.svg)
Với nhà bán hàng thương mại điện tử, hàng tháng có thể phát sinh hàng trăm đến hàng nghìn hóa đơn điện tử. Do khối lượng hóa đơn lớn, những sai sót như sai tên người mua, sai mã số thuế hay chênh lệch số tiền là điều khó tránh khỏi. Trên thực tế, rủi ro không nằm ở bản thân sai sót, mà ở việc sai sót đó có được xử lý theo đúng quy định hay không.
Hóa đơn sai sót không được xử lý đúng có thể làm phát sinh chênh lệch giữa dữ liệu hóa đơn, kê khai thuế và sổ kế toán; tùy tính chất vi phạm, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với rủi ro về khấu trừ, chi phí được trừ hoặc xử phạt về hóa đơn và thuế. Từ ngày 01/7/2026, nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế mà sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải áp dụng cùng hình thức với lần đầu. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ ngay từ bước xử lý đầu tiên để tránh phải duy trì một phương thức không phù hợp ở các lần xử lý sau.
1. Khung pháp lý mới về xử lý hóa đơn sai sót từ 01/7/2026
Ngày 30/6/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Việc xử lý hóa đơn sai sót được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và áp dụng cho cả hai nhóm: hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã và hóa đơn điện tử không có mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Thông tư 91 cũng quy định rõ đối tượng chịu trách nhiệm xử lý hóa đơn là nhà bán hàng.
Phương thức xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai được xác định trước hết theo tiêu thức bị sai và loại hóa đơn. Doanh nghiệp cần đối chiếu nội dung sai với điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 và khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để xác định trường hợp chỉ cần thông báo, được lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế, bắt buộc thay thế hoặc chỉ được điều chỉnh.
2. Nguyên tắc xử lý sai sót theo từng loại nội dung
2.1. Sai thông tin không cần lập lại hóa đơn
Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán không phải lập lại hóa đơn.
Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai, đồng thời gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp có thể tham khảo và tải Mẫu 04/SS-HĐĐT kèm bảng nguyên tắc xử lý để đối chiếu trong quá trình xử lý hóa đơn sai.
2.2. Sai thông tin có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Khi hóa đơn sai một trong các nội dung dưới đây, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:
-
Mã số thuế của người mua.
-
Tên hàng hóa, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng về quy cách, chất lượng.
-
Số tiền, thuế suất, tiền thuế ghi trên hóa đơn.
-
Các nội dung bắt buộc khác, trừ sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ.
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
Sau khi ký số trên hóa đơn mới, nếu sử dụng hóa đơn không có mã, người bán gửi trực tiếp cho người mua; nếu sử dụng hóa đơn có mã, người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
2.3. Sai thông tin bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế
Người bán bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế, mà không được lựa chọn giữa lập hóa đơn điều chỉnh và thay thế trong hai trường hợp: hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Riêng đối với tài sản đã được đăng ký theo tên người mua và sau đó được trả lại, nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán theo điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
|
Loại sai sót
|
Cách xử lý
|
Thủ tục kèm theo
|
|
Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ (không ảnh hưởng đến thuế)
|
Không lập lại hóa đơn
|
Thông báo với người mua, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế
|
|
Sai MST, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế
|
Lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế
|
Lập văn bản thỏa thuận (nếu thuộc diện phải lập), ký số, gửi người mua hoặc cơ quan thuế
|
|
Hóa đơn từ máy tính tiền, tài sản thuộc diện phải đăng ký
|
Bắt buộc thay thế
|
Lập văn bản thỏa thuận (nếu thuộc diện phải lập), ký số, gửi người mua hoặc cơ quan thuế
|
|
Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn
|
Chỉ được điều chỉnh
|
Lập văn bản thỏa thuận (nếu thuộc diện phải lập), ký số, gửi người mua hoặc cơ quan thuế
|
3. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Cả hai phương thức lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế đều hợp lệ, nhưng khác nhau về bản chất và cách phản ánh trên sổ sách kế toán:
|
Tiêu chí
|
Hóa đơn điều chỉnh
|
Hóa đơn thay thế
|
|
Bản chất
|
Ghi nhận phần chênh lệch so với hóa đơn gốc
|
Lập hóa đơn mới với đầy đủ nội dung đúng để thay cho hóa đơn gốc
|
|
Cách ghi giá trị
|
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, có tham chiếu hóa đơn sai; nếu điều chỉnh giá trị thì tăng ghi dương, giảm ghi âm
|
Lập một hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai, có dòng tham chiếu hóa đơn bị thay thế
|
|
Trường hợp bắt buộc
|
Lập một hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai, có dòng tham chiếu hóa đơn bị thay thế
|
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, khi phát hiện sai sót sau khi đã lập, người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế, trừ các trường hợp ngoại lệ quy định tại khoản 5.
|
|
Phù hợp khi
|
Sai lệch tập trung ở số tiền, số lượng, thuế
|
Sai nhiều nội dung cùng lúc, cần một chứng từ thể hiện đầy đủ nội dung đúng
|
Trong quá trình lập hai loại hóa đơn này, có hai nguyên tắc cần được áp dụng xuyên suốt. Thứ nhất, nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải theo đúng hình thức đã áp dụng ở lần đầu. Thứ hai, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, nhà bán hàng bắt buộc phải ghi rõ số dương hoặc số âm và phải phù hợp với thực tế điều chỉnh.
Do không thể thay đổi phương thức lập hóa đơn từ các lần điều chỉnh sau, nên việc xử lý hóa đơn sai sót ngay từ lần đầu cần được cân nhắc cùng bộ phận kế toán, thay vì để nhân viên vận hành tự quyết định.
