Đối soát doanh thu Amazon: Quy trình và những điểm cần lưu ý

Doanh số bán hàng trên Amazon tăng không đồng nghĩa với việc số tiền doanh nghiệp thực nhận tăng tương ứng. Trên thực tế, doanh số hiển thị trên Amazon Seller Central có thể chênh lệch với số tiền được giải ngân do các khoản phí bán hàng, hoàn tiền, điều chỉnh giao dịch, số dư bị giữ lại và chu kỳ thanh toán của Amazon.

Đối với doanh nghiệp bán hàng xuyên biên giới, những chênh lệch này cần được kiểm tra để phân biệt các khoản chi phí thực tế với số tiền chưa đến thời điểm thanh toán. Vậy nên việc đối soát doanh thu trên Amazon thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân chênh lệch, kiểm tra tính đầy đủ của dữ liệu giao dịch và hỗ trợ ghi nhận kế toán phù hợp. Bài viết dưới đây trình bày các nguồn dữ liệu cần kiểm tra, quy trình đối soát doanh thu Amazon qua 4 bước và những điểm cần lưu ý trong quản lý tài chính.

 

1. Vì sao doanh thu Amazon có thể không đồng nhất với số tiền thực nhận?

1.1. Phí, hoàn tiền, điều chỉnh và các khoản chưa được giải ngân

Số tiền Amazon giải ngân cho người bán được xác định dựa trên số dư tài khoản, các giao dịch đủ điều kiện thanh toán và những khoản điều chỉnh liên quan. Vì vậy, số tiền được giải ngân trong một kỳ có thể khác với doanh thu bán hàng phát sinh trong cùng khoảng thời gian.

Các khoản ảnh hưởng đến số tiền thanh toán có thể bao gồm phí giới thiệu, phí hoàn thiện đơn hàng (FBA), phí lưu kho, hoàn tiền cho khách hàng và những khoản điều chỉnh khác. Tùy theo phương thức thanh toán được thiết lập, một số chi phí như quảng cáo cũng có thể được khấu trừ từ số dư khả dụng của tài khoản bán hàng.

Đọc thêm: Phí Amazon FBA Là Gì? Chi Tiết Các Loại Phí FBA Cần Biết.

Ngoài các khoản khấu trừ và điều chỉnh, Amazon có thể chưa giải ngân toàn bộ số tiền phát sinh từ hoạt động bán hàng. Theo hướng dẫn của nền tảng, doanh nghiệp cần lưu ý hai nhóm sau:

• Giao dịch chờ giải ngân (Deferred Transaction): Các giao dịch chưa đủ điều kiện thanh toán, chẳng hạn khoản tiền được giữ lại theo chính sách dựa trên ngày giao hàng. Doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái và thời điểm dự kiến được giải phóng của các giao dịch này trên hệ thống thanh toán Amazon.

• Số dư dự phòng cấp tài khoản (Account-Level Reserve): Khoản tiền Amazon giữ lại ở cấp tài khoản trong những trường hợp nhất định, chẳng hạn để dự phòng khiếu nại, yêu cầu bồi hoàn hoặc trong thời gian tài khoản được rà soát.

Các khoản chưa được giải ngân không mặc nhiên là chi phí phát sinh hoặc doanh thu bị mất. Khi đối soát, kế toán cần phân biệt khoản đã được khấu trừ, khoản điều chỉnh giao dịch và số tiền còn chờ thanh toán để xác định nguyên nhân chênh lệch.

 

1.2. Khác biệt giữa kỳ thanh toán và kỳ kế toán

Bên cạnh các khoản khấu trừ, sự khác biệt giữa kỳ thanh toán Amazon và kỳ kế toán doanh nghiệp cũng có thể khiến số liệu của hai bên không trùng khớp.

Kỳ thanh toán Amazon (Settlement Period) là khoảng thời gian nền tảng tổng hợp và quyết toán các giao dịch tài chính thuộc chu kỳ thanh toán của người bán. Theo hướng dẫn thanh toán của Amazon, tài khoản người bán thường được quyết toán theo chu kỳ khoảng 14 ngày, tùy theo lịch và điều kiện áp dụng.

