bảng điều khiển đối chiếu: hiển thị tổng số hóa đơn, tổng giá trị đã phát hành quy đổi sang đồng Việt Nam và số hóa đơn gắn với mã đơn hàng trên sàn; hỗ trợ lọc theo pháp nhân, cửa hàng và thời gian.
-
Kiểm soát thứ tự ngày phát hành: cảnh báo và nhóm các hóa đơn có ngày cũ vào cùng một lô, giúp tránh lỗi hóa đơn phát hành sau lại có ngày sớm hơn hóa đơn trước trên cùng ký hiệu.
Điểm khác biệt
Phát hành hóa đơn là chức năng mà mọi phần mềm hợp lệ đều có, nhưng điểm khác biệt của GenInvoice nằm ở việc dữ liệu đầu vào được lấy trực tiếp từ sàn và xử lý trong cùng hệ thống Genbook, nơi doanh thu, phí sàn và hoàn tiền đã được chuẩn hóa khớp với chuẩn mực kế toán. Nhờ đó, số giao dịch thành công và số hóa đơn phát hành có thể được đối chiếu với nhau, thay vì nằm trên hai hệ thống riêng biệt.
2.2. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Cổ phần MISA phát triển và nằm trong hệ sinh thái phần mềm kế toán, quản trị của MISA.
Tính năng nổi bật
-
Kết nối với phần mềm kế toán MISA cùng nhiều phần mềm bán hàng, quản trị phổ biến.
-
Tự động lấy thông tin người mua từ cơ quan thuế theo mã số thuế.
-
Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
-
Đồng bộ dữ liệu trực tiếp với phần mềm kế toán MISA, giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai lệch giữa hóa đơn với sổ sách.
-
Giao diện quen thuộc với kế toán viên đã dùng hệ sinh thái MISA, rút ngắn thời gian làm quen.
Lưu ý: Bạn có thể đăng ký dùng thử MISA meInvoice trên website của nhà cung cấp và tham khảo bảng giá chi tiết.
2.3. Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (S-Invoice)
Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel, còn được gọi là S-Invoice, là sản phẩm của Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội (Viettel).
Tính năng nổi bật
-
Đáp ứng nhiều loại hóa đơn cho nhiều lĩnh vực.
-
Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác của doanh nghiệp như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) và phần mềm kế toán.
-
Bảo mật nhiều lớp, hỗ trợ an toàn trong quá trình quản lý và lưu trữ hóa đơn.
-
Hỗ trợ in và gửi hóa đơn qua email cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
-
Vận hành trên hạ tầng dữ liệu của Viettel, phù hợp doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn và cần hệ thống ổn định.
-
Dễ tích hợp với hệ thống sẵn có, thuận tiện cho doanh nghiệp đã triển khai ERP.
Lưu ý: Bạn có thể đăng ký sử dụng S-Invoice trên website của nhà cung cấp và tham khảo bảng giá chi tiết.
2.4. Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice
VNPT Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT).
Tính năng nổi bật
-
Phát hành và gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng nhanh chóng.
-
Quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử tập trung.
-
Tích hợp với các phần mềm kế toán, quản trị của doanh nghiệp.
-
Có mạng lưới hỗ trợ kỹ thuật tại nhiều tỉnh, thành.
-
Mạng lưới hỗ trợ tại địa phương giúp doanh nghiệp được hướng dẫn trực tiếp khi triển khai và xử lý sự cố.
-
Thuận tiện cho doanh nghiệp đã dùng các dịch vụ khác của VNPT như chữ ký số (VNPT-CA).
Lưu ý: Bạn có thể đăng ký sử dụng VNPT Invoice trên website của nhà cung cấp và tham khảo bảng giá chi tiết.
2.5. Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice
EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ SoftDreams.
Tính năng nổi bật
-
Tạo và quản lý hóa đơn nhanh chóng, thao tác thuận tiện.
-
Hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
-
Hỗ trợ thanh toán theo nhiều hình thức.
-
Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm.
-
Thao tác đơn giản, phù hợp doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh mới bắt đầu dùng hóa đơn điện tử.
-
Được hỗ trợ thủ tục đăng ký với cơ quan thuế, giảm bớt công việc hành chính ban đầu.
Lưu ý: Bạn có thể đăng ký sử dụng EasyInvoice trên website của nhà cung cấp và tham khảo bảng giá chi tiết.
Bốn phần mềm trên là những lựa chọn phổ biến cho giao dịch trong nước. Với dữ liệu từ các sàn TMĐT quốc tế, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ liệu phần mềm có thể đọc trực tiếp báo cáo gốc của sàn hay yêu cầu chuyển đổi sang mẫu nhập riêng, bởi đây là khâu phát sinh phần lớn công việc thủ công.
-
Có nên dùng phần mềm xuất hóa đơn điện tử miễn phí hay không?
Với phần lớn doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn là một lựa chọn tùy ý. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải được lập dưới dạng điện tử và dữ liệu phải được chuyển đến cơ quan thuế. Vấn đề thực tế không còn là có sử dụng hay không, mà là lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào để tối ưu chi phí vận hành.
Các gói miễn phí thường giới hạn số lượng hóa đơn, thời gian dùng thử hoặc tính năng. Đây có thể là lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp làm quen với thao tác, nhưng khó đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp có giao dịch thường xuyên. Tuy nhiên, đối với nhà bán hàng xử lý hàng trăm đơn mỗi ngày, chi phí thực tế không chỉ nằm ở phí bản quyền mà còn ở thời gian lập, kiểm tra và sửa hóa đơn. Một phần mềm mất phí nhưng tự động hóa được khâu nhập liệu có thể tiết kiệm hơn so với một phần mềm miễn phí nhưng vẫn yêu cầu kế toán xử lý thủ công.
Sau khi phát hành bằng các phần mềm xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và người mua có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của ngành thuế.
-
Sliner đồng hành cùng Genbook hỗ trợ tối ưu quy trình xuất hóa đơn điện tử
Khi số lượng đơn hàng tăng, việc nhập lại dữ liệu và lập từng hóa đơn thủ công có thể làm tăng đáng kể khối lượng công việc của bộ phận kế toán, đồng thời dễ phát sinh sai lệch giữa đơn hàng, doanh thu và hóa đơn đã phát hành.
Sliner cùng đối tác Genbook hỗ trợ nhà bán hàng tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử từ dữ liệu sàn. Tìm hiểu tính năng xuất hóa đơn điện tử GenInvoice của Genbook hoặc liên hệ đội ngũ Sliner để được hỗ trợ giải pháp phù hợp với mô hình xuất khẩu của doanh nghiệp.
![[RECAP WORKSHOP] Sliner x OnPoint đồng hành cùng thương hiệu Việt chinh phục TikTok Shop US](https://cms.sliner.sg/storage/uploads/blogs/eeuWLU0thiuMyroy6TUddoO8rgIWjo1BoKFSwCTY.jpg)
