.svg)
Khi doanh nghiệp phát triển, việc tuyển dụng kế toán thường được xem là một bước đi tất yếu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận được giá trị tương xứng sau khi tuyển dụng hoặc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài.
Nguyên nhân thường không nằm ở năng lực của nhân sự hay đơn vị cung cấp dịch vụ, mà xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa xác định rõ vai trò của chức năng tài chính trong tổ chức.
Kế toán không đơn thuần là người xử lý chứng từ hay lập báo cáo. Đây là một chức năng kiểm soát quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch của dữ liệu, kiểm soát dòng tiền và hỗ trợ quá trình ra quyết định. Khi được xây dựng không đúng cách, doanh nghiệp dễ gặp phải những khoảng cách giữa kỳ vọng và kết quả thực tế.
Dưới đây là bốn sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp đang tăng trưởng thường gặp phải khi thuê kế toán.
1. Tuyển Dụng Khi Chưa Xác Định Rõ Phạm Vi Công Việc
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là bắt đầu tuyển dụng với yêu cầu đơn giản: “Cần tuyển kế toán”.
Trên thực tế, một vị trí kế toán hiệu quả cần được xây dựng dựa trên nhu cầu vận hành cụ thể của doanh nghiệp. Trước khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần xác định rõ:
-
Nguồn dữ liệu đầu vào đến từ đâu?
-
Khối lượng giao dịch phát sinh mỗi tháng là bao nhiêu?
-
Những báo cáo nào cần được cung cấp?
-
Tần suất báo cáo là hàng tuần, hàng tháng hay theo thời gian thực?
-
Công cụ và phần mềm nào sẽ được sử dụng?
-
Ai là người nhận và sử dụng các báo cáo đó?
Khi những yếu tố này chưa được làm rõ, nhân sự mới thường phải tự xây dựng quy trình theo kinh nghiệm cá nhân. Điều này dễ dẫn đến sự khác biệt giữa kỳ vọng của chủ doanh nghiệp và kết quả thực tế.
Một nguyên tắc đơn giản là: nếu doanh nghiệp chưa thể mô tả rõ đầu việc, trách nhiệm và đầu ra mong muốn, doanh nghiệp có thể chưa thực sự sẵn sàng để tuyển dụng vị trí đó. Xem thêm cách Xây dựng Đội ngũ Kế toán TMĐT tại ĐÂY!
2. Nhầm Lẫn Giữa Kế Toán Và Quản Trị Tài Chính
Nhiều doanh nghiệp tuyển kế toán với kỳ vọng kế toán sẽ giúp trả lời những câu hỏi như: Doanh nghiệp đang lời hay lỗ? Dòng tiền có đủ cho kế hoạch mở rộng sắp tới không? Chi phí nào đang làm giảm biên lợi nhuận?
Tuy nhiên, không phải vị trí kế toán nào cũng được thiết kế để thực hiện những công việc này. Phần lớn kế toán vận hành tập trung vào việc ghi nhận giao dịch, đối chiếu số liệu và đảm bảo tính chính xác của báo cáo. Trong khi đó, các hoạt động như phân tích hiệu quả kinh doanh, dự báo dòng tiền hay xây dựng kế hoạch tài chính thường thuộc phạm vi quản trị tài chính hoặc CFO.
Khi doanh nghiệp kỳ vọng một vị trí kế toán xử lý cả công việc ghi nhận dữ liệu lẫn tư vấn chiến lược, khoảng cách giữa kỳ vọng và kết quả thực tế rất dễ xảy ra. Vì vậy, việc xác định rõ doanh nghiệp đang cần một người xử lý số liệu hay một người hỗ trợ ra quyết định tài chính là bước quan trọng trước khi tuyển dụng.
Để kế toán dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích và hỗ trợ ra quyết định, doanh nghiệp có thể ứng dụng các nền tảng như GenBook nhằm tự động hóa quá trình thu thập, đối soát và chuẩn hóa dữ liệu. Khi khối lượng công việc thủ công được giảm bớt, kế toán có thể tập trung nhiều hơn vào việc khai thác dữ liệu và tạo ra giá trị cho hoạt động kinh doanh.
3. Thiếu Cơ Chế Kiểm Tra Và Đánh Giá
Một sai lầm phổ biến khác là hoàn toàn phụ thuộc vào báo cáo kế toán mà không có cơ chế đối chiếu và kiểm tra độc lập. Nhiều doanh nghiệp nhận báo cáo định kỳ nhưng không thực sự hiểu cách các con số được hình thành hoặc liệu chúng có phản ánh đúng tình hình kinh doanh hay không.
