.svg)
Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là hai văn bản quy định lại toàn bộ hoạt động lập hóa đơn điện tử của nhà bán hàng trực tuyến. Phần lớn nội dung được thảo luận trên thị trường mới chỉ dừng ở câu hỏi "có phải xuất hóa đơn không", trong khi rủi ro thực tế của doanh nghiệp lại nằm ở các chi tiết vận hành: lập hóa đơn vào thời điểm nào, ghi những chỉ tiêu gì và xử lý ra sao khi hóa đơn đã phát hành bị sai.
Bài viết này đi sâu vào chính quy trình xuất hóa đơn người bán cần nắm rõ. Nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT được trình bày theo trình tự của một đơn hàng thực tế: xác định đối tượng áp dụng, xác định thời điểm lập, lập đúng nội dung, xử lý sai sót và cuối cùng là yêu cầu về dữ liệu để thực hiện tất cả những việc đó ở quy mô hàng nghìn đơn mỗi tháng.
1. Ai có nghĩa vụ phải xuất hóa đơn khi bán trên sàn TMĐT?
Không phải mọi gian hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hay Tiki đều thuộc diện bắt buộc. Nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT chỉ phát sinh đối với các đối tượng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hoặc đã tự nguyện đăng ký sử dụng.
1.1. Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế bán hàng qua nền tảng thương mại điện tử (TMĐT) phải lập hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng phát sinh, không phụ thuộc vào doanh thu hay giá trị đơn hàng. Với nhóm này, phạm vi áp dụng không có ngoại lệ theo quy mô.
1.2. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh
Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Các trường hợp còn lại không bắt buộc nhưng vẫn được đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu. Cần lưu ý cách hiểu đúng về điểm mới: nghị định không phải lần đầu đặt ra ngưỡng 01 tỷ đồng, mà hoàn thiện cơ chế lập hóa đơn và bổ sung quy định riêng cho hoạt động bán hàng qua nền tảng TMĐT, nền tảng số.
2. Thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch
Đây là khâu dễ sai nhất khi thực hiện nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT, vì chu kỳ đối soát và thanh toán của sàn thường lệch nhiều ngày so với thời điểm pháp luật quy định. Nguyên tắc chung theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là: thời điểm lập hóa đơn là khi giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ cho khách, không phụ thuộc vào thời điểm sàn thanh toán tiền.
|
Loại giao dịch
|
Thời điểm lập hóa đơn
|
|
Bán hàng hóa trong nước
|
Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
|
|
Cung cấp dịch vụ
|
Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
|
|
Dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp
|
Thời điểm thu tiền (không bao gồm tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ)
|
|
Xuất khẩu hàng hóa (gồm gia công xuất khẩu)
|
Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan
|
|
Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục
|
Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng
|
Với đơn hàng bán lẻ trên sàn, thời điểm lập hóa đơn được xác định là khi đơn vị vận chuyển giao hàng thành công. Trường hợp đơn hàng được giao thành nhiều lần, chẳng hạn với các gian hàng bán combo hoặc tách thành nhiều kiện hàng, người bán cần lập hóa đơn theo từng lần giao hàng, thay vì chờ đến khi hoàn tất toàn bộ đơn hàng mới lập một lần.
Bên cạnh đó, thời điểm ký số có thể không trùng với thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, người bán phải hoàn tất việc ký số và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Do đó, thời điểm kê khai thuế được xác định theo thời điểm lập hóa đơn, không phải thời điểm ký số.
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng qua sàn
Lập đúng thời điểm nhưng sai nội dung vẫn khiến nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT chưa được coi là hoàn thành đúng quy định. Ba nhóm thông tin dưới đây là những nội dung phát sinh sai sót nhiều nhất đối với các gian hàng bán lẻ số lượng lớn.
3.1. Thông tin người bán và địa điểm kinh doanh
Hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dùng chung một mã số thuế cho nhiều cửa hàng thì phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hóa đơn - chỉ tiêu này phục vụ việc cơ quan thuế tổng hợp và tự động lập tờ khai.
3.2. Thông tin người mua
Nếu người mua là người tiêu dùng và cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các thông tin này. Nếu người mua không cung cấp, hóa đơn ghi rõ "Bán cho người tiêu dùng". Với người mua nước ngoài, thông tin địa chỉ và số định danh có thể được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch.
Cần hiểu đúng một điểm đang bị diễn giải sai trên thị trường: quy định không yêu cầu mọi hóa đơn trên sàn TMĐT đều phải có số định danh cá nhân của khách lẻ. Riêng hóa đơn thương mại điện tử, theo điểm 9 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, không nhất thiết phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua. Đổi lại, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để bên mua hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế - điều cần lưu ý đối với mọi đơn hàng có yếu tố B2B.