4. Xử lý hóa đơn sai sót khi gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp
Đối với doanh nghiệp chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT), quy trình có hai điểm khác biệt:
-
Nếu hóa đơn đã lập sai và đã gửi Bảng tổng hợp, người bán gửi thông tin điều chỉnh hoặc thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.
-
Nếu dữ liệu trên Bảng tổng hợp đã gửi bị thiếu hoặc sai, người bán gửi Bảng tổng hợp bổ sung, trong đó ghi đầy đủ ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn vào cột 18 "thông tin hóa đơn liên quan" (trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định). Việc bỏ sót thông tin tại cột 18 là lỗi thường gặp, điều này khiến cơ quan thuế không thể liên kết dữ liệu bổ sung với hóa đơn gốc.
5. Thủ tục bắt buộc trước khi điều chỉnh hoặc thay thế
5.1. Văn bản thỏa thuận với người mua
Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo trực tiếp cho người mua hoặc đăng thông báo trên website của người bán (nếu có). Văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Thông tư 91/2026/TT-BTC không yêu cầu lập văn bản thỏa thuận trong ba trường hợp sau:
-
Người bán chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
-
Người bán chuyển dữ liệu theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch (điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
-
Hoạt động mua bán hàng hóa được thực hiện trên nền tảng thương mại điện tử và các nền tảng số khác. Trường hợp thứ này giúp giảm đáng kể thủ tục cho nhà bán hàng trên sàn khi xử lý hóa đơn sai sót. Tuy nhiên, việc được miễn văn bản thỏa thuận không đồng nghĩa với việc được miễn xử lý, hóa đơn sai vẫn phải được điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy trình.
5.2. Gộp nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng một thông tin (người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất) trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Quy định này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều giao dịch lặp lại với cùng một khách hàng, giúp nhà bán hàng không cần thực hiện nhiều lần các thủ tục phức tạp với cùng một sai sót.
6. Quy trình xử lý hóa đơn sai sót cho nhà bán hàng TMĐT
Từ các nguyên tắc trên, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình xử lý hóa đơn sai sót nội bộ theo năm bước sau:
-
Bước 1, xác định chính xác tiêu thức bị sai và loại hóa đơn: điểm a, b, c khoản 1; đồng thời kiểm tra khoản 6.
-
Bước 2, kiểm tra lịch sử hóa đơn: nếu đã từng sửa đổi hoặc thay thế thì các lần sau của cùng chuỗi dùng hình thức lần đầu.
-
Bước 3, xác định thủ tục cần thực hiện trước khi xử lý: kiểm tra trường hợp sai sót có yêu cầu lập văn bản thỏa thuận, gửi thông báo cho người mua hoặc thuộc diện được miễn thực hiện các thủ tục này hay không; đồng thời xác định điều kiện áp dụng Mẫu 01/BK-ĐCTT.
-
Bước 4, lựa chọn phương thức xử lý phù hợp với từng trường hợp sai sót: đối với trường hợp thuộc điểm a, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS mà không phải lập lại hóa đơn; đối với trường hợp thuộc điểm b hoặc c, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không mặc nhiên phải gửi Mẫu 04/SS; riêng hóa đơn đã gửi qua Bảng tổng hợp thì thực hiện xử lý trực tiếp trên Bảng tổng hợp và không gửi Mẫu 04/SS.
-
Bước 5, cập nhật hồ sơ kế toán và kê khai thuế theo nội dung sai sót: chỉ điều chỉnh những thông tin thực tế bị ảnh hưởng, tránh mặc định rằng mọi sai sót trên hóa đơn đều dẫn đến thay đổi doanh thu hoặc số thuế GTGT phải kê khai.
Với nhà bán hàng đa sàn, phần lớn sai sót phát sinh do dữ liệu đơn hàng trên sàn và dữ liệu xuất hóa đơn chưa được đối soát tự động. Do đó, việc hạn chế các lỗi sai ngay từ nguồn thường hiệu quả hơn so với việc phải xử lý sai sót sau khi hóa đơn đã phát hành. Với doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn, cần đồng thời rà soát rủi ro thuế và cấu trúc kê khai để hạn chế các sai lệch mang tính hệ thống.
GenInvoice hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót
Việc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC tập trung vào một câu hỏi cốt lõi: sai sót có làm thay đổi nghĩa vụ thuế hay không. Bên cạnh đó, việc lựa chọn đúng phương thức ngay từ lần đầu cũng đáng lưu ý bởi đây là điều kiện để bảo đảm tính nhất quán trong các lần xử lý tiếp theo và duy trì giá trị pháp lý của hóa đơn.
Sliner đồng hành cùng nhà bán hàng TMĐT trong việc tự động hóa xuất hóa đơn điện tử từ dữ liệu sàn, đối soát đơn hàng với hóa đơn và xử lý hóa đơn sai sót theo đúng quy định mới, qua đó giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị loại chi phí hoặc ấn định thuế. Cùng với đó, phần mềm chuẩn hóa dữ liệu bán hàng Genbook đã phát triển tính năng GenInvoice - một tính năng đặc biệt hiệu quả trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót, nhờ lưu vết toàn bộ hóa đơn gốc, điều chỉnh và thay thế. Tìm hiểu tính năng lưu trữ và xử lý hóa đơn sai GenInvoice của Genbook hoặc liên hệ đội ngũ Sliner để được tư vấn quy trình phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