Trong khi đó, kỳ kế toán doanh nghiệp (Accounting Period) được sử dụng để ghi nhận và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, thường theo tháng, quý hoặc năm tài chính. Doanh thu và chi phí được ghi nhận khi đáp ứng những điều kiện tương ứng theo chuẩn mực và chính sách kế toán áp dụng, không mặc định theo ngày Amazon quyết toán hoặc chuyển tiền.

 

Tiêu chí	Kỳ thanh toán Amazon	Kỳ kế toán doanh nghiệp
Mục đich	Tổng hợp giao dịch tài chính và xác định khoản tiền được thanh toán theo kỳ	Ghi nhận và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế để phục vụ kế toán và báo cáo
Chu kỳ	Thông thường khoảng 14 ngày, tùy tài khoản.	Theo tháng, quý hoặc năm tài chính.
Cơ sở xác định	Thời điểm giao dịch được Amazon xử lý trong cơ chế quyết toán.	Thời điểm nghiệp vụ đáp ứng điều kiện ghi nhận theo chính sách kế toán áp dụng.

 

Ví dụ, một kỳ quyết toán Amazon kéo dài từ ngày 28/10 đến 10/11 có thể bao gồm các giao dịch liên quan đến cả tháng 10 và tháng 11. Khi chốt sổ tháng 10, kế toán cần xác định những giao dịch đã đáp ứng điều kiện ghi nhận trong tháng, kể cả khi Amazon chưa hoàn tất quyết toán hoặc giải ngân.

Vì vậy, việc sử dụng toàn bộ giá trị của một kỳ quyết toán làm doanh thu cho tháng kết thúc kỳ có thể dẫn đến sai lệch số liệu. Doanh nghiệp cần đối chiếu thời điểm ghi nhận của từng nghiệp vụ thay vì chỉ căn cứ vào ngày thanh toán.

 

2. Những nguồn dữ liệu doanh nghiệp cần đối soát

Dữ liệu bán hàng, giao dịch tài chính và thanh toán trên Amazon được thể hiện qua nhiều báo cáo với mục đích khác nhau. Một báo cáo riêng lẻ có thể chưa cung cấp đủ thông tin để giải thích sự chênh lệch giữa doanh thu, số dư tài khoản và tiền thực nhận.

Khi thực hiện đối soát doanh thu Amazon, doanh nghiệp có thể tham khảo những nguồn dữ liệu sau:

 

Nguồn dữ liệu	Thông tin cần kiểm tra	Mục đích đối soát
Báo cáo đơn hàng (Orders Report)	Mã đơn hàng, ngày đặt hàng, trạng thái, giá trị đơn hàng	Kiểm tra dữ liệu và trạng thái bán hàng
Báo cáo giao dịch (Transaction Report)	Giao dịch tài chính, phí, hoàn tiền và điều chỉnh	Xác định các khoản phát sinh và đối chiếu theo giao dịch
Báo cáo quyết toán thanh toán (Settlement Report)	Kỳ quyết toán, các khoản ghi Có, ghi Nợ, số tiền giải ngân	Đối chiếu số dư và kết quả quyết toán
Báo cáo tổng hợp theo khoảng thời gian  (Date Range Summary Report)	Tổng hợp các khoản thu, chi và chuyển tiền theo khoảng thời gian	Kiểm tra số liệu tổng hợp theo kỳ
Sao kê ngân hàng (Bank/PSP Statement)	Tiền nhận, ngày nhận, phí chuyển tiền, ngoại tệ	Đối chiếu khoản Amazon giải ngân với tiền thực nhận

Lưu ý: Trong năm 2026, Amazon cập nhật Date Range Transaction và Summary Reports tại một số thị trường nhằm thể hiện rõ hơn các giao dịch đang chờ giải ngân. Khi đối soát, doanh nghiệp cần kiểm tra phiên bản báo cáo, trạng thái giao dịch và ngày ghi nhận để tránh bỏ sót hoặc đối chiếu trùng các khoản đã chuyển trạng thái giữa các kỳ.