3.3. Tên hàng hóa, đồng tiền và tỷ giá
Tên hàng hóa phải thể hiện bằng tiếng Việt và chi tiết đến từng chủng loại; chữ nước ngoài nếu cần được đặt trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Loại tiền tệ ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam, trừ nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối - khi đó người bán ghi theo nguyên tệ và đồng thời thể hiện tỷ giá quy đổi. Đây là điểm các doanh nghiệp bán hàng quốc tế cần thiết lập sẵn trong hệ thống phát hành hóa đơn thay vì xử lý thủ công cho từng đơn.
4. Hóa đơn thương mại điện tử cho hoạt động xuất khẩu
Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử áp dụng cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện người xuất khẩu đáp ứng yêu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
Nếu không đáp ứng được điều kiện chuyển dữ liệu, người xuất khẩu lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Với doanh nghiệp TMĐT xuyên biên giới, nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT gắn liền với hoạt động xuất khẩu, nên việc chọn đúng loại hóa đơn ngay từ đầu ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ hoàn thuế và hồ sơ hải quan. Đây là quyết định cần được xử lý ở cấp thiết kế hệ thống, không phải ở cấp thao tác từng đơn.
5. Xử lý hóa đơn đã lập sai
Ở quy mô hóa đơn theo từng giao dịch, sai sót là điều khó tránh khỏi. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC phân biệt hai nhóm tình huống với cách xử lý hoàn toàn khác nhau.
-
Sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (tên người mua, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác): người bán thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn, đồng thời gửi Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
-
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn: không áp dụng cách xử lý trên, mà phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tương ứng tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Việc phân loại sai sót đúng ngay từ đầu quyết định khối lượng công việc phía sau và là phần thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp rà soát nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT. Nếu xác định sai một lỗi không làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế thành lỗi cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp có thể phát sinh hàng loạt hóa đơn không cần thiết. Ngược lại, nếu bỏ sót hoặc đánh giá không đúng các lỗi làm thay đổi thông tin về thuế, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị truy thu và xử phạt.
6. Quyền yêu cầu thông tin giao dịch và và cách xử lý dữ liệu đơn hàng
Toàn bộ nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT nêu trên chỉ có thể thực hiện được nếu người bán nắm được dữ liệu đơn hàng. Khoản 2 Điều 19 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chủ quản nền tảng TMĐT, nền tảng số có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để người bán lập hóa đơn điện tử theo quy định. Đây là cơ sở pháp lý cho quyền yêu cầu thông tin giao dịch của người bán trên nền tảng số.
Từ góc độ vận hành, ba hạng mục sau quyết định phần lớn rủi ro tuân thủ:
-
Đồng bộ trạng thái đơn hàng theo thời gian thực: đưa trạng thái giao hàng thành công từ từng sàn về một hệ thống duy nhất, để thời điểm lập hóa đơn bám đúng mốc pháp lý thay vì mốc nhận tiền.
-
Chuẩn hóa quy trình lấy dữ liệu từ nền tảng: quy định rõ cách người bán trên nền tảng số yêu cầu sàn bàn giao thông tin người mua và trạng thái đơn hàng, kèm nguyên tắc xử lý khi thông tin không đầy đủ.
-
Đối chiếu ba chiều: hóa đơn đã phát hành - đơn hàng trên sàn - doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán phải khớp theo từng kỳ, để sai lệch được phát hiện sớm thay vì dồn đến kỳ quyết toán.
Với gian hàng phát sinh vài nghìn đơn mỗi tháng và nguyên tắc mỗi đơn hàng một hóa đơn, khối lượng này vượt khả năng xử lý thủ công trên bảng tính. Tổng hợp chính thức các điểm mới của hai văn bản có thể tham khảo tại Cổng thông tin xây dựng chính sách Chính phủ
7. Sliner - Giải pháp tự động hóa xuất hóa đơn điện tử
Nghĩa vụ xuất hóa đơn sàn TMĐT từ 01/7/2026 đòi hỏi người bán kiểm soát được bốn mốc: thời điểm lập, nội dung hóa đơn, loại hóa đơn áp dụng và quy trình xử lý sai sót. Bốn mốc này không thể được xử lý rời rạc ở khâu kế toán cuối kỳ, vì dữ liệu gốc phát sinh liên tục tại khâu bán hàng.
Sliner đồng hành cùng doanh nghiệp TMĐT xuyên biên giới trong việc thiết lập hệ thống kế toán chuẩn hóa: kết nối dữ liệu từ các sàn và cổng thanh toán, đối soát doanh thu theo từng giao dịch và gắn quy trình phát hành hóa đơn với thời điểm ghi nhận doanh thu theo đúng quy định hiện hành.
Tìm hiểu thêm về tính năng xuất hóa đơn tự động GenInvoice hoặc liên hệ trực tiếp đội ngũ Sliner để được tư vấn giải pháp và hỗ trợ xây dựng quy trình xuất hóa đơn điện tử phù hợp.