Trên thực tế, số liệu kế toán và số liệu vận hành từ các nền tảng bán hàng thường không hoàn toàn khớp nhau. Sự khác biệt có thể đến từ thời điểm ghi nhận doanh thu, các khoản hoàn tiền, phí nền tảng, chi phí quảng cáo hoặc dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau. Nếu không có quy trình đối soát phù hợp, doanh nghiệp rất khó xác định đâu là con số phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh.
Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng các nền tảng như GenBook để kết nối và đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống bán hàng, ngân hàng và kế toán. Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp giảm đáng kể sai lệch giữa các nguồn số liệu và cung cấp một góc nhìn tài chính nhất quán hơn cho đội ngũ quản lý.
Trong quản trị tài chính, việc đọc và hiểu báo cáo quan trọng không kém việc lập báo cáo. Chủ doanh nghiệp không cần thực hiện nghiệp vụ kế toán chi tiết, nhưng cần hiểu ý nghĩa của các chỉ số tài chính và có khả năng kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu trước khi đưa ra quyết định.
4. Lựa Chọn Dịch Vụ Kế Toán Chỉ Dựa Trên Chi Phí Thấp
Chi phí dịch vụ kế toán không nên là yếu tố duy nhất trong quá trình lựa chọn đối tác. Mức phí thấp có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ngắn hạn, nhưng thường chỉ bao gồm các công việc cơ bản như tiếp nhận chứng từ, kê khai và nộp báo cáo theo quy định. Trong nhiều trường hợp, các dịch vụ này không đi kèm hoạt động rà soát dữ liệu, tư vấn xử lý tình huống hoặc cảnh báo những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thuế và tài chính.
Ngược lại, những đơn vị có chuyên môn sâu hơn thường mang lại nhiều giá trị thiết thực trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh việc đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế, họ còn hỗ trợ rà soát số liệu, tư vấn các phương án xử lý phù hợp và kịp thời đưa ra những lưu ý đối với các rủi ro có thể phát sinh. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ hoàn thành nghĩa vụ báo cáo mà còn có thêm cơ sở để quản lý tài chính hiệu quả và đưa ra các quyết định kinh doanh một cách chủ động hơn.
Vì vậy, khi lựa chọn đối tác kế toán, doanh nghiệp nên đánh giá tổng giá trị nhận được thay vì chỉ so sánh chi phí dịch vụ.
5. Xây Dựng Đúng Chức Năng Tài Chính Quan Trọng Hơn Việc Tuyển Đúng Người
Bốn sai lầm trên đều phản ánh một vấn đề chung: doanh nghiệp chưa xác định rõ vai trò của chức năng tài chính trong quá trình tăng trưởng.
Tuyển đúng người chỉ là một phần của bài toán. Để hệ thống tài chính thực sự tạo ra giá trị, doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu, thiết lập đúng kỳ vọng và xây dựng cơ chế kiểm soát phù hợp.
Khi được tổ chức đúng cách, kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ, mà còn trở thành nguồn dữ liệu đáng tin cậy để hỗ trợ các quyết định kinh doanh quan trọng.
6. Sliner Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Trong Việc Xây Dựng Hệ Thống Tài Chính
Tại Sliner, chúng tôi tin rằng một hệ thống tài chính hiệu quả không bắt đầu từ việc tuyển thêm nhân sự, mà bắt đầu từ việc xây dựng đúng quy trình, dữ liệu và cơ chế kiểm soát.
Đội ngũ chuyên gia của Sliner hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu tài chính, thiết kế quy trình kế toán phù hợp với từng giai đoạn tăng trưởng và xây dựng hệ thống báo cáo phục vụ quản trị.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tận dụng GenBook – Hệ thống Vận hành Kế toán & Tài chính Thương mại Điện tử, giúp tích hợp dữ liệu đa nguồn vào kênh quản lý thống nhất.
Thông qua khả năng tự động đối soát và dashboard tài chính theo thời gian thực, GenBook giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công, nâng cao khả năng kiểm soát và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác hơn.
![[Recap event] Kế toán Thương mại điện tử trong kỷ nguyên AI: Thách thức và Cơ hội](https://cms.sliner.sg/storage/uploads/blogs/zuAeNuEfSN5p1O77K6lcH0r6KA8W5XAV3Ju28Vqd.png)