Bên cạnh dữ liệu từ Amazon, kế toán cũng cần tổng hợp thêm giá vốn, tồn kho, vận chuyển, quảng cáo, phí thanh toán, tỷ giá và các chi phí liên quan để có cơ sở hạch toán và đánh giá lợi nhuận đầy đủ. Dữ liệu từ Amazon Finances API có thể hỗ trợ xây dựng hệ thống đối soát, nhưng cần kết hợp với báo cáo quyết toán, dữ liệu ngân hàng và các nguồn kế toán khác để xác định đầy đủ dòng tiền và giao dịch phát sinh.

 

3. Quy trình đối soát doanh thu Amazon theo 4 bước

Một quy trình đối soát hiệu quả cần bảo đảm khả năng truy xuất từ giao dịch bán hàng đến kỳ thanh toán và số tiền thực nhận. Doanh nghiệp có thể triển khai theo bốn bước cơ bản dưới đây: 

Bước 1. Tổng hợp dữ liệu và xác định phạm vi đối soát

Trước tiên, kế toán cần xác định phạm vi, tài khoản bán hàng và kỳ cần đối soát, sau đó tập hợp các dữ liệu liên quan như đơn hàng, giao dịch, phí, hoàn tiền, báo cáo kỳ quyết toán và số tiền thanh toán thực tế. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra tính đầy đủ và nhất quán giữa các nguồn dữ liệu, đặc biệt với những giao dịch có thể phát sinh ở nhiều thời điểm hoặc được chuyển sang kỳ thanh toán tiếp theo. Kết quả của bước này là bộ dữ liệu đầu vào được tập hợp theo tài khoản và kỳ đối soát, cùng danh sách những thông tin còn thiếu cần bổ sung. 

Bước 2. Chuẩn hóa và phân loại các khoản giao dịch

Dữ liệu Amazon cần được chuẩn hóa theo các thông tin như Order ID, Transaction ID, Settlement ID, ngày giao dịch, loại giao dịch và đơn vị tiền tệ.

Sau đó, phân loại thành các nhóm chính:

• Doanh thu bán hàng.

• Hoàn tiền và các khoản điều chỉnh.

• Phí Amazon và chi phí dịch vụ.

• Số dư chưa giải ngân hoặc khoản giữ lại.

• Các khoản thanh toán và điều chuyển tiền.

Việc phân loại cần dựa trên bản chất giao dịch, đồng thời liên kết các giao dịch tài chính với đơn hàng tương ứng để tránh bỏ sót hoặc ghi nhận trùng. 

Bước 3. Đối chiếu kỳ thanh toán và dòng tiền thực nhận

Sau khi phân loại dữ liệu, kế toán tiến hành đối chiếu các khoản thu, phí, hoàn tiền và điều chỉnh trong từng kỳ quyết toán để xác định số tiền Amazon đã giải ngân.

Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản tiền bị giữ lại, số dư chuyển kỳ và thời điểm giải ngân để xác định nguyên nhân chênh lệch giữa doanh thu và số tiền thanh toán.

Cuối cùng, đối chiếu số tiền Amazon đã giải ngân với sao kê ngân hàng hoặc đơn vị nhận thanh toán để xác nhận số tiền thực nhận, bao gồm các khoản phí chuyển tiền và chênh lệch tỷ giá nếu có. Dữ liệu giao dịch tài chính từ Amazon có thể được truy xuất thông qua Finances API để hỗ trợ quá trình đối soát. Ngoài ra, với giao dịch đa tiền tệ, doanh nghiệp cần lưu riêng transaction currency, settlement currency, payout currency, tỷ giá Amazon/PSP sử dụng và số tiền thực nhận. Phần chênh giữa giá trị kế toán và số tiền quy đổi thực tế cần được tách khỏi phí chuyển đổi ngoại tệ và phí thanh toán

Bước 4. Xử lý chênh lệch và kiểm tra cuối kỳ

Sau khi đối chiếu, kế toán cần xác định nguyên nhân chênh lệch, phân biệt khoản chưa được giải ngân với các sai lệch do thiếu giao dịch, phí chưa phân loại hoặc tỷ giá không phù hợp.

Các khoản chênh lệch cần được kiểm tra với báo cáo và chứng từ liên quan trước khi điều chỉnh. Cuối cùng, doanh nghiệp lưu trữ kết quả đối soát và chứng từ giải trình để phục vụ hạch toán, lập báo cáo và kiểm tra sau này.

 

4. Khi nào doanh nghiệp cần nâng cấp quy trình quản lý dữ liệu Amazon?

Ở quy mô nhỏ, nhà bán hàng vẫn có thể đối soát bằng bảng tính nếu dữ liệu được tổ chức và kiểm tra nhất quán. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng và loại chi phí tăng lên, quy trình thủ công có thể trở thành điểm nghẽn trong kế toán và quản trị tài chính. 

Doanh nghiệp nên xem xét nâng cấp quy trình khi:

• Đối soát mất nhiều thời gian: Phải tải, ghép và kiểm tra nhiều báo cáo mỗi kỳ.

• Khó truy xuất chênh lệch: Mất nhiều thời gian để xác định khoản tiền thực nhận liên quan đến giao dịch hoặc kỳ settlement nào.

• Dữ liệu không nhất quán: Số liệu giữa Amazon, bảng tính và hệ thống kế toán thường xuyên chênh lệch.

• Khó đánh giá lợi nhuận: Chưa kết nối đầy đủ doanh thu, giá vốn và chi phí để phân tích theo SKU hoặc marketplace.

• Khối lượng giao dịch tăng nhanh: Việc mở rộng sản phẩm, thị trường hoặc số đơn hàng làm tăng nguy cơ thiếu, trùng và sai lệch dữ liệu.

Trước khi triển khai hệ thống mới, doanh nghiệp nên chuẩn hóa nguồn dữ liệu, quy tắc phân loại giao dịch, lịch đối soát và cách xử lý các khoản chênh lệch. Khi quy trình đã được thiết lập nhưng khối lượng dữ liệu vẫn vượt khả năng xử lý thủ công, nền tảng quản lý dữ liệu tập trung có thể giúp giảm thao tác tổng hợp và tăng khả năng kiểm soát.

Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp cũng nên xem xét khả năng kết nối dữ liệu sàn với hệ thống kế toán và báo cáo tài chính để phục vụ nhu cầu quản lý dài hạn. 

 

Chuẩn hóa dữ liệu kế toán Amazon cùng Sliner 

Đối soát doanh thu Amazon cần được thực hiện trên cơ sở dữ liệu giao dịch đầy đủ, quy tắc phân loại nhất quán và khả năng truy xuất các khoản chênh lệch. Khi số lượng giao dịch gia tăng, việc kết hợp quy trình kế toán phù hợp với công cụ quản lý dữ liệu có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát số liệu tài chính hiệu quả hơn.

Sliner hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng trên Amazon và Etsy rà soát dữ liệu, xây dựng quy trình đối soát và tổ chức hoạt động kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh xuyên biên giới.

Đồng hành cùng Sliner, Genbook là đối tác công nghệ cung cấp nền tảng hỗ trợ tập trung dữ liệu giao dịch Amazon, phân loại doanh thu, chi phí, hoàn tiền và đối soát thanh toán để phục vụ quản lý tài chính và báo cáo kế toán.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về giải pháp kế toán Amazon của Genbook, tham khảo dịch vụ kế toán ứng dụng công nghệ của Sliner hoặc liên hệ đội ngũ tư vấn để đánh giá quy trình đối soát hiện tại và lựa chọn phương án quản lý dữ liệu phù hợp.